|
Как привести все в порядок? Подскажите, пожалуйста!
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Еленаelen0910@mail.ru
Российская Федерация, Санкт-Петербург |
| |
Добрый день!
Недавно устроилась на работу секретарем-референтом. Дела меня никто толком не передавал, т.к. предыдущий сотрудник был уволен раньше меня. В документации полный беспорядок, в связи с чем возникло несколько вопросов:
1.Входящие документы.
Есть реестр записи входящих и, соответственно, папка, куда подкалываются оригиналы. Сегодня наткнулась еще на одну небольшую папку (папка №2), где лежат тоже входящие в небольшом количестве. Стала сравнивать лежащие там документы с реестром и основной папкой со входящими. Если в основной папке лежит оригинал, а в папке №2 копия, то все ОК. НО: попался документ в папке №2 с вх. номером, который не совпадает с реестром , т.е под таким же номером зарегистрирован другой документ входящий. Т.о. под одним номером оказалось 2 входящих письма.
Плюс еще в реестре указана не правильно информация по первому письмо, если сравнивать реестр и само письмо.
Вопросы: что делать со вторым письмом? Как его можно будет вписать в реестр? и можно ли вносить исправления/корректировки в реестр?
2. Общий вопрос: как привести в порядок документацию? Все проверить не хватит времени это точно, а восстанавливать делопроизводство надо.... Да и в бардаке не люблю сама работать
Заранее спасибо. |
| |
|
|
|
Елена писал(а): Добрый день!
Недавно устроилась на работу секретарем-референтом. Дела меня никто толком не передавал, т.к. предыдущий сотрудник был уволен раньше меня. В документации полный беспорядок, в связи с чем возникло несколько вопросов:
1.Входящие документы.
Есть реестр записи входящих и, соответственно, папка, куда подкалываются оригиналы. Сегодня наткнулась еще на одну небольшую папку (папка №2), где лежат тоже входящие в небольшом количестве. Стала сравнивать лежащие там документы с реестром и основной папкой со входящими. Если в основной папке лежит оригинал, а в папке №2 копия, то все ОК. НО: попался документ в папке №2 с вх. номером, который не совпадает с реестром , т.е под таким же номером зарегистрирован другой документ входящий. Т.о. под одним номером оказалось 2 входящих письма.
Плюс еще в реестре указана не правильно информация по первому письмо, если сравнивать реестр и само письмо.
Вопросы: что делать со вторым письмом? Как его можно будет вписать в реестр? и можно ли вносить исправления/корректировки в реестр?
2. Общий вопрос: как привести в порядок документацию? Все проверить не хватит времени это точно, а восстанавливать делопроизводство надо.... Да и в бардаке не люблю сама работать
Заранее спасибо.
ВСЕ ПРОВЕРИТЬ!!!
Сама уже год проверяю))) |
| |
|
|
не сердите меня, я - страшный человек, могу плюнуть в чай.
|
| |
Еленаelen0910@mail.ru
Российская Федерация, Санкт-Петербург
|
|
| а что делать с документами, на которых стоит одинаковый номер, а содержание и организации разные и сам документ (один из двух) не учтен в реестре? |
| |
|
|
|
|
ну так разные организации, разны реестры должны быть. А вообще я сразу к юристу советоваться иду, или к исполнителю письма
|
| |
|
|
не сердите меня, я - страшный человек, могу плюнуть в чай.
|
| |
Еленаelen0910@mail.ru
Российская Федерация, Санкт-Петербург
|
|
Да, юрист далеко....исполнитель тоже...
А разве по всем входящим документам ведется не единый реестр? Я имела в виду, что два письма от разных организаций пришли к нам в компанию и их бывший секретарь пометил одним и тем же номером, может даже ошибочно. НО: один документ был внесен в реестр, а другой почему-то нет...
И можно ли вносить поправки в реестр, например, добавить к входящему номеру 81а и вписать его в реестр. Мне же надо как-то зафиксировать документ входящий, который был ошибочно не правильно пронумерован и не внесен в реестр совсем? |
| |
|
|
|
|
| тьфу ты, перепутала. Я раньше дробь делала, когда наводила порядок. Но теперь - ни-ни!! |
| |
|
|
не сердите меня, я - страшный человек, могу плюнуть в чай.
|
| |
Еленаelen0910@mail.ru
Российская Федерация, Санкт-Петербург
|
|
Ничего, может я не сразу же все толком объяснила 
Что значит теперь ни-ни? Вы так навели порядок, что теперь все в ажуре? |
| |
|
Tushkan[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Хабаровск
|
|
Елена писал(а): Добрый день!
Недавно устроилась на работу секретарем-референтом. Дела меня никто толком не передавал, т.к. предыдущий сотрудник был уволен раньше меня. В документации полный беспорядок...
Сочувствую тебе... Сама оказалась в такой же ситуации .... в документах полный ппц...:-) |
| |
|
|
|
|
Елена писал(а): Ничего, может я не сразу же все толком объяснила
Что значит теперь ни-ни? Вы так навели порядок, что теперь все в ажуре?
Когда разгребешь за предыдущим человеком, сама не допускай ошибок)) и все будет в ажуре  |
| |
|
|
не сердите меня, я - страшный человек, могу плюнуть в чай.
|
| |
Наталькаnatusykbusik@mail.ru
Российская Федерация, Курган
|
|
| Елена! я вам советую перерегистрировать этот "лишний" документ, внести запись о нем в реестр и все. Но сделайте это так, чтобы вы сами его потом в случае чего не потеряли. каждый документ должен быть зарегистрирован. Но возможно, есть еще один реестр, в котором зарегистрированы эти документы. У меня лично 1 журнал для входящих док-тов и 1 для исходящих. И я всегда могу найти любой документ по регистр. номеру. |
| |
|
Юлия[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
| наталька, у вас и должно быть два журнала регистрации (для входящих и исходящих документов), а также отедельные журналы по регистрации приказов, распоряжений, протоколов совещаний и т.д. (у некоторых есть еще журнал регистрации служебных записок-кто не ведет регистрацию в электоронном виде) |
| |
|
Еленаelen0910@mail.ru
Российская Федерация, Санкт-Петербург
|
|
Всем спасибо за советы. Буду думать. Про перерегистрауию уже думала. Так, наверное, будет проще всего сделать. Сейчас продолжаю наводить порядки в документах и снова нашла входящие документы с повторным номером, но не зарегестрированных в реестре.
Наталька, а как лучше сделать: поставить снова штамп входящего с новым номером, но с датой документа или просто зачеркунть входящий повторный номер, написать новый номер по реестру? и не будет ли много вопросов задаваться почему дата документа, например, июнь 2008, а в реестр зафиксирован в декабре/январе 2009 г.? |
| |
|
|
|
|
| ладно - входящие)) сейчас отбираю документы на хранение. Нашла пачку приказов согласованных, но неподписанных директором. Все зарегистрированы, как положено, но нет подписи. Прикол вообще... |
| |
|
|
не сердите меня, я - страшный человек, могу плюнуть в чай.
|
| |
Mila[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Елена, я бы Вам в данном случае посоветовала, во-первых, выяснить у руководства важность док-тов, которые в реестр не попали. Возможно, их намеренно не захотели "светить". Во-вторых, чтобы не связываться с дробями и путаными датами, сделать для этих "потеряшек" отдельный реестр, подшить их в отдельную папочку и забыть о них, пока не спросят. Это проще всего, времени немного займет и головной боли меньше. А дальше уже будете все делать так, как надо!  |
| |
|
|
Успех измеряется не тем, насколько далеко ты зашел, а тем, насколько ты удалился от того, с чего начал
|
| |
Еленаelen0910@mail.ru
Российская Федерация, Санкт-Петербург
|
|
ОЙ, спасибо за советы...
Завтра пойду к руководству с данным вопросом, а там посмотрим
Как с вами со всеми приятно общаться Спасибо. |
| |
|
« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...