|
Исходящая документация.
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Анна (гость) |
| |
Здравствуйте!
Мой начальник оказался не доволен тем, как я регистрирую входящую/исходящую документацию, он считает, что акты, счета фактур, приглашения на ярмарки, и даже журналы и газеты нужно регистрировать. Я в растерянности, не знаю как мне вести их регистрацию.
Мне часто приходиться отсылать по факсу акты, протоколы, предписания, копии договоров, это 15-20 листов за раз. По мнению шефа их все нужно ксерокопировать и подшивать в исходящие. Неужели он прав??? |
| |
|
кира-77[e-mail скрыт]
Россия, Петрозаводск
|
|
| Анна, конечно, он не прав. Почитайте ГОСТ, инструкции по делопроизводству. покажите их ему. Но если он будет настивать на своем, то ничего не попишешь-придется подчиниться. Он ведь начальник, хоть и лезет не в свое дело. |
| |
|
|
Эрудит - человек, который всегда найдет синоним, если не знает как пишется слово.
|
| |
|
|
Да,ААня,я бы ненавязчито сказала ему про правила,указанные в ГОСТе.А если ваш шеф будет всё же стоять на своём,то регистрируйте всё...Он же руковдитель,ему и перед проверкой отвечать...А Вы всего лишь исполнитель!
У меня на прошлом месте работы шеф тоже упёртый был.Толком в делопроизводстве не соображал,зато ЦУ давал массу,причём неправильных...
В итоге я перестала с ним спорить,т.к.знала:скоро найду место получше,а ты сам свои недочёты расхлёбывай!!! |
| |
|
|
Very pretty girl!
|
| |
Нюта[e-mail скрыт]
Российская Федерация, УР
|
|
Анна, однажды у меня была такая история. Вновь названный начальник пытался заставить (или научить) меня исполнять какие-то несуществующие бязанности (почти так же как и у тебя). И я села за работу: написала большую служебную записку на его имя О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ на предприятии с указанием ссылок на ГОСТы и Иструкцию о делопроизводстве (благо все это у меня было), объяснением причин для регистрации тех или иных документов, еще раз указала на существующие иерархичесие связи, привела примеры движения и регистрации д-тов в отделах (в т.ч. и прочие - акты, сч-факт., коммерческие предложения и т.п.). Короче, все очень конкретно, официально и деликатно. Мне, кажется, он все понял и, самое главное, многому научился.
Терпите и, если вы уверены, защищайте свою позицию.
|
| |
|
|
Умею закатывать всё...глаза, банки, истерику...Умею из ничего делать...обед, прическу, скандал...могу выносить мусор, мозг...! Я вообще, очень способная девушка..
|
| |
|
|
Анна писал(а): Здравствуйте!
Мой начальник оказался не доволен тем, как я регистрирую входящую/исходящую документацию, он считает, что акты, счета фактур, приглашения на ярмарки, и даже журналы и газеты нужно регистрировать. Я в растерянности, не знаю как мне вести их регистрацию.
Мне часто приходиться отсылать по факсу акты, протоколы, предписания, копии договоров, это 15-20 листов за раз. По мнению шефа их все нужно ксерокопировать и подшивать в исходящие. Неужели он прав???
Я так понимаю, что речь идет об учете.
Я учитываю все первичку которая приходит в компанию или уходит из компании в отдельной базе. Вести усчет в одной базе вместе с перепиской не нужно. Будет не удобно искать "концы". |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Галина (гость)
|
|
АННА писал(а): Анна, однажды у меня была такая история. Вновь названный начальник пытался заставить (или научить) меня исполнять какие-то несуществующие бязанности (почти так же как и у тебя). И я села за работу: написала большую служебную записку на его имя О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ на предприятии с указанием ссылок на ГОСТы и Иструкцию о делопроизводстве (благо все это у меня было), объяснением причин для регистрации тех или иных документов, еще раз указала на существующие иерархичесие связи, привела примеры движения и регистрации д-тов в отделах (в т.ч. и прочие - акты, сч-факт., коммерческие предложения и т.п.). Короче, все очень конкретно, официально и деликатно. Мне, кажется, он все понял и, самое главное, многому научился.
Терпите и, если вы уверены, защищайте свою позицию.
девочки, а что делать с "непробиваемыми" начальниками?????!!!! которым ГОСТ - не указ!  мой, например, "изобрел" свой бланк, который никаким боком не вписывается в наши ГОСТы, инструкции и т.п. просто он СВОЙ бланк считает более презентабельным (слизал у западных партнеров!), удобочитаемым (только ему!), ТАКОГО НИ У КОГО НЕТ и ЕГО бланк ему больше нравится! и никакие доводы и ссылки на ГОСТ, нормативы и пр. для него неубедительны! сначала я что-то пыталась объяснить, доказать, а потом поняла, что бесполезно: хозяин - барин!  |
| |
|
Ирина (гость)aira19@mail.ru
|
|
Мне тоже нужно, по велению начальства, регистрировать все входящие и исходящие факсы, причем в отдельные папки "факсы". Куда деваться, количество бумаги невероятно возрастает. Я частично делю факсы по тематике: бухгалтерские документы отдельно, реклама отдельно. За мной не очень следят, так что те факсы, что являются письмами, я не кладу в факсы. Если спросят - все равно смогу найти в письмах.
Это еще что. Две моих предшественницы-секретаря сохраняли каждый-прекаждый е-мэйл, независимо от его значимости - там могло быть два левых слова или еженедельная реклама, в отдельную папку на компьютере, по датам, таким образом просто дублируя расположение писем из почтовой программы. Причем сохраняли в формате рисунка, то есть поисковик по словам использовать при нахождении письма в этих папках было нельзя. Я так и не поняла, зачем это было нужно, все сохранять в одну кучу. |
| |
|
Нюта[e-mail скрыт]
Российская Федерация, УР
|
|
| Девочки, я вообще удивляюсь: какая разница вашему начальству как и что вы регистрируете, в какие папки вклдадываете. Главное, чтобы не было сбоев в работе команды, чтобы каждый сотрудник мог найти необходимый начальнику документ и мог отчитаться об его исполнении. КАКАЯ РАЗНИЦА ДИРЕКТОРУ КАКИМ ОБРАЗОМ ВЫ ОРГАНИЗУЕТЕ СВОЮ РАБОТУ? Это ВАШИ обязанности! |
| |
|
|
Умею закатывать всё...глаза, банки, истерику...Умею из ничего делать...обед, прическу, скандал...могу выносить мусор, мозг...! Я вообще, очень способная девушка..
|
| |
кира-77[e-mail скрыт]
Россия, Петрозаводск
|
|
А факсограммы вообще регистрировать нельзя (нам так на семинаре объясняли), т.к. это не оригинальные документы и факс-просто аппарат для быстрой передачи информации.
Но в нашей организации они, конечно, регистрируются и подшиваются во входящие. А потом, когда нам досылают оригинал, эти факсы изымаем и уничтожаем.
Для чего вообще хранят документы входящие и исходящие? Например, для того, чтобы, если возникнут судебные разногласия между компаниями, можно было бы предоставить суду всю переписку. В суде к сведению принимают только оригинальные документы. Факсограммы таковыми не являются и хранить их смысла нет. |
| |
|
|
Эрудит - человек, который всегда найдет синоним, если не знает как пишется слово.
|
| |
Ольга Колыбасова (гость)gop_0311@mail.ru
|
|
| Подскажите пожалуйста, или скиньте ссылку где можно прочитать весь ГОСТ, инструкции по делопроизводству. |
| |
|
Глафира (гость)
|
|
кира-77 писал(а): А факсограммы вообще регистрировать нельзя (нам так на семинаре объясняли), т.к. это не оригинальные документы и факс-просто аппарат для быстрой передачи информации.
.
позволю с вами категорически не согласиться.. да, факс - это техническое устройство для передачи документа. а вот документ, переданный не важно как (нарочным, почтальоном, курьером, бандеролью, под дверь вам подпихнули) подлежит учету. вопрос в другом - всю ли муть, приходящую по факсу регить? и тут надо разделять доки, присланные для оперативности сбора информации вашими сослуживцами от реально значимых документов. попробуйте не принять всерьез писульку, присланную по факсу из вышестоящей организации или (упаси боже) от налоговой или прокуратуры, типа едрить и ангедрить!!!
и ваш шеф станет бедным. сейчас Центральный банк часто рассылает доки, с припиской "БЕЗ досылки на бумажном носителе".
другой вопрос, что делать, когда придет оригинал. я делаю в журнале регистрации приписку "оригинал получен 00.00.0000" и заменяю факс на живую бумажку или передаю исполнителю, когда для него важен именно оригинал (у нас есть своя специфика).
но конечно, регить, а тем паче оставлять себе копию ВСЕХ отправляемых по факсу доков.... это ересь в чистом виде! этиж доки полюбому остаются в компании (не по проводам же они безвозвратно уходят к адресату) |
| |
|
|
|
|
Глафира писал(а): попробуйте не принять всерьез писульку, присланную по факсу из вышестоящей организации или (упаси боже) от налоговой или прокуратуры, типа едрить и ангедрить!!!
и ваш шеф станет бедным. сейчас Центральный банк часто рассылает доки, с припиской "БЕЗ досылки на бумажном носителе".
другой вопрос, что делать, когда придет оригинал. я делаю в журнале регистрации приписку "оригинал получен 00.00.0000" и заменяю факс на живую бумажку или передаю исполнителю, когда для него важен именно оригинал (у нас есть своя специфика).
Глаш,
у нас легко. Факс - не документ. Сроки любой работы отсчитываються только после получения оригинала, по штампу на конверте. Наши "страшные товарищи", все нам шлют по ДЧЛ, если им это горит, все одно за казенный счет. Факс - не документ. Шеф, ттт, богатый. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Глафира (гость)
|
|
Ju-lia писал(а):
Глаш,
у нас легко.
у вас есть вышестоящая организация? Центральный банк не шлет ДЧЛ. он навострился слать доки "без досылки"....можно, конечно, обнаглеть и упереться, что "не документ"... цена вопроса - лицензия банка... 
к тому же на факс могут ведь и ответить... но ежли запрос не зарегин, то по всей вероятности, его зарегят, когда придет оригинал. и док пойдет по второму кругу... путая всех и вся "Ну ведь ответ же давали!!" "Да вы что? письмо токо пришло!"
нельзя забывать и о том, многие фирмы ваще работают тока с факсами. если турфирмы будут дожидаться подтверждения брони по почте.... 
короче, всё очень индивидуально. надо видеть док, присланный по факсу, чтобы определиться регить-не регить.
поэтому я меньше всего в данном вопросе склонна учитывать "юридическую" составляющую подобного дока. мне главное, чтобы через полгода мне позвонили : "а кстати, что у нас там с бумажкой?", а у меня перед глазами вся подноготная: да, тогда-то пришло по факсу, тогда-то довезли оригинал, тогда-то дан ответ таким-то челом.
|
| |
|
|
|
|
Не, Глаш,
Ну, почти выше стоящая. Она, в нашей стране, для всех вышестоящая, кто занят в этом бизнесе. У турфирм, там другой регламент работы. Посольство просто выборочно обзванивают отели и просят подтвердить брони, и просят предоставлять копии приглашений, а там где посольства требуют предоставлять оригиналы - ждут по почте.
Но в данном случае я имела ввиду больше налоговые и прокуратуры. Нам налоговики шлют заказными. На прошлой работе МВД запросы привозило нарочным. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
| как я мечтаю о том, чтобы не было факсовых документов...... |
| |
|
|
не сердите меня, я - страшный человек, могу плюнуть в чай.
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
