|
Как правильно составить номенклатуру дел
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Uliya (гость)juli-sun777@mail.ru |
| |
Помогите пожалуйста...очень нужно!!!Как правильно составить номенклатуру дел...что в неё должно входить?Какие дела необходимо завести чтобы подшивать входящую и сходящую корреспонденцию (факсы, оригинальные письма, копии и т.д.)Как всё это сделать?
|
| |
|
Ольга Иванова (гость)ivanova@profiz.ru
|
|
Эта статья была опубликована в нашем журнале "Секретарь-референт" в 2005 году
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.
Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации воз-можны лишь при четкой классификации документов.
Специальным классификационным справочником, определяющим правильное рас-пределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименова-ний дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организо-вать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, класси-фикатор документов и справочник по документам.
Назначение номенклатуры дел:
- распределение исполненных документов в дела;
- систематизация дел;
- закрепление индексов дел;
- установление сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
- служит основой для составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел вре-менного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для составления актов на уничтожение дел;
- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на испол-ненные документы.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная но-менклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным до-кументом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индек-сов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел исполь-зуются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизиро-ванный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроиз-водстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает прово-диться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.
Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые от-ражают документы этих подразделений.
Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурного подразделения
• составляется работниками этого подразделения,
• согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации,
• подписывается руководителем этого структурного подразделения,
• направляется в службу ДОУ.
Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объе-диняет эти номенклатуры дел в сводную служба ДОУ.
Сводная номенклатура дел
• подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за докумен-тационное обеспечение управления,
• визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,
• согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации,
• направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответ-ствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государ-ственные архивы),
• утверждается руководителем организации.
Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организа-ции необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или поло-жением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным распи-санием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типо-выми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычис-лительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий орга-низации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии ор-ганизации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.
Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.
Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специали-стов.
Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерче-ский директор и т.д.
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке органи-зации.
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Наименование должности
руководителя организации
________ N ________ Подпись Расшифровка подписи
(место составления) Дата
На _____________ год
Индекс дела Заголовок дела Количество дел, томов, частей Срок хранения и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от __________ N _______ Протокол ЭПК архивного учреждения
от __________ N _______
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует ут-вержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется ин-декс.
Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управ-ления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организа-ционно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 – служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т.д.
В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важно-сти документов и их взаимосвязью.
• Первыми располагают заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (структурных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (поло-жение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т.д.), штат-ное расписание и другие;
• затем – с планово-отчетной;
• затем – с распорядительной документацией;
• затем – заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка);
• следом – заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основ-ной деятельности и т.д.
Внутри каждого выделенного комплекса документов:
• вначале систематизируют документы вышестоящих организаций;
• затем дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.;
• в последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т.д.).
В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2 –3 свободных (резервных) но-мера для заведения ранее не предусмотренных дел.
В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включен-ного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются араб-скими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
• условного обозначения (индекса) структурного подразделения,
• порядкового номера дела в пределах отдела или организации.
Например: 04-07.
 04 - индекс отдела;
 07 - порядковый номер дела в номенклатуре.
Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.
Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: "Прика-зы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.
По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны пол-ностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указы-вать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.
Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
• название вида документов (приказы, акты, протоколы и т.д.);
• автор документа (название организации, структурного подразделения);
• корреспондент (название организации, от которой получены документы);
• вопрос или краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов.
Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Название документа в заголовке может быть в единственном числе ("Журнал учета выдачи дипломов"), может быть и во множественном числе ("Приказы директора по ос-новной деятельности").
При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: "Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих орга-низаций по вопросам работы с кадрами".
Если в деле объединены различные виды документов (более 2 - 3) по одному вопро-су, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «ДОКУМЕНТЫ». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Например: "Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки, и др.)"
Термин «ДОКУМЕНТЫ» может использоваться в заголовках дел, содержащих при-ложения к другим документам.
Например: “Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные за-писки, справки и др.)”.
Термин «ДЕЛО» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводст-ва по одному конкретному вопросу.
Например: “Личное дело Иванова Петра Сидоровича”.
В заголовке, который начинается со слова «ПЕРЕПИСКА», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.
Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.
Например: «Переписка с фирмой «Консул» о поставке строительных материалов».
Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.
Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и исполь-зовании тары».
Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.
Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».
В заголовке дел, содержащих ПЛАНОВУЮ или ОТЧЕТНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ, указывается период (год, месяц, квартал).
Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».
В заголовках дел с РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ, а также с ПРО-ТОКОЛАМИ, после указания вида документа (во множественном числе) указывают авто-ра. Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии» за 2001 г.».
Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, то есть дату первого и дату последнего документа. Напри-мер: «Приказы по личному составу. Том 1. 13 января – 30 июня 2002 г.».
В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о персонале. Копия».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются пере-ходящими , они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же ин-дексом.
К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носи-теля и место его хранения.
Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел - то-мов, (объем дела не должен превышать 250 листов).
В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.
Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, об-разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).
Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные пе-речни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения ус-танавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а.».
Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:
• о заведении дел,
• о переходящих делах на следующий год,
• о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию,
• о выделении дел к уничтожению,
• о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и т.п.
При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «Примеча-ния», делается отметка о заведении дела («дело заведено»). Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.
В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и другие), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивает-ся в соответствии с сезонностью деятельности. Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отражается в номенклатуре дел в 5 графе. В таких органи-зациях номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.
Ниже приведен пример индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но это только пример, он неполный по ряду причин. Во-первых, номенклатура дел – это достаточно объемный документ. Даже приведенный пример занимает несколько страниц, а ведь в АО «Эврика», чью номенклатуру дел мы показываем, не три, а восемь структур-ных подразделений. Во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. Конеч-но, в крупной компании с большим документооборотом и большим количеством сотруд-ников будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 человек. Кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны храниться не-которые организационно-учредительные документы, такие как штатное расписание или должностные инструкции специалистов, - в службе ДОУ или в отделе кадров.
Составляя свою номенклатуру дел, сделайте ее такой, с какой Вам удобно будет работать!
АО «Эврика»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
А.А. Беляев
20.12.2003 № 01 25.12.2003
Москва
На 2004 год
Ин-декс дела Заголовок
дела
(тома, части) Количество
дел (томов,
частей) Срок хранения
дела, тома, части
и номера статей
по перечню Примечания
1 2 3 4 5
01- Служба документационного обеспечения управления
(Служба ДОУ)
01-01 Устав Акционерного общества, учреди-тельный договор 1 Постоянно,
ст.13, 14 Типовой
перечень
дело заведено
01-02 Положения о структурных подразделе-ниях 1 Постоянно,
ст.16 дело заведено
01-03 Постановления Совета Директоров по основной деятельности 1 Постоянно,
ст.5-а дело заведено
01-04 Протоколы совещаний руководства по основной деятельности 2 Постоянно,
ст.5-а дело заведено
01-05 Протоколы общих собраний акционеров 1 Постоянно,
ст.5-ж дело заведено
01-06 Протоколы общих собраний сотрудников Акционерного общества 1 Постоянно,
ст.5-д дело заведено
01-07 Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 1 5 лет,
ст. 6-в дело заведено
01-08 Докладные записки сотрудников руко-водству о пропускном режиме 5 лет,
ст. 469
01-09 Сводная номенклатура дел Акционерно-го общества 1 Постоянно,
ст. 67 дело заведено
01-10 Резервный номер
01-11 Резервный номер
02 – Финансовый отдел
02-01 Годовой финансовый план 1 Постоянно,
ст. 135-а дело заведено
02-02 Квартальные финансовые планы 1 5 лет,
ст. 135-в дело заведено
02-03 Месячные финансовые планы 3 1 год,
ст. 135-г дело заведено
02-04 Документы о финансировании всех ви-дов деятельности структурных подраз-делений (справки, бюджетные поруче-ния, заявки и др.) 5 5 лет, ЭПК,
ст. 113 дело заведено
02-05 Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 Постоянно,
ст. 112-а дело заведено
02-06 Квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 5 лет,
ст. 112-б дело заведено
02-07 Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления 5 лет,
ст. 117
02-08 Годовой отчет АО об основной деятель-ности 1 Постоянно,
ст. 114-б дело заведено
02-09 Квартальные отчеты об основной дея-тельности 1 5 лет,
ст. 114-в дело заведено
02-10 Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, обоснования и др.) 1 5 лет,
ст. 118 дело заведено
02-11 Документы об открытии, оплате теку-щих и расчетных счетов (положения, карточки, переписка) 1 5 лет,
ст. 121 дело заведено
02-12 Резервный номер
02-13 Резервный номер
03 – Служба персонала
03-01 Распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопро-сам работы с кадрами 2 До минования надобности,
ст. 1 «б»
дело заведено
03-02 Должностные инструкции работников 1 Постоянно,
ст. 35 «а» переходящее
дело
03-03 Приказы по личному составу 1 75 лет ЭПК,
ст. 6 «б» дело заведено
03-04 Журнал учета приказов по личному со-ставу (прием, перевод, увольнение, по-ощрение) 1 75 лет,
ст.358-а дело заведено
03-05 Утвержденное штатное расписание и из-менения к нему 1 Постоянно,
ст. 32 "а" дело заведено
03-06 Табель учета рабочего времени 1 1 год,
ст. 281 дело заведено
03-07 Графики предоставления отпусков 1 1 год,
ст. 356 дело заведено
03-08 Приказы о предоставлении отпусков, ко-мандировании и взысканиях 1 5 лет,
ст. 6-в дело заведено
03-09 Журнал учета приказов об отпусках, ко-мандировках и взысканиях 1 3 года,
ст. 358-г дело заведено
03-10 Основания к приказам по личному соста-ву 3 5 лет,
ст. 343 дело заведено
03-11 Личные дела работников 10 75 лег ЭК,
ст. 337 «6» переходящее дело
03-12 Журнал учета личных дел 1 75 лет,
ст. 358-д переходящее
дело
03-13 Личные карточки работников (форма № Т-2) 1 75 лет ЭК,
ст. 339 переходящее
дело
03-14 Журнал учета личных карточек 1 75 лет,
ст. 358-д переходящее
дело
03-15 Трудовые книжки работников До востребова-ния, ст. 342
03-16 Книга учета и движения выдачи трудо-вых книжек и вкладышей к ним 1 50 лет,
ст. 358 «е» переходящее
дело
03-17 Журнал регистрации трудовых догово-ров 1 75 лет,
ст. 358 «д» дело заведено
03-18 Правила внутреннего трудового распо-рядка 1 1 год,
ст. 407 После замены новыми
переходящее
дело
03-19 Статистический отчет по труду (форма 1-Т). Годовой. Копия 1 Постоянно,
ст, 199 «6» Подлинник в бухгалтерии
дело заведено
03-20 Резервный номер
03-21 Резервный номер
Руководитель Службы ДОУ М.П. Седова
20.12.2003
Зав. архивом
_______________ И.И. Орлова
20.12.2003
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 21.12.2003 № 15
В приведенном примере порядковый номер дела указан в пределах структурного подразделения, то есть нумерация дел финансового отдела начинается с номера 01. При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел. В этом случае первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-13, так как номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер 01-11. Номера дел с 02-12 до 02-24 – это де-ла финансового отдела, а дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хра-нения.
Итоговая запись составляется по следующей форме:
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________году в организации
По срокам хранения Всего В том числе:
переходящих с отметкой "ЭПК"
1 2 3 4
Постоянно
Временно (свыше 10 лет)
Временно (до 10 лет включительно)
Итого:
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности
передавшего сведения
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
.
|
| |
|
NM (гость)Nora53@mail.ru
|
|
| Если напишите куда, отправлю вам материалы. На тот адрес, что вы указали, я писала, но письмо вернулось. |
| |
|
Рина (гость)PontasRus@yandex.ru
|
|
| Подскажите пожалуйста кто-нибудь кратенько,про Роль и место управленческих документов в деятельности современного руководителя |
| |
|
|
|
|
Дык есть роль, и очень важная 
Хочешь приказывать - издавай приказ. Хочешь распоряжаться - распоряжения. Ну и так далее ) |
| |
|
Наталияalmazka17@rambler.ru
Россия, Сергиево-Посадский район
|
|
Хто-нибудь смог бы мне помочь разобраться с этими циферками в номенклатуре?
Просто в детском саду такого вида документации никогда не было, но теперь нужно создавать...
А я незнаю с чего начать... |
| |
|
|
Склероз - мой лучший друг)
|
| |
Виталий (гость)planeta_8886@mail.ru
|
|
| начни с количества разделов на которые ты хочешь разделить документы |
| |
|
Виталий (гость)planeta_8886@mail.ru
|
|
Наталия писал(а): Хто-нибудь смог бы мне помочь разобраться с этими циферками в номенклатуре?
Просто в детском саду такого вида документации никогда не было, но теперь нужно создавать...
А я незнаю с чего начать...
начни с количества разделов на которые ты хочешь разделить документы |
| |
|
Ольгаolga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
|
|
Здравствуйте! Составляю сводную номенклатуру дел и возник следующий вопрос: у нас основная переписка как генерального директора, так и руководителей структурных подразделений осуществляется с головным подразделением ООО "Н", могу ли я включить ее в номенклатуру следующим образом:
01. Распорядительная деятельность:
01-01: переписка ген. директора с ООО "Н" за 2008 г.
01-02....
02. Производственно-технический отдел:
02-01: переписка с ООО "Н" ... вопросам;
02-02:...
03. Финансовый отдел:
03-01: переписка с ООО "Н" за 2008г. по ... вопросам;
03-02....
- ...
то есть, получается ООО "Н" будет расписано-разбросано по всей номенклатуре, правильно ли это будет???
Заранее спасибо за помощь. |
| |
|
Виталий (гость)planeta_8886@mail.ru
|
|
Ольга писал(а): Здравствуйте! Составляю сводную номенклатуру дел и возник следующий вопрос: у нас основная переписка как генерального директора, так и руководителей структурных подразделений осуществляется с головным подразделением ООО "Н", могу ли я включить ее в номенклатуру следующим образом:
01. Распорядительная деятельность:
01-01: переписка ген. директора с ООО "Н" за 2008 г.
01-02....
02. Производственно-технический отдел:
02-01: переписка с ООО "Н" ... вопросам;
02-02:...
03. Финансовый отдел:
03-01: переписка с ООО "Н" за 2008г. по ... вопросам;
03-02....
- ...
то есть, получается ООО "Н" будет расписано-разбросано по всей номенклатуре, правильно ли это будет???
Заранее спасибо за помощь.
Здравствуйте,нет не правильно,переписка с руководством должна быть систематизирована таким образом чтобы её можно было очень быстро найти,в связи с этим не стоит её разбрасывать по всей номенклатуре,подумайте,какие на какие тематические темы можно разделить эту переписку,в вашем случае лучше разделить на 3 части и не нужны подгруппы,
01. Распорядительная деятельность:
01-01: переписка ген. директора с ООО "Н" за 2008 г. по каким вопросам???(укажите тематику"
02. Переписка по производственно-техническим вопросам.
03. Переписка по финансовым вопросам. |
| |
|
Ольгаolga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
|
|
Виталий, спасибо за ответ, я продумаю, как лучше сделать.
Подскажите каким справочником или материалами нужно пользоваться при определении сроков хранения (до меня номенклатуры в организации не было). И еще вопрос - номенклатуру согласовывает зав. архивом - у нас такой должности нет, я в одном лице - и секретаря, и нач. отд. делопроизводства, обязательна ли подпись зав. архивом???
Спасибо. |
| |
|
Виталий (гость)planeta_8886@mail.ru
|
|
Ольга писал(а): Виталий, спасибо за ответ, я продумаю, как лучше сделать.
Подскажите каким справочником или материалами нужно пользоваться при определении сроков хранения (до меня номенклатуры в организации не было). И еще вопрос - номенклатуру согласовывает зав. архивом - у нас такой должности нет, я в одном лице - и секретаря, и нач. отд. делопроизводства, обязательна ли подпись зав. архивом???
Спасибо.
1)Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг выпустила постановление от 16 июля 2003г. N 03-33/пс "Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ", очень досконально изучите это нормативный правовой акт,там есть ответы на Ваши вопросы о сроках хранения.
2)Понимаете в чём тут дело,ведь документы ежегодно надо сдавать в архив,к сожалению на Ваш вопрос я должен ответить что "ДА", номенклатура дел должна быть подписана Вами и начальником отдела архивных документов,Вам всё равно надо определяться куда вы потом будете сдавать все документы. |
| |
|
Ольгаolga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
|
|
Виталий, я правильно Вас поняла - У НАС в организации должен быть создан свой архив и, соответственно, подпись зав. архивом, или же - ежегодно док-ты сдаются на хранение в "специализированный" архив и там утверждается номенклатура зав. архивом.
Спасибо
(
(Виталий, я могу писать напрямую на вашу почту?)
|
| |
|
Виталий (гость)planeta_8886@mail.ru
|
|
Ольга писал(а): Виталий, я правильно Вас поняла - У НАС в организации должен быть создан свой архив и, соответственно, подпись зав. архивом, или же - ежегодно док-ты сдаются на хранение в "специализированный" архив и там утверждается номенклатура зав. архивом.
Спасибо
(
(Виталий, я могу писать напрямую на вашу почту?)
Да, Вы правильно поняли у Вас в организации должен быть свой архив (кстати у Вас большая организация?),документооборот большой? Номенклатура должна утверждаться начальником отдела архивных документов вашей организации. Давайте будем обсуждать здесь,для всеобщего обозрения,чтобы другие тоже читали и открывали для себя что-то новое,если таковое имеется для них. |
| |
|
Ольгаolga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
|
|
| Наша организации - дочернее предприятие одной из крупных фирм на рынке атомной промышленности, и наша штатная численность 50 человек, из них админ.-управленч. персонал, который собственно ведет переписку - в среднем 10 чел. Мы можем дополнит. возложить обязанности зав. архивом, например, на меня? Просто, боюсь, в настоящий момент, не будет обосновано для руководства введение человека в штат на данную должность. Для меня, также, не совсем понятна текущая работа зав. архива, помимо согласования докум. по номенклатуре. |
| |
|
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
