|
Регистрация входящих документов
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Валентина (гость)valentina1204@mail.ru |
| #1[5001] 29 января 2008, 13:04 |
Оценок нет |
|
|
Всем добрый день!
У меня такой вопрос: нужно ли ксерить и сохранять копии входящих документов? И куда ставится входящий номер? Например: по почте пришел договор. Я его регистрирую как входящий документ и передаю менеджеру. Но я же не могу ставить входящий номер на самом договоре? Для этого я снимаю копию , ставлю на ней вход. номер , а оригинал отдаю менеджеру. Такая же история и со сч/фактуры и тд. Но у меня скапливается столько ксерокопий, ужас. Вот я и задумалась, а надо ли вообще ксерить документы. Может просто вести журнал входящих документов и на этом все. Подскажите пожалуйста. Может, на этот счет есть определенные правила? |
| |
|
Natasha (гость)natakia-kachmarik@yandex.ru
|
|
| Не знаю, что там на счёт правил, но как показывает статистика в нашей компании, то копии всех документов в том числе и исходяхих просто необходима, а вдруг потеряется или ещё чего-нибудь, у нас всякое бывало, а вобще когда накапливается, то мы относим в архив, срок годности порядком 5 лет. Вот так. |
| |
|
Ju (гость)evikt@mail.ru
|
|
Договоры и счета-фактуры не регистрируют при получении. Договор проходит регистрацию, только после подписания всеми сторонами, а номера счетам-фактурам присваивают в бухгалтерии. При отправке эти документы должны сопровождаться сопроводительными письмами, которые и регистрируют в общем делопроизводстве (письма (!), а не договоры или счета).
Если сопроводительных писем нет, документы можно просто учитывать. Т.е завести журнал учета поступивших документов и вносить туда всю информацию. Копировать подобные документы не нужно. Копии все равно не имеют юридической силы. |
| |
|
кира77 (гость)kiritigr@rambler.ru
|
|
Правила, конечно,есть. Но иногда они неудобны. Если в организацию ежедневно приходит несколько сотен счетов-фактур или актов сверки (как у нас) и договоров с контрагентами сотни тысяч - с ума сойти можно все это регистрировать! И копии делать.И хранить.
Может вам составить свою "местную" инструкцию по работе с документами?
У нас делаются копии входящих документов, но это практически всегда письма (их у нас за прошлый год было больше 9000!). А договоры и т.п. отдаем в отделы без регистрации, т.к. на них уже ни сил ни времени не хватит.
Правда для документов, которые пришли позже положенного срока делается исключение-регистрируем, ставим дату обязательно. |
| |
|
Ксюшечкаkseni-07@yandex.ru
Россия, Красноярск
|
|
Привет, всем! Конечно правила существуют, но не всегда они удобны для конкректной организации. Потому что кто-нибудь обязательно что-нибудь потеряет.
У меня в приемной процедуру регистрации проходят: входящие письма, бухгалтерские документы.
С входящих писем обязательно делается копия, которая либо отдается исполнителю, либо подшивается в дело, в зависимости от юридической значимости документа.
Бухгалтерские документы совсем другое дело: в принципе регистрируются они все, счета на оплату обязательны для регистрации. Если к пакету документов есть сопроводительное, то я его регистрирую и с него делаю копию в дело, но только его.
А вообще, человек получил документ, он за него расписался и теперь вся ответственность за этот документ возлагается на него.
А договора передаются юристу, который у себя их регистрирует и пусть сколько ему надо столько и делает копий.
|
| |
|
Мария (гость)mari33@yandex.ru
|
|
| вообще договора и счета фактуры не регистрируются, если их приносят с сопроводительными письмами, то регистрируются только письма, а договора я отдаю юристу, а всякие там счета- фактуры в бухгалтерию. НО! у нас с бухгалтером договоренность, что если приносят просто какие то бухгалтерские документы, то я на них просто ставлю штам, ставлю число и расписываюсь, никакого номера не надо, тогда она видит когда эти документы поступили в организацию и все. никакие ксерокопии договоров и бух. документов я не делаю, мне они не нужны, нужны только сопроводительные письма. |
| |
|
Кира[e-mail скрыт]
Россия, Екатеринбург
|
|
А в нашей организации регистрации подлежат все входящие документы,все!!!и счета-фактуры, и накладные, и договоры, только на них не ставится номер входящего, регистрируется как бы сам факт получения документов, (ходя в журнале присваивается номер). Как и у большинства, штампик ставится на письма, иногда на бухгалтерские документы (когда попросят). Оригиналы всех писем я оставляю у себя, а исполнителям отдаю ксерокопию с резолюцией руководителя (а то от них потом не добьешься оригиналов), присланные факсом регистрирую как обычные (вот думаю, что нужно в журнале регистрации пометку делать), так же и с исходящими документами.
Вот только в чем трудность...некоторые документы присылают напрямую на факсы подразделений и тогда, я их не регистрирую, если сами не принесут мне их на регистрацию.  
|
| |
|
ice girlice_girl_@tut.by
Беларусь, Минск
|
|
| На нерегистрируемых документах так же ставится щтампик, только пустой; а как же быть с договорами и теми же счет-фактурами??? тож ставить на них штампик?) |
| |
|
Таня (гость)
|
|
| Девчата, извините, может невнимательно читала, у меня такой вопрос: как правильно делать, вот входящий документ с резолюцией руководителя оставлять у себя в папке, а исполнителям раздать копии? Или сразу оригинал с резолюцией отдавать, у себя не оставлять? Я вообще-то не оставляла, сразу документ исполнителю, а не копию. Зачем бумажки размножать? Или я не права? |
| |
|
Анастасия[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Санкт-Петербург
|
|
Вот и у меня такой же вопрос: про оригиналы и копии.
Представляю себе несколько упрощённых алгоритмов работы с входящими документами (пункты 1, 6, 7 везде одинаковые).
Опытные секретари, подскажите, какой вариант ЛУЧШЕ, по вашему мнению?
Что из этого является допустимым, что - обязательным для любой фирмы?
Алгоритм 1:
1. Входящий документ принят, зарегистрирован.
2. Делается копия.
3. Копия остаётся на хранении у секретаря.
4. Оригинал отдаётся на резолюцию руководителю.
5. Оригинал с резолюцией отдаётся исполнителю.
6. После исполнения исполнитель ставит отметку и возвращает документ секретарю.
7. Документ подшивается в дело.
Итог: В деле оказывается оригинал с резолюцией и отметкой об исполнении + копия
без резолюции и отметок. Либо копия в первоначальном виде хранится отдельно (при необходимости).
Алгоритм 2:
1. Входящий документ принят, зарегистрирован.
2. Делается копия.
3. Оригинал остаётся на хранении у секретаря.
4. Копия отдаётся на резолюцию руководителю.
5. Копия с резолюцией отдаётся исполнителю.
6. После исполнения исполнитель ставит отметку и возвращает документ секретарю.
7. Документ подшивается в дело.
Итог: В деле оказывается оригинал без резолюции и отметок + копия с резолюцией и отметкой об исполнении.
Алгоритм 3:
1. Входящий документ принят, зарегистрирован.
4. Оригинал отдаётся на резолюцию руководителю.
5. Оригинал с резолюцией отдаётся исполнителю.
6. После исполнения исполнитель ставит отметку и возвращает документ секретарю.
7. Документ подшивается в дело.
Итог: В деле оказывается оригинал с резолюцией и отметкой об исполнении. Копии нет.
Алгоритм 4:
1. Входящий документ принят, зарегистрирован.
2. Оригинал отдаётся на резолюцию руководителю.
3. Делается копия документа с резолюцией.
4. Оригинал остаётся на хранении у секретаря.
5. Копия с резолюцией отдаётся исполнителю.
6. После исполнения исполнитель ставит отметку и возвращает документ секретарю.
7. Документ подшивается в дело.
Итог: В деле оказывается оригинал с резолюцией без отметки об исполнении + копия с резолюцией и отметкой об исполнении.
|
| |
|
Еленаlena-sneg09@eandex.ru
Российская Федерация, Иркутск
|
|
На работе в долджности офис-менеджера всего месяц. Возник такой вопрос: как регистрировать внутреннюю и внешнюю входящюю документацию? Завести два журнала? Один для заявлений, писем, записок и тд (внутренний) а второй дял внешней? или внутреннюю документацию кроме приказов вообще не обязательно регистрировать?
И ещё такой вопрос - можно ли ставить отметки в документе ЧЕРНОЙ ручкой? Или только синей?? |
| |
|
Нюша (гость)
|
|
Анастасия, я использую 3 алгоритм, описанный у вас. Он, собственно, и прописан в Инструкции по ведению д\п в моей организации.
Елена, документ, с отметками и резолюциями черной пастой зачастую трудно отличим от копий. Именно поэтому используются в работе синие ручки. Дальше. Для разграничения потоков регистрации документов, вам необходимо конкретно уяснить для себя, что за доки вы имеете ввиду, какой учет ведете. Например, приказы являются массивом распорядительных документов, служебные записки - внутренней перепиской и т.д. Т.к. вы новичок в д\п - почитайте соответствующие темы здесь на форуме (здесь много раз об этом спращивали и писали), учебные пособия по делопроизводству, возможно посещение курсов. Успехов Вам!  |
| |
|
|
|
3 вариант.
Анастасия, я не знаю кто это писал, но он явно не знает делопроизводства. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
|
| Это ж почему нельзя использовать вариант 3, если именно он и прописываеться, как регламент работы с документами? |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
