Инструкция по делопроизводству: оформление отдельных видов документов

Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как сформулировать правила подготовки управленческих документов и зафиксировать их в локальном нормативном акте организации.

ЧТО ФИКСИРОВАТЬ В РАЗДЕЛЕ?

В этом разделе инструкции по делопроизводству следует рассказать о правилах оформления основных видов документов, используемых в организации. К ним относятся:

• локальные нормативные акты (далее – ЛНА);

• распорядительные документы (приказы, распоряжения);

• протоколы;

• письма;

• акты;

• записки.

Изучите:

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная ИД);

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

Из этих двух документов коммерческой организации будет «ближе» Примерная ИД, а государственной – МР по разработке ИД.

О ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИИ ЛНА 

В некоторых организациях количество регламентирующих документов исчисляется сотнями. В теории менеджмента даже считается, что стремление регламентировать процессы – характерный признак зрелой и стабильной компании. Но ЛНА есть и в малых организациях: это и правила внутреннего трудового распорядка, и инструкция по делопроизводству, которую как раз сейчас создает секретарь. Со временем количество регламентов будет только увеличиваться, причем их авторами будут самые разные сотрудники, в том числе и очень далекие от делопроизводства. Тем более важно помочь им, утвердив правила оформления ЛНА. Содержанием документ наполнит его автор.

Виды ЛНА в организации

Из всего многообразия видов ЛНА секретарь должен выбрать те, которые будут утверждать в организации. Список таких ЛНА перечислен в Таблице 1.

Цели издания ЛНА можно позаимствовать из пп. 3.4, 3.6 Примерной ИД. Список используемых ЛНА не должен быть закрытым, рекомендуем дополнить его фразой «и другие». Это позволит не вносить изменений в инструкцию, когда организация «дорастет» до регламентирования процессов и в ней появятся новые виды ЛНА.

Особенности утверждения и введения ЛНА в действие

Есть два варианта утверждения ЛНА: лично директором (когда в гриф утверждения входит слово «УТВЕРЖДАЮ») или приказом по основной деятельности. В организации нужно использовать оба способа.

Руководитель лично утверждает ЛНА в случае, когда документ может вступить в силу немедленно. При этом такой ЛНА не должен подразумевать ознакомления с ним кого бы то ни было, обучения, отмены или изменения других ЛНА, – то есть любых действий, без совершения которых использование этого ЛНА будет затруднительно или неправомерно. Такими ЛНА являются, например, штатное расписание или номенклатура дел.

В противном случае ЛНА следует утвердить приказом, в котором нужно зафиксировать все события, которые должны сопровождать или предварять введение документа в действие. Поэтому между утверждением документа, которое наступает в момент подписания приказа, и введением его в действие должно пройти несколько дней. Например, когда инструкция по делопроизводству будет готова и секретарь соберется составлять проект утверждающего ее приказа, потребуется заложить запас времени на ознакомление с новым ЛНА всех работников и размещение ее в корпоративной сети.