|
Приказы
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Катя (гость)secretary@ptmail.ru |
| |
Добрый день, девочки!
Вот какой вопрос: каким образом можно наладить "приказное" делопроизводство в нескольких отделах фирмы, т.е. у нашей фирмы есть 5 отделов, каждый из которых составляет приказы и распоряжения согласно профилю. Раньше с нумерацией и учетом проблем не было, а когда нужно было найти приказ под номером 105, то выяснилось, что существует 5 приказов под этим номером. Путанница. Как этот процесс систематизировать? Поделитесь опытом, пожалуйста.
У меня была идея присвоить всем отделам номера и писать номер отдела через /, а нумерация для всех сквозная. Но реально ли это? Может будут какие-то варианты еще? Спасибо большое за внимание. Жду вариантов. |
| |
|
Гаечка[e-mail скрыт]
Россия, Герой
|
|
| Может, удобнее ввести литеры? У каждого отдела своя литера. Например, № 123-К (кадры) или № 123-Ю (юридический) и т.д. |
| |
|
|
|
| Во-во, присвоить отделам индексы. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Натали (гость)
|
|
| Да, правильно. Начать нужно с создания положения о введении в действие классификатора служб и структурных подразделений. А буквами, кодами, или цифрами будешь различать подразделения не важно. |
| |
|
Катя (гость)secretary@ptmail.ru
|
|
Спасибо. А что относительно сквозной нумерации (в том числе кадры) или все-таки у каждого отдела своя?
И каким образом должно выглядеть положение о введении классификатора служб? Может есть образец или набросок? Вышлите на мейл, пожалуйста.
А если еще будут варианты оформления этого всего - также буду благодарна. |
| |
|
АННА (гость)MUPSAH@UDM.RU
|
|
| Катя, а от чьего имени пишутся приказы? т.е. кто их подписывает? Я считаю, что у приказов должна быть единая регистрация, если их подписывает один (самый главный) руководитель, например генеральный директор.Это самый главный распорядительный документ во всей организации, который зачастую охватывает работу всего предприятия и сотрудников. А те распорядительные документы, которые издаются в отделах (службах), и имеют отношение к работникам конкретного отдела (службы) имеет смысл назвать распоряжениями или указаниями руководителя подразделения(через введение новой номенклатуры дел, либо через введение изменений в действующую). И тогда уже для распоряжений ввести индексы (буквенные и цифровые неважно), ведение сквозной или параллельной регистрации будет зависеть от того, кто и где будет из регистрировать. Если распоряжения будут регистрироваться на местах (в отделах) то регистрация по номерам у каждого своя с указанием порядкового номера и общепринятого индекса. Удачи! |
| |
|
Катя (гость)secretary@ptmail.ru
|
|
| Аня, дело в том, что у нас сеть магазинов модной одежды, в которую входят 6 фирм. соответственно приказы составляются по 6 фирмам да и еще по 5 отделам: кадры, отдел продаж, охрана труда, строительный отдел и общие приказы. Соответственно кадры делают приказы по сотрудникам, отдел продаж - приказы на распродажи, поступления новых коллекций и т.д., отрана труда - свои заморочки, строительный - свое. А подписывают это все директора фирм (их 6).Вот таким образом. В этой компании я работаю недавно (3 с небольшим недели). Раньше похоже никто не занимался этим вопросом да и регистрации как таковой не было, но начальство дало задание разработать систему "приказного" делопроизводства, подготовить все необходимые документы (в т.ч. и "положение о классификации приказов"), но как это сделать так, чтобы потом не переделывать из-за неэффективности. Ведь хочется один раз сделать и чтоб работало "как часы". |
| |
|
АННА (гость)MUPSAH@UDM.RU
|
|
| Катя, а в этих шести фирмах кто ведет делопроизводство? А что касается пяти отделов, то я вижу это так: кадровые приказы (как впрочем и все кадровое делопроизводство) стоят особняком: у них свя регистрация ( у нас их ведет кадровая служба в программе 1С Кадры) и регистрируются они в разных журналах, формируются в разные дела. Регистрируются с индексами (напр. №38-от (отпуск), № 403-пр (прием), №67-ув (увольнение), № 109-к (прочие кадровые, т.е. взыскания, поощрения, и т.п. Приказы по основной деятельности - это отдельный массив документов, касающийся деятельности всей фирмы в целом (у меня они регистрируются без индексов, тогда как кадровые все с определенными индексами). И все же я предлагаю, если у вас есть такая неоходимость, ввести форму распоряжений начальников прочих отделов, и приказов руководителя по основной деятельности для всей фирмы. Конечно, тут стоит проявить твердость убеждения в работе с начальниками отделов при формировании новых массивов документов и заручится подержкой директора в этом вопросе. Т.к. к нововведениям у нас всегда тяжело привыкают(по себе знаю), но это значительно облегчит и систематизирует работу. У себя на предприятии я ввела приказом директора и утвердила им же (пять лет назад) Инструкцию по ведению делопроизводства. Объемный документ описывающий все тонкости работы с документами конкретно на нашем предприятии. Ну и естественно, номенклатуру дел с разбивкой по отделам. Катя, и у тебя все у тебя получится! |
| |
|
Катя (гость)secretary@ptmail.ru
|
|
Спасибо за поддержку! Делопроизводством как таковым похоже никто не занимается, т.е. вх./исх. корреспонденцию регистрирую я и т.д. а приказы и распоряжения хранятся по отделам, поэтому никогда ничего найти нельзя. Вот и поручили наладить весь процесс.
Вообщем получается так: кадры занимаются этим вопросом самостоятельно; остальные отделы - единая нумерация, только у каждого свое сокращение (скорее всего буквенное); оригиналы всех приказов хранятся в одном месте??? А копию для соответствующего отдела выдавать? Как "выдавать" номера приказов? Вести какой-нибудь журнал, в который записываются все изготовленные приказы и нумеровать их по мере поступления? Аня, может у тебя есть вариант распоряжения о введении "классификации приказов" (я имею ввиду о присвоении отделам обозначений буквенных)??? |
| |
|
АННА (гость)MUPSAH@UDM.RU
|
|
Оригиналы всех приказов хранятся в одном месте! Если ты их всех регистрируешь, то не нужно никакой дополнительной буквенной информации, копии после подписания и регистрации раздаешь в те отделы или тем лицам, которых этот приказ касается, раздаешь под роспиь с указанием на оригинале: "копию приказа для работы получил,,,,", либо если достаточно только ознакомления, то "с приказом ознкаомлен....". И помни: приказом становится только подписанный руководителем документ! Регистрируются приказы в одном месте (у тебя) в журнале прошитом и пронумерованном.
А систему индексов разработать только для распорядительных документов начальников прочих отделов (если есть вообще необходимость в них). Обычно такая необходимость возникает если подразделения (или службы) сами по себе большие и самостоятельные (а у вас какие?)Мне почему-то думается, что у вас достаточно единой регистрации приказов по основной деятельности и единого места их хранения (по охране труда, по продажам-распродажам, по открытию-закрытию сезонов, срокам строительства)
И еще раз укажу, что вся система документооборота в организации, в т.ч. и классификация приказов, буквенные обозначения, индексы отделов необходимо собрать в Инструкции по ведению делопроизводства. А вот она уже приказом руководителя утверждается и вводится в действие, является обязательной для исполнения всеми сотрудниками. А это именно то, что тебе и нужно. В ней ты можешь описать именно тот способ работы, который удобен для тебя и вашей организации. Такая своеобразная палочка-выручалочка.
Катя, может я и описываю это слишком сложно, но на самом деле это очень просто и удобно. Удачи во всех начинаниях! |
| |
|
Катя (гость)secretary@ptmail.ru
|
|
Ольгуня[e-mail скрыт]
Российская Федерация
|
|
Девочки, подскажите, кто может 
По госту руководство организации (гл. инженеры, сам руководитель и иже с ними) должно ходить на обучение по охране труда. Аудитор говорит, что необходимо делать приказ о направлении на обучение без отрыва от основной работы (видимо, чтоб человеку з.п. за это время отдали полностью). У нас в приказ включен директор, гл. инженер, мастер. Одним из пунктов приказа идет предоставление подтверждающих прохождение обучения документов. Затруднение вызывает, во-первых, формулировки касающиеся самого директора, а во-вторых, сам процесс ознакомления с приказом.  |
| |
|
Вам говорят, что Вы умны и красивы, не спорьте – людей не переубедишь
Чёрный кот, перебежавший вам дорогу, означает, что животное куда-то торопится
И не читайте советских газет. Так других нет! Вот никакие и не читайте
 |
| |
|
|
|
Директора можно не знакомить под роспись. 
А какие затруднения с формулировкой? |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Ольгуня[e-mail скрыт]
Российская Федерация
|
|
Джулл, высылаю примерно, чего набила и примерно как:
Для проверки знаний требований охраны труда в соответствии с ГОСТ 12.0.004-90 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Направить в НОУ Учебный центр «Ромашка» на обучение без отрыва от основной работы по курсу «Охрана труда» с 30 ноября 2009 г. по 3 декабря 2009 г.
1.1. Директора Пупкова Ивана Ивановича;
1.2. Главного инженера Петрова Петра Петровича;
1.3. Мастера Сидорова Сидора Анисифоровича.
2. По окончании обучения сотрудникам, указанным в подпунктах 1.1. - 1.3. настоящего приказа, предоставить в административно-хозяйственный отдел документы, подтверждающие прохождение проверки знаний требований охраны труда установленного образца.
Директор И.И. Пупков
С приказом ознакомлены: П.П. Петров
С.А. Сидоров
|
| |
|
Вам говорят, что Вы умны и красивы, не спорьте – людей не переубедишь
Чёрный кот, перебежавший вам дорогу, означает, что животное куда-то торопится
И не читайте советских газет. Так других нет! Вот никакие и не читайте
|
| |
|
|
|
Нормуль.
Только не для "проверки знаний требований" я бы написала, а для "обеспечения охраны труда".
ЗЫ. Доки Вы у них забрать не сможите. Только копии сделать. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
