Практикум «Проверьте свое знание правил подготовки и оформления приказов и распоряжений»

Приказы и распоряжения относятся к распорядительным (организационно-распорядительным) документам. К этому виду относятся указания (в организациях с единоначальной формой управления), а также решения и постановления (в коллегиальных органах).

Да, для оформления приказа можно использовать общий бланк организации, дополнив его названием документа (ПРИКАЗ). Но можно и разработать специальный бланк приказа.

Приказы бывают:

·    по основной деятельности;

·    по административно-хозяйственным вопросам и

 по личному составу (по кадрам).

Сроки хранения приказов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.

Сроки хранения таковы:

·   приказы по основной деятельности — постоянно (п. 6 «а» Перечня), присланные для сведения — до минования надобности;

·         приказы по личному составу — 75 лет (п. 6 «б» Перечня), о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках — 5 лет;

приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет (п. 6 «в» Перечня).

На бланке приказа должны быть следующие реквизиты:

·         наименование организации;

·         наименование вида документа (ПРИКАЗ);

·         ограничительные отметки для даты и регистрационного номера документа;

·         место составления документа, если оно не определяется по наименованию организации;

·         заголовок к тексту приказа;

·         текст;

·         подпись;

·         визы согласования документа;

·         визы ознакомления;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

На бланке распоряжения указывается наименование вида документа: РАСПОРЯЖЕНИЕ. Остальные реквизиты — такие же, как и на бланке приказа.

Приказ, как и распоряжение, как правило, делится на две части: констатирующую и распорядительную.

В констатирующей части приводятся факты или события, послужившие основанием для издания распорядительного документа, раскрываются причины и цели его издания. Если приказ издается на основании и/или во исполнение документа, поступившего от вышестоящей организации, следует указать автора документа, наименование, дату и номер, а также заголовок к тексту этого документа. Если необходимо, дается краткий пересказ текста документа.

В распорядительной части перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения поручений.

В приказах используют распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое отделяет констатирующую часть приказа от распорядительной. В распоряжениях в качестве распорядительного можно использовать слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДПИСЫВАЮ:». В некоторых организациях применяют распорядительное слово «ПРЕДЛАГАЮ:», которое, однако, совсем не носит распорядительного характера.

Подготовить проект приказа руководитель организации может поручить одному или нескольким исполнителям. В качестве исполнителя может быть и должностное лицо, и структурное подразделение (в этом случае ответственным исполнителем будет являться руководитель подразделения). Для подготовки проектов сложных распорядительных документов может быть создана рабочая группа (ответственным исполнителем будет являться руководитель группы).

Датой приказа является дата подписания документа — 17.04.2005.

Приказы и распоряжения нумеруются в пределах делопроизводственного года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным — это период времени с 01 января по 31 декабря.

Каждая группа документов регистрируется в отдельном журнале, причем при разделении документов на группы принимают во внимание не только наименование вида документа, но и его содержание. Поэтому приказы по основной деятельности и приказы по личному составу регистрируют в разных журналах.

Приказы подписывает руководитель. Если руководитель отсутствует (находится в отпуске, в командировке, болен), приказы подписывает заместитель руководителя, которому делегировано право подписи распорядительных документов.

Распоряжения могут подписывать как руководитель организации, так и заместители руководителя организации по вопросам, входящим в их компетенцию; руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.).

Согласно рекомендациям Государственного стандарта Р 6.30-2003 в случае когда подлинник документа остается в организации, визы согласования должны оформляться в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Однако в практике делопроизводства визы согласования оформляют и на лицевой стороне последнего листа подлинника приказа, если на этой странице достаточно места для данного реквизита. Реквизит печатают непосредственно от левого поля.

Пример

Согласование приказа проводит тот исполнитель, который готовил проект приказа. Если исполнителем является структурное подразделение, его руководитель поручает провести согласование проекта документа одному из сотрудников подразделения.

Если в ходе согласования высказаны серьезные замечания, с которыми согласен руководитель организации, проект приказа передается исполнителю, который должен его переработать с учетом высказанных замечаний и заново согласовать.

Слово «приказываю» (как и другие распорядительные слова «обязываю», «предписываю», «решили», «постановили») печатают на отдельной строке, перед распорядительной частью приказа, непосредственно от левого поля документа, прописными (заглавными) буквами. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставят двоеточие.

В каждом пункте приказа или распоряжения указывают:

·    должность, фамилию и инициалы работника, которому дается поручение, или название структурного подразделения-исполнителя (в дательном падеже);

·    если приказом предусмотрено несколько поручений, а исполнитель — один, его должность, фамилию и инициалы указывают один раз;

·    содержание поручения (что сделать? ИЛИ: что делать?);

·    срок его выполнения (до какого срока ИЛИ: к какому сроку ИЛИ: в течение какого периода времени).

Если исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения может отсутствовать.

Срок исполнения может быть установлен общим для всех пунктов приказа. В этом случае он указывается один раз.

В распорядительных документах отметка о наличии приложений самостоятельно не оформляется. Указание на приложение дается в соответствующем пункте приказа (распоряжения).
      Пример
1. Главному инженеру Орлову О.О. до 10.03.2005 подготовить и представить на утверждение график ремонта оборудования сборочного цеха (перечень оборудования прилагается).

Последним пунктом приказа может быть фраза:

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по экономике Власова В.В.

В том случае, когда контроль за исполнением приказа руководитель оставляет за собой, специально оговаривать это в последнем пункте приказа нет необходимости, так как руководитель организации по роду своей деятельности в любом случае осуществляет контроль за исполнением приказов.

Приказ вступает в силу с момента подписания приказа, если иное не указано непосредственно в тексте документа. При этом необходимо помнить, что приказ не может иметь обратной силы, то есть его действие не может распространяться во времени назад. Другими словами, дата подписания приказа не может быть более поздней, чем дата его вступления в силу, указанная в тексте (за исключением приказов о приеме на работу и о переводе на другую постоянную работу).

Ответственность исполнителя за исполнение приказа наступает с момента ознакомления исполнителя с приказом.

В ознакомительную визу входит подпись исполнителя, расшифровка подписи и дата ознакомления с документом. Виза оформляется на оборотной (если есть место, то можно и на лицевой) стороне последнего листа подлинника приказа.

Пример

Руководитель организации подписывает только первый экземпляр — тот, который в дальнейшем будет подшит в дело (подлинник). Затем необходимо сделать необходимое количество копий приказа (в данном примере — семь) и передать их исполнителям.

Приказ, как и любой внутренний документ, следует зарегистрировать в день подписания.

Подлинник приказа подшивается в дело после того, как все поручения, предусмотренные в приказе, будут выполнены, а на документе будет оформлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело. До этого момента подлинник приказа должен храниться в специальной папке с надписью «НА КОНТРОЛЕ».