Практикум «Проверьте свое знание правил подготовки и оформления докладных и объяснительных записок»

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе.

В зависимости от содержания докладной записки автор может изложить в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов.

Термин «Докладная записка» встречается в ГСДОУ[1], а также имеется в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93[2] (ОКУД). Правда, упоминается он в классификаторе только один раз: в разделе «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий» под кодом 0286041 указана Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины.

Термин «Служебная записка» не упоминается ни в ГСДОУ, ни в ОКУД, поэтому считается, что он не имеет официального статуса. Однако в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[3] служебная записка упоминается в двух статьях:

·    ст. 408. Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка со сроком хранения 1 год;

·    ст. 469. Документы (акты, справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) о пропускном режиме организации со сроком хранения 5 лет.

И это не случайно: в настоящее время служебные записки широко применяются в практике работы организаций.

Служебные записки оформляются с той же целью, что и докладные записки, и по тем же правилам.

Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Основные реквизиты докладной записки:

·         наименование структурного подразделения;

·         наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

·         дата документа;

·         регистрационный индекс документа, если в организации регистрируются внутренние докладные записки;

·         адресат;

·         заголовок к тексту, если текст достаточно объемный или если составитель считает целесообразным его оформление;

·         текст документа;

подпись составителя.

В отличие от внутренней внешняя докладная записка оформляется на общем бланке организации (на котором обязательно имеется наименование организации — автора документа), подписывается руководителем организации, регистрируется как исходящий документ и имеет отметку об исполнителе.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

1) инициативные;

2) информационные; 

3) отчетные. 

Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части:

·         вводная часть, в которой описываются события или факты, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации;

·         заключительная часть, в которой излагаются выводы, предложения, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Информационная докладная записка составляется с определенной регулярностью и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста.

Да, руководитель в своей резолюции указывает:

·    какие меры следует принять, или

·    какие мероприятия необходимо провести, или

 какой документ нужно подготовить (например, приказ).

Объяснительная записка — это документ, который составляется для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета и др.), а также при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.

Объяснительная записка упоминается в ГСДОУ в перечне документов, адресованных руководству. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) в разделе «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий» под кодом 0286091 указана «Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины». Дважды упоминается объяснительная записка и в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения:

·    ст. 343. Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел со сроком хранения 5 лет и

 ст. 413. Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию со сроком хранения 1 год.

В отличие от докладных записок объяснительные записки чаще всего не содержат выводов и предложений автора. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов или событий, послуживших поводом к ее написанию, подробное объяснение происшествия, доводы и аргументы, которые могут оправдать (или смягчить) проступок работника или подтвердить какие-то факты.

Выделяют две разновидности объяснительных записок:

·    по производственным вопросам (при возникновении каких-либо нештатных ситуаций в процессе производственной деятельности, при нарушении производственной дисциплины) и

по трудовым правоотношениям (например, при нарушениях трудовой дисциплины, совершении проступков).

Реквизиты объяснительной записки:

·         наименование структурного подразделения;

·         наименование вида документа (ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА);

·         дата (дата составления);

·         заголовок к тексту (в предложном падеже, начиная с предлога «О» или «Об»);

·         адресат;

·         текст;

подпись автора.

Заголовок к тексту надо оформить, если текст достаточно большой или если составитель считает это целесообразным.

В реквизите «Адресат» указывается должность, инициалы и фамилия руководителя, которому направляется документ.

В тексте объяснительной записки дается описание фактов, послуживших поводом к написанию документа, а также аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты, так как главная задача объяснительной записки — аргументированно пояснить причины нарушений.