Переходящие дела в номенклатуре дел и в архивных описях

Так называемые переходящие дела требуют к себе особого внимания архивиста. У них особый порядок учета, их количество подсчитывается отдельно при закрытии номенклатуры дел. А что касается внесения их в архивные описи, то здесь и вовсе до последнего времени существовали полярные мнения.

В статье рассмотрим, что такое переходящие дела и что к ним относится, а также разберем на примерах их учет в номенклатуре и архивных описях.

Что такое переходящие дела

Обычно дела ведутся в пределах календарного года. Возьмем, к примеру, приказы. Мы заводим дело с появлением первого из них и закрываем с последним. В новом году все повторяется заново: открывает дело приказ № 1, и регистрация ведется до последнего документа. Переходящие дела – это дела, не закрытые делопроизводством в течение календарного года, ведение которых продолжается в следующем году.

Примеры переходящих дел из архивных категорий (со сроками хранения «Постоянно», «До ликвидации организации», свыше 10 лет, по личному составу) мы показали в Таблице.

Распространенная ошибка – назначить дело переходящим по собственному желанию. Например, секретарь заводит папку с приказами о введении в действие / внесении изменений / отмене штатных расписаний. За год в нее помещено два приказа с приложениями. Секретарь принимает решение не закрывать это дело с окончанием календарного года, не сшивать на постоянное хранение четыре листа, да и вообще пусть папка «подрастет» (видимо, до 250 листов).

Так делать нельзя! Переходящее дело – это дело, не закрытое делопроизводством в календарном году, а не то, которое не хочется закрывать, в котором за год получилось мало документов.

Приведенный в Таблице список переходящих дел не исчерпывающий. Но его достаточно, чтобы понять: переходящим дело становится не просто так, и уж точно не по желанию секретаря или ответственного за его ведение работника.

Читайте дополнительно:

Переходящие дела: что это такое и как с ними работать