Оптимиация документооборота

Глафира писал(а):

Гаечка писал(а):

Согласна с Панагеей - такое количество папок необоснованно и только затруднит вам рабочий процесс. Двух папок и двух журналов вполне достаточно (это я про вх/исх документацию) .

не согласна с Гаечкой. двух папок достаточно, если в год у вас три привета 2 ответа. но если переписка обширная, то формировать дела (по-вашему, папочки) следует иначе. во-первых, надо определить основные направления переписки по тематике, по адресатам и т.п. исходя из этого завести отдельно папочку "переписка с ооо ромашка за 1 кв.0000 года" или "переписка по поставке оборудования за 0000 год". чем больше признаков будет вынесено в заголовок дела (написано на корешке папочки: с кем? по какому вопросу? за какой период времени?), тем легче потом разыскать пропажу. при подобном методе хранения доков, вы имеете возможность подшить ответ к запросу, причем следует иметь в виду, что переписка зачастую может тянуться во времени. но у вас вся история бумажка к бумажке (ваш запрос - их ответ - ваши возражения-их доводы и т.д.) подколота в одном месте.
а при вашей системе как вы подошьете ответ на ваш запрос: в исходящие по смыслу не подходит, а во входящих будет одиноко без запроса болтаться. шеф попросит "дай-ка, Гаечка, мне всю переписку по такому-то вопросу" и что? будете ворошить все папки? ;)

Глафира писал(а):

тогда вам тот же вопрос: куда подшить ответ на запрос? и как его потом искать, когда шеф запросит "всю переписку по такому-то вопросу"?

Карина Огурян писал(а):

Глафира писал(а):

тогда вам тот же вопрос: куда подшить ответ на запрос? и как его потом искать, когда шеф запросит "всю переписку по такому-то вопросу"?

Да во входящую документацию этот ответ на запрос и отправить!
А как искать?Да очень просто!По журналу входящей корреспонденции!

Карина Огурян писал(а):

Глафира писал(а):

тогда вам тот же вопрос: куда подшить ответ на запрос? и как его потом искать, когда шеф запросит "всю переписку по такому-то вопросу"?

Да во входящую документацию этот ответ на запрос и отправить!
А как искать?Да очень просто!По журналу входящей документации!

Глафира писал(а):

Карина Огурян писал(а):

Глафира писал(а):

тогда вам тот же вопрос: куда подшить ответ на запрос? и как его потом искать, когда шеф запросит "всю переписку по такому-то вопросу"?

Да во входящую документацию этот ответ на запрос и отправить!
А как искать?Да очень просто!По журналу входящей документации!

хорошо. шеф дал задание. вы открыли входящую папочку, прошерстили ее от корки до корки. выудили все письма по его запросу. потом вспомнили, что Пупкин что-то такое писал до этого. вы открыли исходящую папочку. и методично начали листать каждую бумажку. а если вы уволились? новый секретарь знать не знает: был ответ? не было? и вообще когда эта переписка началась... подстава...
даже в маленькой фирме можно выделить главные русла: переписка с западными партнерами//переписка с контролирующими органами//переписка за определенный период времени и проч.

Гаечка писал(а):

Глафира, я вас поняла. У меня существует отдельная папка, в которую я подшиваю переписку с неким ООО, но это было желание самого директора, поскольку переписка активная и имеют место быть претензии и разбирательства.

Панагея писал(а):

Я распечатываю сам текст эл.письмо и вложенные файлы, ставлю на распечатанное письмо печать ВХОДЯЩИЙ пишу номер и дату, т.е регистрирую в журнале

Ксения писал(а):

А в случае такой вот рассортировки папки, когда с кем-то большая переписка и его отделяшь и выносишь в отдельную папку - что делать с нумерацией? Ведь она была сквозная, а теперь получается, что ООО "Ромашка" написала 50 писем, а последний входящий номер, например, 70..
Продолжать вести общую нумерацию?
Если нет, то как сделать индивидуальную? Когда и как на неё переходить?

Глафира писал(а):

Ксения писал(а):

А в случае такой вот рассортировки папки, когда с кем-то большая переписка и его отделяшь и выносишь в отдельную папку - что делать с нумерацией? Ведь она была сквозная, а теперь получается, что ООО "Ромашка" написала 50 писем, а последний входящий номер, например, 70..
Продолжать вести общую нумерацию?
Если нет, то как сделать индивидуальную? Когда и как на неё переходить?

не совсем поняла вопрос. в журналах регистрации нумерация для входящих отдельно, для исходящих отдельно, без дополнительных разбивок. а в папку подшивать целесообразнее в хронологическом порядке, в т.ч. и входящие документы по дате ИХ РЕГИСТРАЦИИ там, в своей фирме, а не по дате поступления к вам. при этом совсем необязательно, чтобы внутри папки сохранялась какая-то иная, кроме хронологии, последовательность и номерная целостность.
исключение составляют народные кляузы (у кого, они есть, особенно в больших количествах): эту фигню лучше складировать внутри папочки по алфавиту (по первой букве заявителя).