Практикум «Проверьте свое знание правил подготовки и оформления служебных писем»

 Постоянные реквизиты бланка для писем:

·         Государственный герб РФ, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

·         наименование организации;

·         справочные данные об организации (адрес, телефон и др.);

·         коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Ограничительные отметки на бланке письма должны быть:

а) для даты регистрации и регистрационного номера                     _________ № _______

б) для ссылки на номер и дату инициативного документа  На № ____ от _______

 Переменные реквизиты служебного письма:

·         дата и номер документа;

·         адресат;

·         заголовок к тексту и текст документа;

·         отметка о наличии приложений (если они есть);

·         подпись;

·         отметка об исполнителе.

Отметка о наличии приложений обязательно оформляется в сопроводительном письме (при отправке в приложении документов, но не материальных ценностей).

Если к документу нет приложений, отметка о наличии приложений не оформляется.

Должность и фамилию должностного лица в реквизите «Адресат» указывают в дательном падеже (в форме ответа на вопрос «кому?»).

Служебные письма в зависимости от их содержания могут подписывать:

– руководитель организации,

– заместитель руководителя организации,

– другие работники организации в рамках своих полномочий (например, начальник отдела кадров, секретарь руководителя и др.).

Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему полученное Вами инициативное письмо. Поэтому Ваш ответ должен быть адресован менеджеру организации — автора письма.

Должностной ранг адресата должен соответствовать должностному рангу лица, подписавшего письмо. Письмо, адресованное руководителю организации, может подписать руководитель организации — автора документа. Письмо, адресованное главному инженеру, могут подписать и руководитель организации, и главный инженер. Руководитель структурного подразделения не может подписывать служебные письма, адресованные руководителю организации.

В соответствии с Перечнем типовых сроков исполнения документов (Приложение 10 к ГСДОУ[1]) срок ответа на письма предприятий (объединений), учреждений, организаций — 10 дней». Если за этот период нельзя принять окончательное решение, необходимо в промежуточном ответе, во-первых, объяснить причину задержки и, во-вторых, оговорить срок, в течение которого будет принято необходимое решение и направлен окончательный ответ.

Подписи и руководителя, и главного бухгалтера проставляются на гарантийных письмах.

Можно не оформлять заголовок к тексту сопроводительного письма, которое оформляется на бумаге формата А5.

 Логическая схема письма-приглашения:

– характер проводимого мероприятия;

– сроки проведения мероприятия (дата, время);

– место проведения мероприятия (адрес, план);

– условия участия в мероприятии (оплата и др.).

Логическая схема ответного письма-отказа:

– повторение просьбы, на которую составляется ответ-отказ;

– констатация отказа;

– обоснование причины отказа.

Логическая схема сопроводительного письма к документам:

– перечисление направляемых документов;

– реквизит «Отметка о наличии приложений»;

– в случае необходимости — обоснование причин отправки документов; дополнительные разъяснения к прилагаемым документам; объяснение причин задержки; указание сроков исполнения и/или действий, которых ждет отправитель от получателя и др.

Логическая схема информационного письма и письма-извещения:

– конкретное сообщение, информация;

– условия приобретения, получения или участия;

– контактный телефон.

Логическая схема письма-просьбы:

– обоснование просьбы;

– изложение просьбы.

Логическая схема гарантийного письма:

– необходимые элементы (существенные и другие условия) договора (предмет, количество, качество, комплектность, сроки и др.);

– фраза «Оплату гарантируем»;

– указание банковских (платежных) реквизитов;

– две подписи — руководителя организации и главного бухгалтера;

– печать организации.

Отметки для размещения реквизита 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» присутствуют на бланке письма всегда, но заполняются только в ответных письмах.

Нумерация страниц служебного письма начинается со второй страницы. Первая страница не нумеруется.

Нет, оборотную сторону листа при оформлении служебных писем использовать нельзя.

Ни того, ни другого, ни третьего делать нельзя! Следует перепечатать последнюю страницу исходящего документа, указав на нем должность и расшифровку подписи того должностного лица, которое будет подписывать этот документ.

На бланке служебного письма может быть указано от одного до четырех адресатов включительно.

Элементы почтового адреса указываются в следующем порядке: улица, дом, корпус (строение), квартира (офис), населенный пункт, район, область, республика (край), почтовый индекс.

Если письмо направляется более чем четырем адресатам, следует подготовить список рассылки (в 2 экземплярах). В списке рассылки предусматриваются следующие графы:

Исходящее письмо регистрируют в день подписания.

Входящее письмо регистрируют в день получения.

Пример регистрационного индекса исходящего письма: 1-8/186,

где 1 — код структурного подразделения;

8 — номер дела в этом подразделении;

186 — порядковый номер документа по журналу регистрации.

На входящем письме руководитель пишет резолюцию.

Форма журнала регистрации входящей корреспонденции может быть, например, такой:

Графы 1–5 заполняются до передачи служебного письма
на рассмотрение руководства.

Графы 6–8 заполняются в соответствии с резолюцией руководителя.

Графа 9 заполняется при передаче документа на исполнение.

Графы 10–11 заполняются после исполнения документа
(после того, как исполнитель оформит
отметку об исполнении документа и направлении его в дело).

В графе 12 делаются отметки о ходе контроля сроков исполнения документа.

Визы согласования помещаются на лицевой (если нет места — на оборотной стороне) последнего листа копии исходящего письма.

Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции может быть такой:

Учет прохождения документов через подразделение ведется прежде всего с целью обеспечения сохранности документов, а также для повышения исполнительской дисциплины работников организации.

Форма журнала учета прохождения документов через подразделение может быть следующей:

ЖУРНАЛ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

через _________________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)