Практикум «Проверьте свое знание правил подготовки и оформления протоколов»

Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Для оформления протоколов используют общий бланк, на котором указывают наименование вида документа: ПРОТОКОЛ.

В заголовке указывают:

·  вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание, конференция);

·  название коллегиального органа (совет директоров, трудовой коллектив, коллегия и др.).

Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» (родительный падеж). Например:

·        заседания методического совета;

·        собрания акционеров;

·        заседания совета директоров;

·        совещания экспертной комиссии.

Исходим из того, что дата документа — это дата принятия решения. Решения принимаются во время проведения совещания. Следовательно, в первом случае датой протокола будет 09.03.2005, во втором и третьем случаях следует указать через дефис даты начала и окончания совещания: 09-11.03.2005, 28.02-02.03.2005.

Структура вводной части протокола:

Председатель: указывают фамилию и инициалы председателя.

Секретарь: указывают фамилию и инициалы секретаря.

Присутствовали:  перечисляют в алфавитном порядке членов коллегиального органа, присутствующих на заседании, с указанием их должности, фамилии и инициалов или указывают их количество и дают ссылку на приложение, в котором они перечислены.

Приглашенные: перечисляют в алфавитном порядке приглашенных на заседание (не членов данного коллегиального органа) с указанием их должности (с наименованием организации), фамилии и инициалов или указывают их количество и дают ссылку на приложение, в котором они перечислены.

Повестка дня:

1.     Пункты повестки дня нумеруются арабскими цифрами.

2.     Содержание пункта «повестка дня» отвечает на вопрос «О чем?» и имеет предлог «О» или «Об».

3.     В каждом пункте повестки дня с новой строки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика или основного выступающего.

Вопросы, включаемые в повестку дня, располагают в определенном порядке: на первое место выносятся вопросы, по которым больше приглашенных; остальные вопросы располагаются по мере убывания их сложности.

Если для решения вопроса, включенного в повестку дня, требуется кворум, в разделе «Присутствовали» указывается количество присутствующих членов данного коллегиального органа в числовом и процентном выражении от списочного состава, например:

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей:

·        «СЛУШАЛИ:»

·        «ВЫСТУПИЛИ:»

·        «ПОСТАНОВИЛИ:» (или «РЕШИЛИ:»)

Слова «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «ПОСТАНОВИЛИ:» или «РЕШИЛИ:» печатают прописными (заглавными) буквами на отдельной строке непосредственно от левого поля. После этих слов ставят двоеточие.

 Часть «СЛУШАЛИ:» оформляется по следующим правилам:

·                    слово «СЛУШАЛИ:» нумеруется в соответствии с тем пунктом повестки дня, к которому оно относится;

·                          фамилии и инициалы докладчиков и выступающих пишут в именительном падеже с «красной» строки;

·              текст выступления отделяется от фамилии докладчика знаком «тире» и излагается от третьего лица единственного числа;

·                    глагол указывается в прошедшем времени совершенного вида, например:

– «отметил ряд недостатков…»

– «указал на несоответствие…»

– «выразил согласие с мнением докладчика…»

– «предложил одобрить проект…»;

·        вместо изложения текста доклада или выступления допускается использовать ссылку «Текст доклада прилагается» или «Текст выступления прилагается», например:

Если в ходе выступления или после него докладчику задавались вопросы, они фиксируются в части «ВЫСТУПИЛИ:». При этом следует указать фамилию и инициалы участника совещания, задавшего вопрос, изложить содержание вопроса и ответа на него.

Пункты постановляющей части имеют двойную нумерацию, например 1.1. Первая цифра указывает номер пункта повестки дня (соответствует номеру части «СЛУШАЛИ:» данного раздела), вторая цифра — это порядковый номер решения по данному вопросу.

В постановляющей части протокола могут быть сформулированы решения, не требующие дальнейших действий, например:

1.1. Одобрить работу отдела… за 2004 год.

Если принятое решение требует выполнения каких-либо действий, в постановляющей части указывают исполнителя (исполнителей), предписываемое действие и срок исполнения, например:

1.2. Начальнику отдела подготовки кадров Кирьянову О.Л. до 25 августа 2005 года подготовить план обучения сотрудников… отдела по вопросам…

При необходимости приводятся результаты голосования, например:

Результаты голосования:

ЗА — 122 человека;
ПРОТИВ — 3 человека;
ВОЗДЕРЖАЛИСЬ — 1 человек.

Отметка о наличии приложений оформляется в том случае, если к протоколу имеются приложения. В отметке о наличии приложений могут быть указаны:

·  список присутствующих членов данного коллегиального органа;

·  список приглашенных лиц;

·  тексты докладов и выступлений;

·  проект решения;

·  тексты документов, утвержденных на данном заседании;

·  другие документы, созданные в процессе подготовки и проведения совещания.

Указывают количество листов каждого приложения. Все приложения подшиваются к протоколу в одном экземпляре, поэтому количество экземпляров в отметке о наличии приложений можно не указывать.

Протокол считается окончательно оформленным после того, как он будет напечатан, подписан, к нему будут приложены все относящиеся к совещанию документа и материалы (списки присутствующих и приглашенных, тексты докладов и сообщений, проект решения, аналитические справки и др.).

Протокол подписывают председатель и секретарь, указанные во вводной части. Если для ведения собрания был избран президиум, то помимо председателя и секретаря протокол подписывают все члены президиума. Протоколы заседаний совета директоров подписывают все члены этого коллегиального органа.

Как правило, на оформление протокола выделяется от 3 до 5 рабочих дней.

В делопроизводственной практике используют три вида протоколов: полные, краткие и сокращенные.

В полном протоколе подробно документируется весь ход обсуждения вопросов и принятия решений.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы и принятые по ним решения. Часть «ВЫСТУПИЛИ:» в кратком протоколе отсутствует. Однако по решению председателя особые мнения и особо важные выступления могут быть записаны полностью. Краткий протокол, как правило, оформляется в том случае, если тексты всех докладов и выступлений прилагаются к протоколу.

Сокращенная форма протокола используется в том случае, если в повестке дня заседания (совещания) только один вопрос. В этом случае раздел «Повестка дня:» не оформляется. После указания председателя, секретаря, состава присутствующих и приглашенных формулируется обсуждаемый вопрос и далее оформляется раздел «СЛУШАЛИ:», например:

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений. В организациях, действующих на основе единоначалия, решения проводятся в жизнь приказами. В некоторых случаях ограничиваются выпиской из протокола.

Выписка из протокола — это абсолютно точное воспроизведение части документа с обязательным указанием даты, регистрационного номера, места составления и заголовка к тексту протокола.

Далее с указанием номера вопроса по повестке дня приводится содержание соответствующего раздела. Обязательны части «СЛУШАЛИ:» и «ПОСТАНОВИЛИ:» («РЕШИЛИ:»). Часть «ВЫСТУПИЛИ:» приводится в случае необходимости.

В реквизите «Подпись» указываются должности и расшифровки подписей работников,

На протоколе оформляется «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» в неполном составе. Пишут слова «В дело», указывают номер дела, в которое подшивается протокол, отметка подписывается и датируется, например: