внутренний документооборот

Оля (гость)
seonik@mail.ru

#1[31745] 27 января 2009, 7:43

Помогите составить инструкцию для внутреннего документооборота. у нас в организации существуют ячеки для каждого подразделения. вних направляются документы после регистрации на исполнение. как прописать порядок пользования такой ячейкой для персонала???

юля (гость)
ermakova27@rambler.ru

#2[31762] 27 января 2009, 10:34

надо просто сказать, что документы необходимо забирать не со стола секретаря или делопроизводителя, а из лотков, при этом сотрудник ответственный за документооборот должен сообщать исполнителю о необходимости забрать документ. при постановке даннног документоооборота может возникнуть две проблемы:
1. Документы могут очень долго лежать в лотках и сотруник может перепутать лотки (в компании где я работала были такие лотки на каждом из них было написана название департамента или отдела сотруднику звонили, чтобы он просто забрал документы. В лоток клали только те документы на которые руководитель организации не накладывал резолюции, например что-то ему подготовить или объяснить, остальные служебные записки, которые можно назвать "типовые" клали в лотки, остальные отдавали под подпись. Также туда скидывались договоры и прочая ерунда)
2. если вы будете скидывать туда все документы то возможна такая ситуация, нет моей подписи в получении документы значит документы я не получал, а если и получил документ с резолюцией, то не понятно где был документ, например, резолюция Ивана Петровича была что Иванову подготовить в 5-дневный срок его подпись и дата 10 апреля. Иванов приходит к директору и говорит, что у него ничего не готово так как документ провалялся у секретаря. Вам это надо? так что подумайте хорошенько нужны ли водумайте дважды

Оля (гость)
seonik@mail.ru

#3[32020] 28 января 2009, 7:55

с одной стороны такой лоток упорядочивает документооборот. понятно от кого документ и кому. а то что документ долго лежит это вина сотрудника, что он не забрал документ. к лотку будет соответствующий журнал, куда будет записываться информация по документу. понимаю, что одной стороны это может как то затуднить работу. но директор так хочет и точка. никакие доводы не слушает.

юля (гость)
ermakova27@rambler.ru

#4[32050] 28 января 2009, 10:26

а зачем вам журнал? это лишняя головная ваша боль сделайте таблицу с резолюциями и впивайте все данные, а на документах с резлюцией снимайте копию, а на аоригиналах пусть расписываються таким образом у вас будут оригиналы всех документах и они не будут хранится в одном месте, а из этого следуюет, что документе будут хранится в сохранности и в любой документ можно будет дать их директору. во-вторых подпись на оригинале означает, что исполнитель получил документ с резолюцией и никак не будет разговоров, что я не получал, если же директор говорит что необходимо будет завести все-таки завести этот журнал во первых он будет записываться от руки, вам будет необходимо смотреть за лотками ( в электронном журнале вы быстро зарегистрировали, вписывали куда направили документ) кстати в пользу быстрота поиска документа, на документе с резолюцией должны поступать отчеты о проделанной работе или какой-то другой документ или исполнитель должен принести с/з в которой говориться о том, что задание выполненоили доложено генеральному директору в устной форме, без этого вы не можете снять документ с контроля в журнале в котором будет записано в руки это будет достоточно долго запимать времени, а потом зачем заморачиваться писаниной или можно все автоматизировать. просто надо сказать директору в более мягкой форме, его идея с журналом сводится к тому, что вы должны видеть все документы, которые проходили через вас и после подписи куда они "пошли" и функция контроля

юля (гость)
ermakova27@rambler.ru

#5[32057] 28 января 2009, 10:37

а зачем вам журнал? это лишняя головная ваша боль сделайте таблицу с резолюциями и впивайте все данные, а на документах с резлюцией снимайте копию, а на аоригиналах пусть расписываються таким образом у вас будут оригиналы всех документах и они не будут хранится в одном месте, а из этого следуюет, что документе будут хранится в сохранности и в любой документ можно будет дать их директору. во-вторых подпись на оригинале означает, что исполнитель получил документ с резолюцией и никак не будет разговоров, что я не получал, если же директор говорит что необходимо будет завести все-таки завести этот журнал во первых он будет записываться от руки, вам будет необходимо смотреть за лотками ( в электронном журнале вы быстро зарегистрировали, вписывали куда направили документ) кстати в пользу быстрота поиска документа, на документе с резолюцией должны поступать отчеты о проделанной работе или какой-то другой документ или исполнитель должен принести с/з в которой говориться о том, что задание выполненоили доложено генеральному директору в устной форме, без этого вы не можете снять документ с контроля в журнале в котором будет записано в руки это будет достоточно долго запимать времени, а потом зачем заморачиваться писаниной или можно все автоматизировать. просто надо сказать директору в более мягкой форме, его идея с журналом сводится к тому, что вы должны видеть все документы, которые проходили через вас и после подписи куда они "пошли" и функция контроля