|
Передача личных дел в архив организации? компромисс между "как удобно" и "как нужно по закону"
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 optimist1981[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Новосибирск |
| |
Всем удачного дня.
В организации ведутся личные дела (при этом в личное дело вкладываются тр.договор, все доп.соглашения к нему, должностная инстр., соглашение о неразглашении ком.тайны, договор о мат.отв, заявления к приказам по лс, анкета, все копии личных доков). Т2 хранятся в личных делах. Хранятся ЛД в мультифорах. Первым в ЛД идет титульный лист, на котором указано юр.лицо, город(филиал), ФИО, даты приема и увольнения. В год образуется примерно 1500 личных дел уволенных.
Приказы по лс с 75-летним сроком хранения хранятся вместе с основаниями, то есть приказ, за ним заявление, затем снова приказ и заявление к нему и т.д.
При их приеме во внутренний архив организации (подчеркиваю - во внутренний архив, в гос.архив это не идет, во всяком случае, до тех пор пока фирма работает; все дела помещаются в короба и сдаются на внеофисное хранение в аутсорс. компанию), в связи с производственной необходимостью, которая выражается в двух взаимосвязанных моментах:
- отсутствии достаточных временных ресурсов;
- в четкой позиции отдела кадров, которая состоит в том, что затрачивать время на специальное оформление лд по правилам они не будут;
- понимание того, что для текущей работы может понадобится все, что вложено в ЛД, а при потенциальной сдаче в гос.архив половину из ЛД придется выкидывать (ксерокопии, заявления, анкеты) - и что тогда, перенумеровывать листы?!
- особенности архивного аутсорсинга, где очень важна компоновка взаимосвязанных документов в один короб,
я решил принимать следующим образом:
- личные дела брать в том виде, в каком они есть, т.е. в мультифорах, на титульный лист ручкой дописываю поисковые реквизиты дела (опись,номер короба, номер дела в коробе), их в архивные короба;
- Т2 кладется в мультифору вместе с ЛД;
- ЛД не сшиваются, внутр.опись и лист-заверитель не составляется, нумерация листов не производится, скрепки специально не удаляются;
- приказы сшиваются в дела вместе заявлениями, т.е. в том виде, в каком они накапливаются в папках-регистраторах.
В итоге, не тратится доп.время сшивку и т.п. спец. оформление (если придется сдавать в гос.архив - тогда и оформим или закажем оформление в архивной конторе); опять же, если понадобятся на сотрудникам приказ+заявление - они будут в одном коробе, то же про ЛД и Т2.
Хотелось бы услышать экспертное мнение: за то, что мы храним и принимаем ЛД, Т2 и приказы, как описано выше - могут ли нам проверяющие гос.органы сделать замечание или оштрафовать (на основании каких правовых норм?). Моя позиция: ФЗ-125 "Об архивном деле" в части обеспечения срока хранения документов мы выполняем, любой документ можем быстро найти и предоставить, т.к. организация мы коммерческая, "Основные правила работы архивов организаций" для нас являются рекомендательным документом, а не обязательным к исполнению; то, что в "Перечне типовых упр.архивных докум."-2010 ЛД и Т2 идут по разным статьям и являются разными документами - но срок хранения-то один и тот же, кроме того, там же нигде не сказано, что их нельзя хранить в одной мультифоре.
Таким образом - я прав? Или не прав? Если неправ, можно ли мое мнение оспорить на основании конкретных законов (подчеркну - где написано, что так как я делаю, делать нельзя, а не просто на основании утверждения, что "есть традиция" и т.д., что уже звучало в одном из прошлых топиков про то, можно ли Т2 хранить вместе с ЛД, откуда я так и не понял, есть ли закон, запрещающий это)
Может быть, у кого-то есть идеи, рекомендации по данной ситуации??
Спасибо. |
| |
|
|
|
Нет. Не могут.
В "Основных правилах работы архивов" сказано, что можно смешивать в одном деле документы разных сроков хранения, но при этом всему делу присваивается срок хранения, соотсвествующий сроку хранения самого длительно хранимого документа. Срок выполнения остальных работ не определен.
Так что работайте спокойно.
Единственно при передаче в госархив, у вас документы не примут, пока не переделаете все по единому стандарту. В частный примут. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...