|
Кто имел дело с созданием структурного подразделения-канцелярия?
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
|
| |
| Всем, имеющим опыт и знающим толк в нашей нелегкой профессии привет! Девочки, помогите разобраться, пожалуйста, дело вот в чем. Я перешла с ООО с численностью менее 100 человек в ЗАО, где численность за 100 и более человек, скажем так. Посмотрела масштаб работы секретаря, документооборот только в приемной составляет больше 10000 документов в год! Велось все до меня на "абы-как". Написала служебную записку на имя директора, о создании структурного подразделения (канцелярии) и вводе дополнительной штатной единицы, т.е. секретарь одна на всю организацию и я хотела в помощь еще хотя бы одного человека. В просьбе мне не отказали, собрали по этому поводу совещание, все начальники подразделений меня поддержали, решили обозначить задачи и функции канцелярии и доложить о них на следующем совещании. Так вот вчера собрались у директора еще раз уже с конкретными задачами и функциями, на что директор такое выдал!!! Это ребус какой-то не решаемый, даже главная бухгалтер оболдела от его слов. Так вот что он просит. Ему нужно: 1)ЦЕЛЬ (измеряемая критериями)2) ЗАДАЧИ которые подразумевают а) ПЛАНИРОВАНИЕ, б) ИСПОЛНЕНИЕ, в) УЧЕТ, г) (корректировку планирования и улучшения)и отсюда уже вытекают 3) ФУНКЦИИ. А самый главный вопрос В ЧЕМ ИЗМЕРЯЮТСЯ И ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ? Я голову сломала, может быть на форуме кто-то поможет решить эту головоломку. Всем спасибо. |
| |
|
 Noname[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва |
|
Марина, похоже, ваш генеральный директор посетил много тренингов. Чтобы лучше понимать, что он хочет, вам имеет смысл почитать про цикл Деминга
узнаете?
А еще про постановку целей по SMARTСвиток: SMART Цель должна быть:
Specific - конкретная;
Measurable - измеримая;
Achievable - достижимая;
Realistiс - реалистичная;
Timed - определенная по времени.
Ваша задача каким-то образом "пришить" те наброски, которые у вас есть, к пожеланиям босса.
Когда вы почитаете в интернете поподробнее об этих инструментах, часть вопросов отпадет сама собой. А оставшиеся, уже в более конкретной формулировке, можете задать тут.
Ну и по поводу самого главного вопроса.
Задачи и функции должны иметь результат. И вот именно этот результат должен быть измерим. В вашем случае, раз босс требует цифр, надо собрать статистику (как я поняла, она у вас уже есть) и просто к каждой задаче прикрепить предполагаемый объем работ.
И еще одна подсказка. Вы наверняка предполагаете взять Цели, Задачи и Функции работы Канцелярии из положения о Канцелярии (поэтому и не укладывается в голове пожаление босса). На данном этапе этого не надо делать. Это вы потом напишете в положении о Канцелярии, до которого боссу дела не будет совсем. А вот сейчас для представления ему вашего предложения используйте более простые и всем понятные формулировки.
Например:
- регистрация ОРД - ХХХ шт. в год,
- регистрация входящей корреспонденции - ХХХ шт. в год
и т.д.
На вашем месте я бы сделала это в виде красивой презентации и, если получится, вставила бы туда, например, ту же самую картинку цикла Деминга. Этим вы покажете, что тоже достаточно современны, четко понимаете, что он от вас хочет, и он может полностью делегировать вам данный проект.
Удачи! |
| |
|
|
|
|
| Noname! Мне Вас сам Бог послал в помощь. Директор мне и говорил, возвращая тему доклада,что нужно было все выделить разным цветом, что так ему было бы более понятна цель.А что касается вашей подсказки, то Вы как в воду смотрели, я на самом деле цели-задачи-функции взяла из положения о канцелярии. Спасибо Вас огромное!!! А про цикл Деминга признаюсь честно не читала. Сейчас прочешу весь интернет, и книги полезные. Еще раз спасибо! И Вам удачи! |
| |
|
|
|
|
| Noname, добрый день! На форуме, так на форуме. У меня собственно даже не вопрос. Помощь нужна была в том, что только Вы, как я вижу разбираетесь в заданном мною выше вопросе. У меня разочарование какое-то в душе. Так загорелась по началу, хотела доказать всем, что секретарь, это не пустое место. Что регистрация документов ведется не только в журналах и т.д. Никому ничего не надо, как мол было всё, так пускай и остается. Когда я Вам писала в "личку", тогда спросить хотела с чего начато тему доклада, как заинтересовать шефа. Вот собственно и все. |
| |
|
Noname[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Lara Croft, если в выходной только я ответила на вопрос, это совсем не значит, что никто больше не разбирается в теме. Ваш ответ выглядел так, как будто вам достаточно моего ответа, вот больше никто и не стал высказываться (а вовсе даже не потому, что мой ответ был исчерпывающим).
А второй вопрос совсем о другом, и я уверена, что здесь коллективный разум значительно ценнее! Я не имела опыта создания канцелярии.
Итак, к новому вопросу.
Вначале вы писали:Lara Croft писал(а): все начальники подразделений меня поддержали
а теперь:Lara Croft писал(а): Никому ничего не надо, как мол было всё, так пускай и остается.
Так как же на самом деле обстоит дело?
Если все-таки поддержки нет, то задача изменится: надо убедить руководство в необходимости перемен (вы сами точно уверены, что они нужны?).
Для этого предлагаю выявить проблемы, которые можно решить созданием канцелярии. Тут вам виднее, мне в голову приходит только потеря документов и плохая исполнительская дисциплина. Если все-таки были руководители подразделений, которые вначале поддержали вас, имеет смысл поговорить с ними и выяснить, какие проблемы, связанные с плохим ведением делопроизводства в компании, у них возникали.
Сейчас же видна только надобность вам изменений, а никак не руководству. Lara Croft писал(а): хотела доказать всем, что секретарь, это не пустое место. Что регистрация документов ведется не только в журналах и т.д.
Никому кроме секретаря не надо знать, как ведется регистрация документов. Это всего лишь инструмент, а не цель. Я буду утрировать, но это, чтоб было понятнее. Секретарь, который без журнала может за минуту найти документ ценнее того, который по полчаса ищет в своих журналах, а потом еще в папках.
А еще для полноты картины предлагаю вам взглянуть на ситуацию со стороны своего руководства, не видящего никаких проблем (без обид!):
Вы не справляетесь, поэтому хотите в помощь человека. А для этого "огород городите". Т.е. вы предлагаете им реформу (читай: "геморрой") за их же деньги (з/п нового сотрудника). Оно им надо?
Надеюсь, не была чересчур категорична.  |
| |
|
|
|
|
Спасибо, какие могут быть обиды  Я не скрываю, что не справляюсь, это на самом деле так. Сидят два директора валят бумагами с резолюциями, подразделения приказами, за каждым бегаешь. С утра раздаешь на три этажа поручения, потом до вечера собираешь подписи для ознакомления в приказах. Рабочее место остается без присмотра, я имею ввиду, что на входящие телефонные звонки не отвечаю, факс благо на автомате.Нет ничего плохого, что я прошу помощника. На совещании об этом говорилось. А поддержка со стороны начальников структурных подразделений выражалась киванием головы, вот я и решила, что это и есть их согласие. Доклад я готовлю и в любом случае, каким бы не был ответ. |
| |
|
Noname[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Ну тогда, может, чуток снизить планку и для начала "продавить" помощника?
Предлагаю вам изменить цель. Была "создание канцелярии", а станет "наведение порядка в делопроизводстве компании". И тогда все встанет на свои места. |
| |
|
|
|
В плане рекомендации - для ознакомления с приказами через эл.почту делаете рассылку
(в адресной книге сделайте группу адресов) и одной кнопкой все будут оповещены
о необходимости зайти в приемную.
Можно от руководителя и нагоняй получить за отсутствие на рабочем месте и объясняй
потом, что бегала по подразделениям. |
| |
|
|
Я не сдурела. Я вообще такая(О.Арефьева)
Да, я звезда, а что мне остаётся? (О.Арефьева)
|
| |
|
|
|
Noname! Нам бы Вас в компанию, да бы мешает. Сразу бы и инструкция появилась по делопроизводству и порядок соответствующий ГОСТам!  |
| |
|
« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...