Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем сроки прохождения документов в организации. Часть 5

Мы продолжаем цикл статей, посвященный возможным направлениям оптимизации документооборота с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. В новом материале рассмотрим, какие возможности СЭД позволяют сократить сроки прохождения документов в организации.

Одним из количественных критериев по оптимизации работы с документами является сокращение сроков прохождения документов в организации в 2–3 раза. Достичь таких результатов возможно за счет следующих возможностей:

• автоматизации процессов обработки документов;
• использования шаблонов документов и функции автозаполнения файлов;
• автоматической маршрутизации документов в зависимости от его вида/тематики;
• использования ролевой модели и сервиса делегирования на время отсутствия основного сотрудника.

Рассмотрим каждую возможность и расскажем, благодаря каким функциям СЭД ее можно реализовать.

Автоматизация процессов обработки документов

В отличие от бумажного документооборота, где обработка документов осуществляется с использованием ручного труда, при электронном документообороте все действия с документами с момента их создания или получения (точка входа) и до момента завершения исполнения или отправки (точка выхода) проходят в СЭД максимально быстро. По мере осуществления процесса обработки и совершения какой-либо операции меняется состояние документа. Текущее состояние фиксируется в карточке документа в СЭД (рис. 1).

Как меняется состояние документа в зависимости от пройденной операции, показано в Таблице.

Конкретные результаты процесса обработки документа также отображаются в СЭД. Так, можно увидеть и при необходимости распечатать протокол разногласий или лист согласования, в котором будут видны согласующие лица, результат их согласования, выданные замечания по проекту документа (рис. 2).

Теперь не нужно рассылать копии проекта документа согласующим лицам посредством электронной почты и ожидать получения ответа, чтобы обработать результат согласования.