Уточняем номенклатуру дел на 2025 год

Уточнение номенклатуры дел связано не только с обновлением состава дел, но и с редакцией заголовков, сверкой сроков хранения, приведением в порядок примечаний к делам. В статье расскажем, как в структурных подразделениях запрашивать информацию для уточнения разделов номенклатуры дел, дадим общие рекомендации, которыми вы сможете воспользоваться в работе, и на примере номенклатуры дел отдела делопроизводства покажем, как происходит уточнение.

Номенклатура дел на 2025 год должна быть утверждена до начала года, лучше всего – в декабре. Позже нельзя, поскольку документ вступает в силу 1 января. Раньше тоже нежелательно: в декабре может быть издан приказ об утверждении или отмене с 1 января ряда локальных нормативных актов (далее – ЛНА), которые нужно будет внести (или убрать) в номенклатуру дел.

Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет направляют свою номенклатуру дел на согласование в госархив. На каждый ответ у госархива есть типовые 30 дней, а если будут обнаружены ошибки, то цикл согласования придется пройти несколько раз. Учитывайте это время.

Работа над уточнением номенклатуры дел ведется по отдельности над каждым разделом. Обязательное действие при уточнении – сбор информации. Ее придется запрашивать у структурных подразделений и работать над каждым ответом. Без этого секретарь не сможет узнать, как изменился состав дел и документов структурных подразделений организации.

Поскольку каждый раздел номенклатуры дел не зависит от других разделов, не обязательно двигаться последовательно. Какое структурное подразделение ответит раньше, над разделом того и работаем.

Запросите информацию от структурных подразделений

Без участия коллег секретарь не сможет уточнить разделы номенклатуры дел. Поэтому придется запрашивать информацию у работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Секретаря интересует:

• какие дела подразделения переходят на следующий год;
• какие дела закрыты;
• какие дела заведены и вписаны на резервные строки действующей номенклатуры дел подразделения.

Составляется служебная записка – запрос (Пример 1). Она адресуется руководителям структурных подразделений. Спрашивать напрямую специалистов нельзя: во-первых, это нарушение служебной иерархии, а во-вторых, ответственность за документы подразделения несет его руководитель, и он должен быть в курсе запроса.

При направлении записки важно определить срок для ответа, например пять календарных дней. Ведь, к сожалению, типовой срок исполнения внутренних запросов методическими документами по делопроизводству не установлен. На наш взгляд, пяти календарных дней на исполнение более чем достаточно. И пока подразделения отвечают, секретарь может заняться своими разделами номенклатуры дел.

Далее покажем действия по уточнению номенклатуры дел на примере раздела «Отдел делопроизводства».