Практикум «Проверьте свое знание правил формирования и хранения дел»

В заголовке дела указывают:

• наименование вида документов;
• краткое содержание документов;
• период времени, к которому относятся документы дела;
• слово «копии», если дело сформировано из копий документов.

Примечание. Если в дело сформированы документы ограниченного доступа, на обложке ставится штамп Конфиденциально, КТ или Коммерческая тайна

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Для работника, занимающегося подшивкой документов в дела, свидетельством того, что документ исполнен (все поручения по документу выполнены), является реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Основанием для формирования документов в дела могут быть следующие классификационные признаки:

1) Номинальный: при группировке документов принимается во внимание наименование вида документа, например:

• «Протоколы».
• «Приказы».
• «Акты».

2) Предметно-вопросный: группировка документов в дела проводится в зависимости от их содержания, например:

• «Приказы по основной деятельности».
• «Приказы по личному составу».

3) Хронологический: группировка документов за какой-либо определенный период времени, например:

·   «Протоколы заседаний совета директоров за I полугодие 2005 года».

·   «Протоколы заседаний совета директоров за II полугодие 2005 года».

4) Авторский: в дело группируются документы одного автора, например:

• «Распоряжения заместителя директора по персоналу».
• «Распоряжения заместителя директора по экономике».

5) Корреспондентский: документы группируются по реквизиту «Адресат», например:

• «Переписка с военкоматом».
• «Переписка с Департаментом занятости населения».

6) Географический: в одном деле объединяются документы нескольких корреспондентов из одного региона, например:

• «Договоры о поставке мебели из Германии».
• «Договоры о поставке мебели из Италии».

Следует помнить, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков. Например:

Договоры о поставке мебели из Германии за 2005 год

  вид документа    содержание документов        регион     период времени

Переписка с Департаментом занятости населения за 2005 год

вид документа                   корреспондент                                             период времени

Распоряжения директора по экономике за 2005 год

вид документа                    автор документа            период времени

Документы внутри дела должны располагаться в определенной последовательности:

·              способ систематизации документов по алфавиту фамилий работников используют, например, при формировании дела «Лицевые счета по заработной плате», а также дел, содержащих личные карточки работников;

·        в хронологической последовательности (по дате создания или поступления документа в организацию) подшивают, например, приказы, протоколы;

·        в нумерационной последовательности группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию[1];

при формировании дела с перепиской часто используют вопросно-логический принцип систематизации — размещение документов в деле в логической последовательности решения того или иного вопроса. При такой систематизации документ-ответ подшивают вслед за документом-запросом. Это дает возможность без особых затруднений проследить развитие вопроса.

Внутренняя опись документов ведется для дел, содержащих особо ценные документы или сложных по составу, а также для дел с документами ограниченного доступа. Внутренняя опись всегда подшивается в начале дела. В нее вписывается каждый документ, подшиваемый в данное дело.

На бланке внутренней описи должен быть указан номер дела, документы которого вносятся в данную опись. Например:

Опись составляется в табличной форме:

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуру дел кадровой службы составляет руководитель кадровой службы (или сотрудник организации, которому поручено ведение кадрового делопроизводства).

Различают три вида номенклатуры дел:

1)           Типовая номенклатура дел основана на установлении единой индексации дел для организаций всей системы (ведомства, отрасли). Такая номенклатура дел носит нормативный, т.е. обязательный характер.

2)     Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однотипным характером деятельности и составом документов, и носит рекомендательный характер.

3)     Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации или структурного подразделения.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями и служат основой для составления индивидуальных номенклатур дел в подведомственных или дочерних фирмах. Так как они, по сути, являются методическими пособиями, они должны быть согласованы с архивными учреждениями. При составлении индивидуальной номенклатуры дел на основе типовых и примерных номенклатур должна быть учтена специфика делопроизводства в конкретной организации.

У частной компании нет вышестоящей организации, которая позаботилась бы о разработке типовой или примерной номенклатуры дел. Поэтому секретарю такой фирмы при разработке индивидуальной номенклатуры дел следует руководствоваться следующими документами:

1) ГОСТом Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2) Основными правилами работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

3) Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Таким образом, обязательными реквизитами номенклатуры дел являются:

• наименование организации;
• наименование вида документа (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);
• дата и номер документа.

Примечание. Нумерация номенклатур дел производится на протяжении всего периода деятельности организации;

· заголовок к тексту документа. В заголовке указывается, на какой год разработана данная номенклатура дел;

· гриф утверждения документа.

Таким образом, заголовочная часть документа будет иметь, например, такой вид:

Текст номенклатуры дел оформляется в табличной форме. Заголовками разделов могут быть наименования структурных подразделений или виды деятельности организации.

В пределах каждого раздела номенклатуры заголовки дел перечисляются в порядке убывания степени важности документов.

Если в организации отсутствует деление на структурные подразделения, а фирма занимается одним-единственным видом деятельности, номенклатура дел не делится на разделы. В такой номенклатуре заголовки дел, заводимых в организации, будут перечислены по мере убывания степени их важности.

Номенклатуру дел структурного подразделения подписывает руководитель этого подразделения. При наличии экспертной комиссии (ЭК) структурного подразделения номенклатура должна быть с ней согласована.

Кроме того, номенклатура дел структурного подразделения должна быть согласована с руководителем архива или с должностным лицом, ответственным за архив организации.

Утверждать такую номенклатуру не нужно.

Номенклатуру дел крупной организации подписывает руководитель службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела, секретариата). В небольшой частной компании номенклатуру дел организации и составляет, и подписывает секретарь руководителя.

Номенклатура дел организации должна быть согласована с руководителем архива организации или с должностным лицом, ответственным за архив.

Помимо этого, номенклатура дел организации должна быть согласована с экспертной комиссией (ЭК) организации или — при наличии ведомственного архива — с центральной экспертной комиссией ведомственного архива (ЦЭК), а также с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, если организация является источником комплектования государственного архива или передает документы на хранение в государственный архив на договорной основе.

После всех согласований номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Названия новых дел вписываются в номенклатуру дел по мере их заведения. Для этого в номенклатуре дел при ее составлении оставляют свободные строки и резервные индексы дел в конце каждого раздела номенклатуры (24 строки).

В зависимости от сроков хранения документы и дела подразделяются на три группы:

а) постоянного срока хранения;

б) временного срока хранения свыше 10 лет;

в) временного срока хранения до 10 лет включительно.

После утверждения номенклатуры дел на предстоящий делопроизводственный год (в конце декабря текущего года) можно приступать к подготовке папок для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. На корешках папок указывают номер дела по номенклатуре и, если позволяет толщина корешка, название дела.

На рис. 1 показано, как может выглядеть корешок дела.

Дела следует хранить:

·   в запирающихся шкафах;

·   в вертикальном положении;

·   корешками наружу.

При выделении дел и документов к уничтожению составляется акт.

Передача дел на архивное хранение производится по описи.

В описи дела перечислятся в порядке убывания их значимости.

В акте о выделении документов на уничтожение дела и документы перечисляются в произвольном порядке, без учета степени их значимости или важности.

Да, в течение делопроизводственного года документы могут быть выданы для работы.

При выдаче документа из дела нужно заполнить лист-заместитель. На листе-заместителе записывают:

• номер дела, из которого выдается документ;
• наименование, дату и номер выдаваемого документа;
• краткое содержание документа (заголовок к тексту);
• наименование организации, из которой поступил документ;
• дату выдачи документа из дела;
• фамилию и инициалы работника, которому выдается документ.

Работник, выдавший документ, и работник, получивший документ, должны расписаться на листе-заместителе.

Лист-заместитель удобно с практической точки зрения хранить в специально отведенной для этого папке до возвращения документа, так как если лист-заместитель вкладывается в папку вместо документа, то очень легко забыть и о том, что какой-либо документ выдавался, и о самом листе-заместителе.

Лист-заместитель можно оформить на листе формата как А4, так и А5.

По окончании делопроизводственного года документы из дел не выдаются, но может быть выдано дело целиком. При выдаче дела во временное пользование следует заполнить карту-заместитель и поместить ее на место выданного дела.

Карта-заместитель оформляется на листе формата А4. На ней указывается наименование структурного подразделения, в котором хранится дело, номер этого дела по номенклатуре дел структурного подразделения и год, за который дело сформировано.

Карта ставится на место выданного дела.

В карте фиксируется каждый случай выдачи дела во временное пользование. При этом записывают:

• дату выдачи дела;
• количество листов в деле;

·        фамилию и инициалы работника, которому дело выдается для работы.

Получатель ставит свою подпись.

При возврате дела работник, ответственный за хранение дел, указывает в карте-заместителе дату возврата дела и ставит свою подпись.

После возвращения документа и подшивки его в дело лист-заместитель уничтожается.

После возвращения дела карта-заместитель вкладывается в это дело и хранится вместе с ним.

Дело считается заведенным с момента подшивки в дело первого документа.

Если в течение года в дело не было подшито ни одного документа, в графе «Примечание» номенклатуры дел напротив наименования этого дела секретарь должен сделать запись: «Дело не заведено» и расписаться.

Дела используются в справочно-информационной работе в течение одного, реже — двух лет. Затем они должны быть переданы в архив организации (ведомственный архив) на хранение.

Сроки хранения дел исчисляются с 1 января года, следующего за годом формирования дела, независимо от даты первого и последнего документа в деле.

Дело за 2000 год с 5-летним сроком хранения можно уничтожить после 01 января 2006 г.