|
С чего все начинается?
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Катринkeiti-85@meil.ru
Россия, Москва |
| |
Привет, девченки!
Подскажите, пожалуйста, с чего начать свою работу. Фирма маленькая, недавно зарегистрирована. Секретаря еще не было у них. Я тоже не имею опыта работы, хотя на курсах училась. Документооборот не организован. Вопросы такие:
1) Какие папки заводить для документов
2) Какого стандарта или можно любые?
3) Какие тетради и какого формата для входящей-исходящей док-ии
4) Где покупать салфетки, чай и т.д., кто выбирает что покупать и кто это должен делать?
Напишите пожалуйста все, кто что знает, буду очень признательна!
|
| |
|
Юлия (гость)
|
|
Катрин, добро пожаловать на форум!
Не думаю, что у тебя ничего не отложилось в голове после курсов. Просто ты пока не знаешь, с чего начать, и боишься что-то испортить, сделать ошибку. Ты же должна показать всем, что ты молодой, но специалист. Для начала не волнуйся.
Итак, что я тебе могу подсказать? Я очень долгое время почти все необходимое покупаю в Комусе (их сайт www.komus.ru). Можно многое покупать и в хозяйственных магазинах, книжных (там ВСЯ канцелярия есть тоже), даже в "Перекрестке" кое-что нахожу НАМНОГО дешевле, чем в комусе или в других магазинчиках. Это ты присмотрись сама к магазинам, походи - может выберешь себе то, что другим не нравится.
1. Для начала хотелось бы узнать, на тебе будет общее делопроизводство или КАДРОВОЕ тоже? От этого и будет зависеть ответ, какими папками тебе обзаводиться (я имею ввиду - для чего предназначать каждую папку).
2. Папки лучше покупать для стандартных листов А4. Даже если у тебя и появятся документы формата А3 или А2, то они складываются, согласно правилам, и вкладываются в стандартную папку А4, нужно будет предварительно уложить в файл.
Мне лично очень нравятся папки Bantex, который из жесткого картона, обтянутые полипропиленовой водонепроницаемой пленкой. ОЧЕНЬ удобные, рекомендую. Ширина корешка бывает 50 мм и 70 мм. Это выбираешь сама - по кол-ву документов.
Вообще эти папки называются папки-регистраторы с арочным механизмом (т.е. для файлов либо для листов, предварительно "продыроколенных") 
Еще есть тоненькие скоросшиватели. Тоже лучше брать пластиковые.
Еще есть с зажимами. Короче, выбор огромный. Надо только определиться, для каких целей нужно подобрать папочки.
Пластиковые - это очень удобно. Везде бывает так, что где-то "цветочек на полке стоял и вода накапала на полки и на папочки", "случайно стаканчик с чаем толкнули, когда на столе папка лежала" и т.п. ;)
Кто-то любит attache, CRONA, Esselte, LEITZ, NoName... Мне очень понравился именно Bantex, именно обтянютых ПВХ.
Как говорится, на вкус и цвет...
3. В том же Комусе (можно и не через интернет, а просто в их фирменных магазинах) продаются СПЕЦИАЛЬНЫЕ тетради формата А4. Они так и называются:
а) "Тетрадь регистрации корреспонденции"
б) "Тетрадь регистрации посетителей"
в) "Тетрадь менеджера для переговоров"
г) "Тетрадь регистрации документов"
есть еще:
"журнал администратора для почасовой записи"
"журнал учета для розничной торговли"
"журнал учета персонала"
Эти все вышеперечисленные тетради покупаю в Комусе. Выбор большой. Это не весь список. Я выписала наиболее распространенные.
Может быть что-нибудь пригодится и в твоей работе.
4. Салфетки, чай...
Я считаю, что в Комусе они дороговаты. Можно подешевле купить в магазине. В том же самом "Перекрестке" те же салфетки стоят дешевле. Всякие тряпочки тоже. И чай-кофе-сахар-сливки тоже. Кстати, в Ашане тоже нормальные и доступные цены.
Если еще какие будут вопросы - обращайся, поможем ;)
P.S.Писала-писала, и только потом заметила, что на "ты" обращаюсь. Нормально, ничего страшного? ;)
Ко мне тоже можно, конечно, на "ты".
|
| |
|
Джули[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Катрин, добро пожаловать на форум!
Не думаю, что у тебя ничего не отложилось в голове после курсов. Просто ты пока не знаешь, с чего начать, и боишься что-то испортить, сделать ошибку. Ты же должна показать всем, что ты молодой, но специалист. Для начала не волнуйся.
Итак, что я тебе могу подсказать? Я очень долгое время почти все необходимое покупаю в Комусе (их сайт www.komus.ru). Можно многое покупать и в хозяйственных магазинах, книжных (там ВСЯ канцелярия есть тоже), даже в "Перекрестке" кое-что нахожу НАМНОГО дешевле, чем в комусе или в других магазинчиках. Это ты присмотрись сама к магазинам, походи - может выберешь себе то, что другим не нравится.
1. Для начала хотелось бы узнать, на тебе будет общее делопроизводство или КАДРОВОЕ тоже? От этого и будет зависеть ответ, какими папками тебе обзаводиться (я имею ввиду - для чего предназначать каждую папку).
2. Папки лучше покупать для стандартных листов А4. Даже если у тебя и появятся документы формата А3 или А2, то они складываются, согласно правилам, и вкладываются в стандартную папку А4, нужно будет предварительно уложить в файл.
Мне лично очень нравятся папки Bantex, который из жесткого картона, обтянутые полипропиленовой водонепроницаемой пленкой. ОЧЕНЬ удобные, рекомендую. Ширина корешка бывает 50 мм и 70 мм. Это выбираешь сама - по кол-ву документов.
Вообще эти папки называются папки-регистраторы с арочным механизмом (т.е. для файлов либо для листов, предварительно "продыроколенных")
Еще есть тоненькие скоросшиватели. Тоже лучше брать пластиковые.
Еще есть с зажимами. Короче, выбор огромный. Надо только определиться, для каких целей нужно подобрать папочки.
Пластиковые - это очень удобно. Везде бывает так, что где-то "цветочек на полке стоял и вода накапала на полки и на папочки", "случайно стаканчик с чаем толкнули, когда на столе папка лежала" и т.п. ;)
Кто-то любит attache, CRONA, Esselte, LEITZ, NoName... Мне очень понравился именно Bantex, именно обтянютых ПВХ.
Как говорится, на вкус и цвет...
3. В том же Комусе (можно и не через интернет, а просто в их фирменных магазинах) продаются СПЕЦИАЛЬНЫЕ тетради формата А4. Они так и называются:
а) "Тетрадь регистрации корреспонденции"
б) "Тетрадь регистрации посетителей"
в) "Тетрадь менеджера для переговоров"
г) "Тетрадь регистрации документов"
есть еще:
"журнал администратора для почасовой записи"
"журнал учета для розничной торговли"
"журнал учета персонала"
Эти все вышеперечисленные тетради покупаю в Комусе. Выбор большой. Это не весь список. Я выписала наиболее распространенные.
Может быть что-нибудь пригодится и в твоей работе.
4. Салфетки, чай...
Я считаю, что в Комусе они дороговаты. Можно подешевле купить в магазине. В том же самом "Перекрестке" те же салфетки стоят дешевле. Всякие тряпочки тоже. И чай-кофе-сахар-сливки тоже. Кстати, в Ашане тоже нормальные и доступные цены.
Если еще какие будут вопросы - обращайся, поможем ;)
P.S.Писала-писала, и только потом заметила, что на "ты" обращаюсь. Нормально, ничего страшного? ;)
Ко мне тоже можно, конечно, на "ты".
|
| |
|
Катрин (гость)keiti-85@mail.ru
|
|
Привет!
Юля, спасибо за такой подробный ответ!!! Конечно можно на ты. Вообще наверняка многие тоже начинают работу секретаря с "нуля". Давайте здесь соберем все что может помочь??? Можно еще вопросы?
1. Продукты и папки, ручки тетрадки, тряпки и т.д. покупать и самой тащить в офис? Или можно дать заказ шефу и он купит ( на машине то сподручнее?)? Чеки собирать или они нигде не учитываются?
2. Если правильно поняла, специальных ГОСТов на папки не существует, главное чтоб А4 влезал?
3. Сколько и каких папок и журналов надо заводить, можно поточнее. На курсах этот момент как-то вскользь упомянули. Фирма маленькая, человек 10. Кадровое про-во тоже на мне.
4. Регистационный номер считать от создания фирмы?
5. Каие документы подшивают? Понятно, что договора, приказы, письма, простите за глупый вопрос, а письма по емейл приходящие тоже распечатывать и подшивать?
Ужас сколько всего нужно сделать!!! Офис полупустой, недавно вьехали.
Что бы вы сделали, если бы начали работать в новой фирме, которая недавно открылась? На работу выхожу в понедельник, с чего мне начать? Напишите пожалуйста.
|
| |
|
|
|
Катрин! Насчет чая и кофе, думаю, лучше узнать предпочтения твоего директора. У нас, например есть человек, который все хоз. товары закупает, т.е. в мои обязанности это не входит. У тебя может быть по-другому.
Папки, тетради и прочее вести тебе, поэтому выбирай то, что удобно. Главное, чтобы денег не жалели 
Также, думаю, важно выяснить у начальника и сотрудников их ожидания от секретаря, это поможет эффективнее орг-ть свою работу(я, конечно не имею в виду крайпости "принеси-подай" )Желаю тебе удачи! |
| |
|
|
|
|
Катрин писал(а):
1. Продукты и папки, ручки тетрадки, тряпки и т.д. покупать и самой тащить в офис? Или можно дать заказ шефу и он купит ( на машине то сподручнее?)? Чеки собирать или они нигде не учитываются?
Я не представляю, чтобы мой директор что-то покупал, если честно. Есть ведь фирмы, которые сами доставляют канцтовары. Обязательно поговори с ним, задай вопрос, кто этим будет заниматься. Чеки обязательно хранить, Ты же не меценат, чтоб всё на свои кровные покупать)))Катрин писал(а): 5. Каие документы подшивают? Понятно, что договора, приказы, письма, простите за глупый вопрос, а письма по емейл приходящие тоже распечатывать и подшивать?
Я не слышала, чтоб такое делали. Все эл.письма же сохраняются в компе. Зачем тебе лишние бумаги???
Кстати, возможно, многие вопросы отпадут сами собой. Наверняка, твой шеф проведет какое-то собрание организационное, или лично с тобой переговорит. Зачем он иначе нужен, если организовать работу не может? А если нет, так сама напросись на беседу))) У тебя вё получится, не переживай. Ведь раз вы только открылись, работы много не должно быть... |
| |
|
Катрин (гость)keiti-85@mail.ru
|
|
| Хочу сказать, здесь классный форум. Можно найти почти все. Я пару дней назад его открыла и... зачиталась!!! Здорово, что тут не оставляют в беде, подскажут, помогут. |
| |
|
Катрин (гость)keiti-85@mail.ru
|
|
Подскажите пожалуйста,
где можно посмотреть табельный номер сотрудника?
Где брать бланки для личных дел, личных карточек Т-2, справок? |
| |
|
Нюта[e-mail скрыт]
Российская Федерация, УР
|
|
Табельный номер сотрудника присваивает отдел кадров при приеме на работу (но насколько я знаю не везде и не всегда, некоторые организации работают без табельных номеров).
Формы Личной карточки, справок, актов, табелей учета рабочего времени всегда можно найти в интернете через поисковик, кое-что есть здесь в "Обмен документами". Но личные карточки предпочтительней покупать в магазине "Бланки", там они большого формата и на твердой бумаге, что гораздо удобнее в использовании. |
| |
|
|
Умею закатывать всё...глаза, банки, истерику...Умею из ничего делать...обед, прическу, скандал...могу выносить мусор, мозг...! Я вообще, очень способная девушка..
|
| |
Катрин (гость)keiti-85@mail.ru
|
|
Все ясно!!! Так вот мне и придется совмещать работу и кадровика тоже. Заполняю тут карточки личные и т.д. Вот и интересуюсь как табельный номер присваивать???
А где хранятся трудовые книжки и каким образом? Можно поточнее. Я плохо разобрала, что написано в книге. Нужны вроде еще журналы учета трудовых книжек, как их оформлять? |
| |
|
Нюта[e-mail скрыт]
Российская Федерация, УР
|
|
| Катрин, если уж ты ведешь кадры, то тебе самой и решать есть ли необзодимость в таб.№. Большая организация, численность высокая, какая текучка? Может и не стоит лишний раз народ нумеровать? Трудовые книжки хранятся в сейфе, учет ведется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма Т-10), тоже в "Бланках" продается. Много внимания вопросам заполнения и ведения трудовых книжек уделяется в журнале "Спавочник кадровика". Однажды приложением к нему пришла книжечка-наглядное пособие "Трудовая книжка без ошибок" с примерами заполнения тр.кн. "на все случаи жизни". Очень удобно! А вообще стоит поискать и поизучать нормативные акты по ведению тр.кн. |
| |
|
|
Умею закатывать всё...глаза, банки, истерику...Умею из ничего делать...обед, прическу, скандал...могу выносить мусор, мозг...! Я вообще, очень способная девушка..
|
| |
|
|
Катрин писал(а): Вот и интересуюсь как табельный номер присваивать???
По порядку. Номера не должы повторяться. Если в бухгалтерии есть 1С, возьми табельные номера оттуда. Катрин писал(а): А где хранятся трудовые книжки и каким образом? Можно поточнее.
В сейфе. Уволенных сотрудников отдельно от работающих. Катрин писал(а): Нужны вроде еще журналы учета трудовых книжек, как их оформлять?
Купить в Комусе, протумеровать, прошить.
"Секретарь-референ" обещал нам в сентябрьском номере статью по организации кадрового производства. ))
Бедный ребенок. 
|
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Нюта[e-mail скрыт]
Российская Федерация, УР
|
|
"В сейфе. Уволенных сотрудников отдельно от работающих."
Не поняла: почему хранятся трудовые книжки уволенных работников ? |
| |
|
|
Умею закатывать всё...глаза, банки, истерику...Умею из ничего делать...обед, прическу, скандал...могу выносить мусор, мозг...! Я вообще, очень способная девушка..
|
| |
|
|
|
АННА писал(а): Не поняла: почему хранятся трудовые книжки уволенных работников ?
Потому, что существую сотрудники которые их не забирают. Таким сотрудникам пишуть письмо с просьбой забрать и вопросом куда ее можно направить, а книжку с полученным уведомлением о вручении такого письма хранят отдельно от остальных. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Катрин (гость)keiti-85@mail.ru
|
|
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...