Новые архивные Правила: уничтожение документов по шагам

В сентябре 2023 года вступили в силу новые Правила 2023[1]. И уже в течение года делопроизводители и архивариусы в своей работе руководствуются этим документом.

Мы продолжаем комментировать новый нормативный акт. В очередной статье рассмотрим процесс уничтожения документов поэтапно, уделяя внимание практическим аспектам, возникающим в работе.

Раздел, посвященный конкретно процессу выделения к уничтожению документов, в Правилах 2023 отсутствует. Вопросы уничтожения документов разъясняются в разделах, касающихся экспертизы ценности документов (далее – ЭЦ) и оформления ее результатов (разделы III, IV, VI).

И это неслучайно. ЭЦ и уничтожение документов – два взаимосвязанных процесса как в теории, так и в практике архивного дела. Выделение документов (дел) к уничтожению неразрывно связано с проведением ЭЦ. Более того, выявление документов, подлежащих уничтожению, является одной из задач при проведении ЭЦ. И в Правилах 2023 это закреплено.

Проводя ЭЦ документов, физически обособляя и передавая их на уничтожение, необходимо понимать и знать некоторые термины и методологические принципы, касающиеся теории вопроса выделения к уничтожению документов.

Давайте заглянем в ГОСТ Р 7.0.8-2013[2].

Постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения (п. 41).

Временное хранение документов – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами (п. 42).

Документ временного срока хранения– документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению (п. 142).

Выделение документов к уничтожению– выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения (п. 148).

Из этих определений сделаем несколько важных выводов.

• Уничтожать можно документы только временных сроков хранения (документы со сроками хранения[3] «Постоянно» и «До ликвидации организации» не уничтожаются). Это значит, что даже документы с длительными сроками хранения (15 лет, 45 лет, 50/75 лет) относятся к документам временных сроков хранения. И они по истечении этих сроков и после проведенной ЭЦ могут быть уничтожены.
• Необходимо знать статус организации (источник или неисточник комплектования) и иметь в виду следующее. Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет[4].
• Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному (для электронных документов – подокументному) просмотру по истечении установленного срока хранения. Это нужно, чтобы выявить архивные документы, подлежащие постоянному хранению. Такие документы выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела (п. 27 Правил 2023). Это значит, что при проведении ЭЦ дел, срок хранения которых указан с пометкой «ЭПК», необходимо понимать, что часть из них может быть отнесена к документам длительного хранения.
• Все архивные документы[5] находятся на оперативном хранении некоторый период времени.
• Выделять документы к уничтожению можно только после проведения ЭЦ, установления их научной и практической ценности.
• Уничтожение документов подразумевает их физическое уничтожение (то есть утилизацию).
• Хранить документы больше установленных сроков можно. Однако это излишняя нагрузка на погонные метры шкафов и стеллажей, выделенных под хранение архивных документов.

Алгоритм уничтожения документов

Вы просили дать пошаговый алгоритм уничтожения документов со ссылкой на действующую нормативную базу.

К сожалению, на текущий момент документ методического характера, раскрывающий механизм выполнения требований, которые установлены Правилами 2023 (методические рекомендации или инструкция), не опубликован. А Методические рекомендации по применению Правил 2015[6] отменены приказом Росархива от 13.02.2024 № 18. Это значит, что руководствоваться ими в своей работе некорректно.

Тем не менее, руководствуясь Правилами 2023, попробуем выстроить Алгоритм уничтожения документов для условного примера.

Прокомментируем каждый шаг Алгоритма.