Примеры номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.
Цели формирования номенклатуры дел:
- распределения исполненных документов в дела;
- систематизации дел;
- закрепления индексов дел;
- установления сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для составления актов на уничтожение дел;
- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Виды номенклатуры дел
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Составление и оформление номенклатуры дел
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.
Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.
Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.
В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
• условного обозначения (индекса) структурного подразделения;
• порядкового номера дела в пределах отдела или организации.
Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел.
По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.
Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).
В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания» нужно указать их названия.
Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).
Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.
Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:
• о заведении дел;
• о переходящих делах;
• о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;
• о выделении дел к уничтожению;
• о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.
При помещении в дело первого документа в графе «Примечания» номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено» ). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

Схема построения примерной номенклатуры дел
По завершении организационного этапа подготовки к составлению примерных номенклатур дел составители начинают ее разработку. Начинают они ее с выбора классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел.
Выбор схемы зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной типовой или сходной структуры при незначительных различиях обычно выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организаций, при условии выполнения ими одинаковых функций, подвержена частым изменениям, или имеет значительные различия, или даже вообще отсутствует, выбирается функционально-производственная схема.
Поэтому классификационными делениями (разделами и подразделами) примерной номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и ее управленческие функции или направления деятельности.
В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовому штатному расписанию.
В номенклатуре дел организации, построенной по функциональному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство (организационно-распорядительная документация); планирование и отчетность (планово-отчетная документация); финансирование и бухгалтерская отчетность (финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация); работа с персоналом (документация по личному составу); контроль и учет (регистрационно-контрольная и учетная документация) и т.д.
В примерную номенклатуру дел включаются все дела, присущие большинству организаций данной категории, наиболее полно отражающие документируемые участки работы и вопросы их деятельности, а также их общественных организаций, временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела профсоюзных органов, временных творческих коллективов, собраний учредителей, ликвидационной комиссии) и т.д.
Раздел 3. Организация работы с документами
Часть 2. Оперативное хранение документов
Номенклатура дел
Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.
Помощник документоведа и архивиста
Информационный продукт "Помощник документоведа и архивиста" предназначен для работников служб документационного обеспечения управления и архивов организаций, секретарей, делопроизводителей и других специалистов, занимающихся созданием, оформлением документов, а также обеспечением их хранения.
"Помощник документоведа и архивиста" содержит нормативные правовые акты, стандарты, методические рекомендации и другие документы (типовые инструкции по делопроизводству, примерные номенклатуры дел и др.), а также периодические и книжные издания, словари и справочники по вопросам документирования информации, работы с документами и их хранения.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.1 В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.2
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки. 3
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:
• Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
• Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1);
• Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).
Тексты вышеуказанных документов полностью содержатся в разделе "Нормативные документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА".
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:
• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. 4
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. 5
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:
• в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
• в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений. 6
Форма номенклатуры дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций, форма номенклатуры дел структурного подразделения – в приложении 8.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 7
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 8
Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. 9
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел. 10
Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:
• номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;
• формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения ("Приказы генерального директора по производственным вопросам", "Документы к протоколам заседания совета директоров (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.)");
• дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения. 11
Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:
Индекс дела Заголовок дела
(тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). 12
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:
• в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
• в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
• в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
• в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.13 В этой графе могут быть проставлены и такие отметки, как "До замены новым", "До минования надобности", "ЭК", "ЭПК". Отметка "ЭК" может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение 14;
• в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 15
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. 16
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.
Следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях. 17
При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.