|
"приказное делопроизводство"
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Катерина[e-mail скрыт]
Россия, Санкт-Петербург |
| |
Добрый день, девочки!
Вот какой вопрос: каким образом можно наладить "приказное" делопроизводство в нескольких отделах фирмы, т.е. у нашей фирмы есть 5 отделов, каждый из которых составляет приказы и распоряжения согласно профилю. Раньше с нумерацией и учетом проблем не было, а когда нужно было найти приказ под номером 105, то выяснилось, что существует 5 приказов под этим номером. Путанница. Как этот процесс систематизировать? Поделитесь опытом, пожалуйста.
У меня была идея присвоить всем отделам номера и писать номер отдела через /, а нумерация для всех сквозная. Но реально ли это? Может будут какие-то варианты еще? Спасибо большое за внимание. Жду вариантов. |
| |
|
Maxim[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Красноярск
|
|
| Вопрос интересный. В нашем "фирме" более 20 структурных подразделений. Все нормативные правовые документы и организационно распорядительные (приказы, распоряжения)подписанные начальником регистрируются в одном месте - в общем приказном отделе независимо от того кто готовил проект. Приказы подписанные другими руководителями, т.е. начальниками структурных подразделений регистрируются в их отделах за индексами присвоенными им ранее и нумерация у приказов своя, но через тот же индекс. (5/789) Приказы по личному составу и оргштатные подписывает полько первый руководитель и соответственно регистрируются в общем приказном отделе. Если коротко то так. |
| |
|
Maxim[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Красноярск
|
|
| Если будет индекс, то нет смысла делать сквозную нумерацию приказов. Добавлю, что в общем отделе индексов нет. |
| |
|
Катя (гость)secretary@ptmail.ru
|
|
Я немного не поняла. Вот в чем ситуация. У нас сеть магазинов модной одежды, в которой 6 фирм, в каждой по 5 отделов. Соответственно приказы изготавливаются по каждой фирме отдельно да и еще по 5 отделам в каждой. Подписывают все приказы (в т.ч.по всем отделам) ген.директора.
Каждому отделу присвоить индекс, за исключением ОК - всем этим они занимаются самостоятельно. Нумерация в таком случае д.б. сквозной я думаю. Присваивать номер непосредственно при регистрации приказа в единую книгу (допустим она будет у меня). Оригинал хранится у меня, копия - в отдел, по которому приказ.
Может у кого есть вариант распорядительного документа о присвоении отделам индексов или что-то вроде этого? |
| |
|
Maxim[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Красноярск
|
|
| Всё понятно. Если из числа 6 фирм каждая самостоятельное юридическое лицо, то соответственно имеет свое делопроизводство и свой бланк, учётные формы и т.д. приказы первого руководителя этой фирмы на бланке без индексов, её отделы с индексами, в других фирмах будут другие бланки и всё по той же схеме. Ни кто не запутается. |
| |
|
АННА (гость)MUPSAH@UDM.RU
|
|
Катя, я абсолютно согласна с Максимом.
Всё описано правильно и просто. А я пыталась тебе подробно рассказать практическую сторону, т.к. сама когда-то пережила подобное. Если непонятно, спрашивай!
Я на сайте новичок, но опыт работы в приемной и в делопроизводстве приличный. Хороший сайт! |
| |
|
Катя (гость)secretary@ptmail.ru
|
|
Здравствуйте, Максим.
Ситуация вот в чем: я работаю в компании-сети магазинов модной одежды, в
которой 6 фирм. У каждой фирмы свой директор, но есть еще 5 отделов, которые
работают для всех, хотя сотрудники числятся по разным фирмам.
Отделы: ОК, торговый отдел (распродажи, переоценка товара и т.д.), отдел
строительства и эксплуатации, охрана труда и собственно секретариат
(реорганизация, номенклатура и пр.).
Приказы все отделы составляют сами. Нумерация у всех своя была. Оригиналы
этих распорядительных документов хранились в отделах, т.е. никакого контроля
со стороны административного директора не было. И в одни "прекрасный" день
ему (административному директору) понадобился приказ под ? 25. Их оказалось
5 штук, да и еще по разным местам. Ничего не найти.
Дал распоряжение мне продумать всю ситуацию и подготовить проект
"приказного" делопроизводства, т.е. как приказы издавать? Нумерация единая
или у каждого своя? Где хранить? В канцелярии или в отделах? Как это все
контролировать?
Я думаю это должно выглядеть так: пусть приказы готовят отделы, но номера
выдаю я при регистрации их в единый журнал. Оригиналы хранятся в канцелярии,
копии - отдел.
Думаю введение всех дуквенных или цифровых индексов неэффективно, т.к.
отделы небольшие, да и их не так уж много.
Что-то почта не работает. |
| |
|
Maxim[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Красноярск
|
|
Если всё же на Ваш взгляд возникла острая необходимость в выполнении работы за другие фирмы, то это можно сделать. В таком случае всё равно учётные формы должны быть раздельные согласно виду организационно-распорядительных документов и юр. лиц Если у Вас ещё проблема в систематизации и хранении, то на мой взгляд достаточно будет поступить как я писал в первом случае, но при этом сделать единую номенклатуру дел где прописать куда и что систематизировать, в том числе и какие будут индексы. Тогда в поиске документов проблем не будет и индексы разные. Номенклатура дел обеспечит Вам в т.ч. и контроль определите только место архива. Текущие дела безусловно в канцелярии и архивные тоже если нет отдельного.
Неужели у Вас в фирме такое большое количество приказов, что каждый отдел их готовит за подписью своего руководителя. К примеру можно было бы определить так:
1) Приказы по основной деятельности, по лично составу, организационно штатные подписывает только Ваш руководитель после согласования с руководителями отделов. Вы регистрируете, систематизируете, ведёте дела, их закрываете и сдаёте на архивное хранение. В фирмах которые входят в Вашу группу, являющиеся юр. лицами пусть сами готовят приказы их систематизируют, закрывают и здают на хранение к вам согласно номенклатуры дел, которую подготовите Вы. |
| |
|
|
|
Катя, а можно узнать,
Почему Вы открыли 3 одиноковые темы? |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Катя (гость)secretary@ptmail.ru
|
|
Гаечка[e-mail скрыт]
Россия, Герой
|
|
Катя писал(а): Чтобы эффективней было.
Катя, здесь все вполне адекватны - по нескольку раз повторять не надо. Кто захотел откликнуться и помочь вам, уже это сделали. Не нужно засорять форум дубликатами. |
| |
|
Катя (гость)secretary@ptmail.ru
|
|
| Спасибо, учту. Не нервничайте. |
| |
|
« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...