Повестка совещания: составить невозможно отменить

Повестка совещания (собрания) – это подробный перечень вопросов, докладов, выступлений или тем, которые будут рассматриваться. Она является значимым элементом планирования и проведения совещаний и собраний.

Из статьи вы узнаете, как составить и оформить повестку, а также как с ней работать.

О работе коллегиального органа управления

Коллегиальная и единоличная формы принятия решений: плюсы и минусы 

Принятие управленческих решений заключается зачастую в выборе из множества возможных вариантов. Лицо, принимающее решение, делает это в рамках своих должностных полномочий и в меру личных компетенций, чаще всего сообразно целям организации. Но иногда может преследовать и личные, не всегда очевидные цели.

Если решение принимается единолично, то непросто учесть все нюансы, предусмотреть все возможные последствия принятого решения. Поэтому каждая организация в той или иной форме использует коллегиальную форму принятия решений.

Коллегиальная форма принятия решений – способ управления деятельностью организации, при котором решения принимаются не единолично каким-либо руководителем, а вырабатываются и принимаются группой специалистов и/или руководителей.

Решения при такой форме могут быть самыми разными: от крупных и судьбоносных (открытие направлений деятельности, смена руководства и правовой формы) до мелких оперативных, принимаемых ежедневно, часто в рабочем порядке, по множеству текущих вопросов.

Преимущества и недостатки коллегиальной формы принятия решений по сравнению с единоличной представлены в Таблице.

Коллегиальная форма, как правило, существует в виде:

• постоянно действующих коллегиальных органов (например, аттестационная комиссия, Комитет по новой технике, группа СМК, комиссия по качеству);
• коллегиальных органов, формируемых при необходимости, время от времени (например, инвентаризационная комиссия, комиссия по обесценению запасов[1]);
• собраний и совещаний, не имеющих постоянного персонального состава, по отдельным насущным вопросам (например, совещание по вопросу актуализации документации, проведения аудита, выполнения каких-либо задач и поручений, поставленных вышестоящим руководством). Бывает, что такие разовые совещания служат прообразом создания постоянно действующих коллегиальных органов.

Рассмотрим наиболее предсказуемый, но и более сложный случай – плановую работу коллегиального органа.

Правила организации работы коллегиального органа и документирования его деятельности

Существуют определенные правила организации и документирования работы коллегиального органа. Укрупненно процесс представлен в Схеме 1.