Подскажите пожалуйста!!!!

Татьяна писал(а):

Уважаемые секретари, подскажите. я с деловыми письмами раньше мало сталкивалась а теперь вот понадобилось, как правильно составить, где что н етак поправьте меня.
Исх.№ от____ г.___
Кому
от кого
Уважамые Иван Иванович
И текс послания.
внизу подпись печать.
Нужно ли где нибудь писать что это письмо или так оставить.

2.4.5. Деловое письмо
2.4.5.1. Деловое письмо – документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между сторонними организациями (должностными лицами) (приложение 10).
Деловые письма бывают: письма-запросы, уведомления, приглашения, поздравления, сообщения, требования, напоминания, подтверждения, предложения, рекомендации, рекламные, гарантийные, сопроводительные письма и др.
2.4.5.2. Письмо должно быть посвящено одному вопросу или касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
2.4.5.3. Деловые письма печатаются на бланках (в соответствии с Приложением 10). Для составления письма на бланке используется следующий набор реквизитов: исходящий номер и дату (для писем-ответов ссылка на исходящий номер и дату инициативного письма), адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – печать, визы – на втором экземпляре письма.
В одном письме не должно быть указано более четырех адресатов; при необходимости большего числа адресатов, письмо отсылается по списку рассылки.
При направлении писем в высшие органы власти и управления, вышестоящую и подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается.
2.4.5.4. Все письма, за исключением писем объемом до 4-5 строк, должны иметь заголовок к тексту, излагающий в краткой форме содержание письма, например:
О предложении заключить договор поставки;
О несоблюдении сроков выполнения договора от 12 марта 2009 № 45/36;
Об оказании научно-технической помощи.
2.4.5.5. Текст письма, как правило, начинается вступительным обращением «Уважаемый…!», в конце текста проставляется заключительная этикетная фраза:
Надеемся на развитие наших отношений;
Надеемся на длительное плодотворное сотрудничество и др.
Использование этикетных фраз не является обязательным.
Обращение может содержать наименование должности, фамилию адресата или его имя и отчество, например:
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемый господин Петров!
Уважаемый господин директор!
В заключительной части текста письма могут использоваться другие этикетные фразы.
2.4.5.6. Текст письма излагается:
- от 1-го лица множественного числа (просим…, предлагаем…);
- от 3-го лица единственного числа (компания считает, департамент рассмотрел…);
- от 1-го лица единственного числа (прошу…, предлагаю…).
2.4.5.7. По тексту письма могут быть простыми и сложными. Текст простого письма может состоять из одной-двух частей. В первой (вводной) части излагается причина составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием его написания, во второй части излагается вывод, предложение, просьба, решение.
Текст сложного письма, как и текст простого, включая вводную, и основную части имеет несколько поставленных задач, принятия решений, ответственных лиц и даты (времени) их исполнения.
2.4.5.8. Проект делового письма, представляется на подпись руководителю Общества (или лицу, им уполномоченному) в двух экземплярах, второй из которых, должен быть завизирован исполнителем, руководителем структурного подразделения, подготовившего проект письма, и руководителями структурных подразделений, чьи интересы определяет содержание письма. Второй экземпляр подшивается в дело Общества в соответствии с номенклатурой дел.
Если письмо готовится для передачи по факсу без последующей почтовой отправки адресату подлинника, то письмо готовится в одном экземпляре, а согласующие визы оформляются на обороте подлинника письма.
2.4.5.9. Письмо от имени организации подписывается руководителем Общества (или лицом, им уполномоченном) или его заместителем (техническим директором), в соответствии с имеющимся распределением полномочий.
Вносить какие-либо исправления, добавления в подписанные письма не разрешается.
2.4.5.10. В письмах название вида письма не указывается, за исключением гарантийного письма.
Гарантийное письмо - деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем Общества и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации
2.4.5.11. Сопроводительные письма - деловые письма, используемые для отправки документов (проектов нормативно–правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.) обязательно должны содержать отметку о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом. Допускается подписывать сопроводительные письма руководителем подразделения.
2.4.5.12. Отметка об исполнителе (составителе письма) проставляется на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю документа. Данный реквизит содержит следующие элементы: фамилию (ФИО) исполнителя и его контактный телефон.