|
Как правильно составить номенклатуру дел
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 KrinescuKrinescu@rambler.ru
Россия, Москва |
|
Люди, помогите, пожалуйста! Совершенно запуталась!  У меня 100 вопросов на эту тему, но попробую по одному задать, чтоб самой разобраться.
1)вопрос:У нас в организации 14 структурных подразделений. К каждому подразделению прикреплен номер : 01-администрация; 02- служба качества; 03-бухгалтерия, и.т.д.
Организации 12 лет, архив создали сейчас, в 2012. Назначили на полставки архивариуса не специалиста в этой области. Каждое подразделение составила свою номенклатуру дел. В архив начали сдавать только сейчас документы всех лет существования организации. Приносят по мере обработки документов в подразделений. Выходит у меня в конце года должно быть 14 описей (по количеству подразделений) или к примеру =84 описей, сколько раз принесут папки, столько раз составить новую опись?  |
| |
|
KrinescuKrinescu@rambler.ru
Россия, Москва
|
|
2) вопрос:
В номенклатуре, структурное подразделение(07-отдел стандартизации) назвали документацию:
07-04. «Комплект документации для утверждения типа средств измерений».
Внутренняя опись состоит из следующих документов:
1.Сертификат об утверждении типа средств измерений …….№……….. от 20.05.2008
2.Описание типа средств измерений
3.Методика поверки ………
4.Акт испытаний для целей утверждения типа радиометров ...ПРИБОРА ХХХ…
5.Сопроводительное письмо……. №13-18/111111 от 21.03.2008
6.Технические условия …ПРИБОРА ХХХ…
7.Ведомость испытанных образцов …ПРИБОРА ХХХ требованиям Технических условий
8.Руководство по эксплуатации
9.Экспертное заключение о возможности опубликования
10.Программа испытаний для целей утверждения типа
И т. Д. всего 27 наименований. Это к прибору ХХХ. И так к каждому прибору, которого выпускает предприятие. Всего 13 штук (пока).
Понятно, что все документы разные, но мы не можем их разделить, потому что, все вместе они составляют информацию о приборе ХХХ. И будем хранить до тех пор, пока будет работать организация.
А может все эти документы лучше переместить в раздел Особо Ценных?
Или это просто постоянка, и хранить так комплектом надо?
P.S.Все средства измерения проектирует наша организация. |
| |
|
ДЫНЯ[e-mail скрыт]
Россия, Хабаровск
|
|
Krinescu писал(а): 2) вопрос:
В номенклатуре, структурное подразделение(07-отдел стандартизации) назвали документацию:
07-04. «Комплект документации для утверждения типа средств измерений».
Внутренняя опись состоит из следующих документов:
1.Сертификат об утверждении типа средств измерений …….№……….. от 20.05.2008
2.Описание типа средств измерений
3.Методика поверки ………
4.Акт испытаний для целей утверждения типа радиометров ...ПРИБОРА ХХХ…
5.Сопроводительное письмо……. №13-18/111111 от 21.03.2008
6.Технические условия …ПРИБОРА ХХХ…
7.Ведомость испытанных образцов …ПРИБОРА ХХХ требованиям Технических условий
8.Руководство по эксплуатации
9.Экспертное заключение о возможности опубликования
10.Программа испытаний для целей утверждения типа
И т. Д. всего 27 наименований. Это к прибору ХХХ. И так к каждому прибору, которого выпускает предприятие. Всего 13 штук (пока).
Понятно, что все документы разные, но мы не можем их разделить, потому что, все вместе они составляют информацию о приборе ХХХ. И будем хранить до тех пор, пока будет работать организация.
А может все эти документы лучше переместить в раздел Особо Ценных?
Или это просто постоянка, и хранить так комплектом надо?
P.S.Все средства измерения проектирует наша организация.
Вы уже прочитали нормативные документы? Правила ведения архивов организаций, например? Там все очень подробно расписано. Описи составляються только для документов постоянного и свыше 10 лет срока хранения. Опись составляется единая по всей организации. Проставьте сроки хранения для документов, проведите экспертную комисссию, отберите документы, может какие-то можно уничтожить. Но начните с нормативной документации. На данном сайте есть кой-какие документы, откройте КонсультатПлюс если есть на работе. |
| |
|
KrinescuKrinescu@rambler.ru
Россия, Москва
|
|
Опись составляется единая по всей организации.
А как же сдаточная опись?
Архив составляет сводную опись, в конце года. А по каким документам сдают в архив все подразделения?  |
| |
|
KrinescuKrinescu@rambler.ru
Россия, Москва
|
|
У нас архив как структурное подразделение официально стал работать с 1 сентября 2012. До сих пор, правильнее было бы назвать, был кладовкой, большой. В работе архива заинтересован только ген.директор и я, как архивариус. Сопротивляются все сотрудники всех подразделений. Ясное дело, легче было работать без "заморочек" ( Номенклатура дел, внутренняя опись, сдаточная и т.д.) Вот и плаваю. Чувствую, что нет элементарных знаний и тем более - опыта.  |
| |
|
Angelok[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
|
|
| Знания можно получить из нормативных документов: Правила работы архивов, ГОСТ, ПЕРЕЧЕНЬ... и т.п. |
| |
|
ДЫНЯ[e-mail скрыт]
Россия, Хабаровск
|
|
Krinescu писал(а): У нас архив как структурное подразделение официально стал работать с 1 сентября 2012. До сих пор, правильнее было бы назвать, был кладовкой, большой. В работе архива заинтересован только ген.директор и я, как архивариус. Сопротивляются все сотрудники всех подразделений. Ясное дело, легче было работать без "заморочек" ( Номенклатура дел, внутренняя опись, сдаточная и т.д.) Вот и плаваю. Чувствую, что нет элементарных знаний и тем более - опыта.
Начните с номативных документов. Почитайте типовые инструкции по делопроизводству(видимо своей такой у вас нет) касаемо архива. По части не желания сотрудников я очень хорошо понимаю, у меня было тоже самое, заручитесь поддержкой руководства, может быть приказ придумайте. Могу сказать, что все документы надо будет делать вам никто в структурном подразделении не будет вам приносить документы по готовой описи. Советую взять за основу номенклатуру СП сделать акт приема-передачи документов, чего н6ет в номенклатуре "до свиданья" не принимайте отдавайте им обратно (вседующий раз будут думать как плодить папки со всякой ерундой), берите под контроль составление номенклатур СП (вам надо будет делать сводную номенклатуру организации которая начнет действие с 1 января 2013) в ноябре уже начинайте грызть им мозг по этой части. А так надо быть по тверже на все их недовольства отвечать, что исполняете поручения руководителя, вот приказ, есть вопросы - идите к руководителю (по моему опыту после такой подачи недовольства становиться меньше). |
| |
|
KrinescuKrinescu@rambler.ru
Россия, Москва
|
|
...Советую взять за основу номенклатуру СП сделать акт приема-передачи документов, чего нет в номенклатуре "до свиданья" не принимайте отдавайте им обратно....
Не могу найти форму акта. В " Основные правила работы архивов организаций" есть
Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение (Приложение 36 к п.6.4.1.2.) А как быть с приемом документов в организации, не государственное хранение? |
| |
|
KrinescuKrinescu@rambler.ru
Россия, Москва
|
|
Добрый день.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
Вопрос:Так же
"Положение об отделе" (02-04, 03-04, 04-04).
"Должностные инструкции" (02-05, 03-05, 04-05).
"Акты ..-06....
Здесь я бы раздробила следующим образом:
-06/01 акт прихода.....
-06/02 акт о списания....
-06/03 акт инвентаризации...
Подскажите, пожалуйста, я все правильно понимаю. Спасибо.  |
| |
|
ДЫНЯ[e-mail скрыт]
Россия, Хабаровск
|
|
Krinescu писал(а): Добрый день.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
Вопрос:Так же
"Положение об отделе" (02-04, 03-04, 04-04).
"Должностные инструкции" (02-05, 03-05, 04-05).
"Акты ..-06....
Здесь я бы раздробила следующим образом:
-06/01 акт прихода.....
-06/02 акт о списания....
-06/03 акт инвентаризации...
Подскажите, пожалуйста, я все правильно понимаю. Спасибо.
Да, мы так и делали с перепиской 02-05/1 - переписка с Правительством области 02-05/2 - переписка с прокуратурой и тд. |
| |
|
ДЫНЯ[e-mail скрыт]
Россия, Хабаровск
|
|
Krinescu писал(а): ...Советую взять за основу номенклатуру СП сделать акт приема-передачи документов, чего нет в номенклатуре "до свиданья" не принимайте отдавайте им обратно....
Не могу найти форму акта. В " Основные правила работы архивов организаций" есть
Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение (Приложение 36 к п.6.4.1.2.) А как быть с приемом документов в организации, не государственное хранение?
Берете номенклатуру СП, убираете назавние "номенклатура" пишите "акт приема-передачи" №, дата, затем табличка. Столбцы, как обычно: индекс дела, наименование, срок хранения, в последнем количество дел, внизу итого дел за такой-то год, сдал принял подписи. Усе! Можно графу примечание оставить. 2 экз. один им один тебе. Копию можно положить прям в место хранения документов,дабы не тряпать оригинал(сделать папочку со всеми актами по СП сформировать, что-то типа каталога). |
| |
|
KrinescuKrinescu@rambler.ru
Россия, Москва
|
|
А разъясните, пожалуйста, еще следующий момент:
Во всех структурных подразделениях, в номенклатуре должно отражаться
..-04 "Положение об отделе"
..-05 "Должностные инструкции".
..-08 "Номенклатура дел подразделения"
Ведь все это у них есть.
В НД отражаются все документы, которые есть в отделе или только те, которые нужно сдавать в архив? |
| |
|
ДЫНЯ[e-mail скрыт]
Россия, Хабаровск
|
|
Krinescu писал(а): А разъясните, пожалуйста, еще следующий момент:
Во всех структурных подразделениях, в номенклатуре должно отражаться
..-04 "Положение об отделе"
..-05 "Должностные инструкции".
..-08 "Номенклатура дел подразделения"
Ведь все это у них есть.
В НД отражаются все документы, которые есть в отделе или только те, которые нужно сдавать в архив?
"Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Все дела сформированые в СП должны быть в номенклатуре. Еще раз посмотрите эти документы "Основные Правила работы архивов организаций" и Перечень типовых документов. ..-04 "Положение об отделе" в СП это копия это один срок хранения (кажется года три), в отделе кадров ..-04 "Положения об отделах" это оригинал и это уже срок хранения постоянно. |
| |
|
Аннаsilkmen@mail.ru
Россия, Москва
|
|
Подскажите, пожалуйста,
при составлении номенклатуры дел в графе «срок хранения и № статьи по перечню» мы ссылаемся на статьи…. где их взять?? в типовом перечне указаны только сроки хранения. |
| |
|
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...