|
Учет документов в рамках процедуры отправки корреспонденции
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва |
|
Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Девушки, привет!
Все время новые вопросы возникают, пока не утряслось в почтовым регламентом.. Нужен ваш совет...
Вот, допустим, секретарь принял несколько доков на отправку по одному адресу без всякой формы. Просто с устным пояснением: отправить. Это же тоже требует закрепления правилами: как секретарь должен понять, какой обратный адрес писать на конверте: юр? факт? Откуда это брать?
Кто и как это должен определять? Наверно, должно быть в регламенте, что раз приносите на отправку, значит - пишите все подробно, чтобы не вызывало проблем и вопросов, например, по какому адресу должен ориентироваться получатель.
С другой стороны,... столько будет источников информации, затрат на бумагу, и никакой связи: принес док-ты с бумажной заявкой, всю информацию занес в электронный журнал регистрации, подшил заявку в папку, потом к ней квитанцию. Опять же замутнение с квитанциями на партионные. к какой из заявок подкалывать ?
Я пока с трудом понимаю, как это связать, чтобы можно было 1) всегда найти и сопоставить информацию 2) не обрасти бюрократией
 |
| |
|
|
|
| На конверте пишут почтовый адрес. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
Хельга, лучше лишний раз переспросите отправителя, по какому адресу слать.
А в будущем у себя в базе будете видеть, что в ООО "Ромашка" постоянно отправляют доки Иванов, Петров и Сидоров. Причем Иванов шлет счета-фактуры всегда в Магадан, Петров шлет официальные письма всегда в Москву, а Сидоров шлет доверенности в Камызяк.
Ну и принесет в следующий раз Иванов счета-фактуры, и вы будете знать, что с вероятностью 99 процентов их нужно послать по магаданскому адресу.
А пока нарабатывайте свою почтовую базу, уточняйте адреса у сотрудников, задавайте вопросы.
По поводу заявок - мы письмам номера присваиваем тупо по порядку, в электронном журнале, без привязки к разным юр лицам.
Эти номера пишем на:
1. Конверте внизу
2. На уведомлении в прямоугольном окошечке для заметок
3. На описи
4. На чеке (квитанции, накладной), который получаем на почте.
Что вам мешает написать этот номер еще и на заявке?
В папку мы подшиваем по номерам. Потом относительно легко всё находим.
На сейчас у нас № 9132 по исходящим почтовым отправлениям, например. Это чтобы вы могли оценить примерные объемы и степень отработанности схемы.
Подключайте креативное мышление - метки, признаки, сортировки вам в помощь. |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Angelok[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
|
|
| У меня все документы отправляются с сопроводительными письмами, которые готовит исполнитель (тот кому надо отправить доки), на сопроводительном указывается кому, по какому адресу, каким видом отправления( простое письмо, заказное, с уведомлением и т.п.)необходимо отправить какие документы (т.е. перечень отправляемых документов). Сопроводительные делаются в двух экземплярах, регистрируются, один экз. отправляется с документами, один подшивается у меня в дело. Ответственность за правильность адреса несет сам исполнитель. Порядок отправки прописан в Инструкции по делопроизводству. |
| |
|
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...