|
Бардак!
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Таня (гость) |
| |
| Девочки!!! Коллеги!!! Я уже больше не могу!!! Как же этот бардак устранить? На всей фирме столько документов...ужас! А в порядок привести-то хочется, но с чего начать? Ведь если бы все документы только у меня были... Аудиторы сказали, что у вас по одному поводу несколько документов. Приказы плодятся с такой скоростью, что вчерашние тут же забываются. Я постоянно что-то разношу исполнителям, бумаг у них немерено, естественно они все и теряют. А с прошлых лет документ найти - целая проблема! В архиве вообще никакого порядка нет, ничего не найдешь! А они все пишут и пишут эти бумажки... как же хоть сократить этот бешеный документооборот? Блин, на каждый пук пишут служебку или приказ! И каждый раз работой заваливают, не знаю за что браться, а требуют все и сразу (ну здесь вы меня поймете - это у всех). Блин, че делать, подскажите, кто разгребал такую кучу, с чего начинать, при том что все время дергают и дают задания, а еще празднование на носу? |
| |
|
|
|
Наверное,ты на этой должности недавно?
По-моему,когда приходишь на новое место,то сразу,взглянув своим взглядом,видишь,что что-то не делалось,что-то делаллось,но не так...Надо исправлять...Короче,ноавя метла по-новому метёт!
Я в первой организации столкнулась с дикой запущенностью!Штатного расписания просто не было!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
В этой организации,на первый взгляд,всё в ажуре:паки по полкам,бумаги с стопках...Но тоже куча недоработок!
А куча бумажек...Ну,работа у нас,секретарей,такая...Бумажная...Сами выбирали...
Успехов тебе!И всё будет ОК! |
| |
|
|
Very pretty girl!
|
| |
Юлия[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Таня, в аудиторской деятельности на самом деле кучи документов. Это и приказы по созданию рабочих групп, о результатах деятельности, письма-запросы о предоставление документов и т.д.
можете рассказать, что кокретно Вы хотите разобрать.
Поделюсь своим опытом  |
| |
|
юля (гость)ermakova27@rambler.ru
|
|
| попробуте разобрать приказы, если они у вас о создании рабочих групп (по договору, с какой компаний), письма разложить по тематике и по компаниям. Вам будет проще искать документы и лишние доки не появятся |
| |
|
Mila[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
У меня не просто бардак, а бардачище, причем, по сути, на пустом месте. Самое неприятное и, увы, закономерное, это то, что всем бардак не нравится, но никто не хочет прилагать со своей стороны хотя бы минимум усилий, чтобы его ликвидировать  |
| |
|
|
Успех измеряется не тем, насколько далеко ты зашел, а тем, насколько ты удалился от того, с чего начал
|
| |
кошка[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Кемерово
|
|
| Тоже прошу помощи. У меня только несколько папок:входящие, исходящие, приказы и служебки. Дело в том, что мы работаем не только по оригиналам, есть и факсимильные копии. Когда приходит оригинал, я просто подкалываю его к уже отписанной копии. Номенклатуры дел я никогда в глаза не видела и тем более не составляла. Но ведь дела-то как-то надо составлять, а вних храняться только оригиналы. Вот и думаю, как сформировать свой архивчик... |
| |
|
|
Все великие люди мало жили. Вот и мне что-то нездоровится...
|
| |
Наталькаnatusykbusik@mail.ru
Российская Федерация, Курган
|
|
| По-моему, нужно обязательно все документы еще раз пересмотреть, может быть какие-то для себя сделать записи, распределить все по папкам, копии с оригиналами не хранить. Найдите место, где могут храниться папки с делами, подпишите их и вы всегда сможете найти то, что надо. Желаю удачи всем! |
| |
|
Таня (гость)
|
|
| Девочки, милые вы мои! Да я же понимаю, что надо все пересмотреть! У меня в приемной все папки заведены, еще та секретарь все сделала, журналов регистрации до фига, приказы по основной деятельности разбиты на 10!!! групп. Но дело не во мне. Я работаю здесь 8 месяцев, и вообще-то разобралась в нашей деятельности. Я делопроизводство, документооборот знаю хорошо, ведь я документовед по образованию, на прежнем месте работы я разрабатывала и инструкцию по делопроизводству, и номенклатуру дел, писала диплом на эту тему. Но здесь же я когда стараюсь вносить какие-то предложения - меня не слушают! Предлагаю, например, так-то номенклатуру дел составить - нет, нам так не надо. Вот, решили пройти сертификацию по этому ИСО 9001: и плодим бумаги: карты процессов, блок-схемы, документированные процедуры, стандарты. Я написала стандарт по ведению делопроизводства, оказалось, не то что надо, нужно "Управление документацией" (че там писать - вообще не знаю, хоть бы структуру дали), но мой труд применим как инструкцию по делопроизводству. И вот, до сих пор номенклатуру дел не доработали: то структура наша меняется, тодокументы прибывают-выбывают. Но раздражает меня больше всего то, что постоянно плодят всякие бумаги, хотя прошлогодние такие же. Просто не все бумаги через меня идут, на местах создаются и отправляются. А еще все зависит от руководства - ну любят приказы стряпать, блин!!!!!!! |
| |
|
Юлия[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Таня, стоп!!!! Номенклатуру дел разрабатывается в канцелярии, начальником отделом и архивариусом!!!!!!!!!!!!!
А зачем Вам видеть все документы, пусть пишут директора департаментов, подразделений. Если у них есть секретари пусть они ходят к вам регистрировать документы. Надо просто понять какой у вас документооборот централизованный, децентрализованной и смешанный.
Просто надо объяснить руководителям, что оригиналы документов лучше хранить в одном месте, в любом случае это должно быть прописано |
| |
|
Юлия[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
| Кстати, в ИСО действительно много документов и нет точного списка какие будут еще документы, так что терпите и начинайте сотрудничить с теми, кто в Вашей организации занимается разработкой этих документов. Вы с точни зрения документооборота отвечаете за ВСЕ документы, которые подписываются распрастраняются и т.д. за их сохранность. Если у Вас будут все документы, Вы не "захлебнетесь" в документообороте? Постарайтесь вместе с помощниками руководителей, т.е. с теми кто по мимо Вас заниматся документами |
| |
|
Таня (гость)
|
|
Юлия писал(а): Таня, стоп!!!! Номенклатуру дел разрабатывается в канцелярии, начальником отделом и архивариусом!!!!!!!!!!!!!
А зачем Вам видеть все документы, пусть пишут директора департаментов, подразделений. Если у них есть секретари пусть они ходят к вам регистрировать документы. Надо просто понять какой у вас документооборот централизованный, децентрализованной и смешанный.
Просто надо объяснить руководителям, что оригиналы документов лучше хранить в одном месте, в любом случае это должно быть прописано
Юленька, твоими бы устами да мед пить! Нету у нас ни канцелярии, ни делопроизводителя, никого, только я одна, на которую все и хотят повесить! Вот, кстати, консультировалась с нашими аудиторами по поводу разработки этого стандарта "Управление документацией", женщина очень милая, поговорила со мной, и даже по электронке направила образцы их стандартов. И еще сказала, что я свою работу сделала - инструкция по делопроизводству написана, а "Управление документацией" пишут все понемножку: и технологи, и отдел стандартизации, но не я одна! Вот бы еще руководство в этом убедить! А то любят нагружать работой! |
| |
|
Юлия[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Наталька писал(а): По-моему, нужно обязательно все документы еще раз пересмотреть, может быть какие-то для себя сделать записи, распределить все по папкам, копии с оригиналами не хранить. Найдите место, где могут храниться папки с делами, подпишите их и вы всегда сможете найти то, что надо. Желаю удачи всем!
Боюсь-что это только сделать хуже, т.к. не все документы у Вас будут в оригиналах и копия из-за этого документы лучеше сортировать на приказы отдельно на транпортные, административно-хозяйственные, финансовые, о создании рабочих групп (по организациям).
письма (входящие и исходящие хранятся вместе, сначала запрос, потом ответ на запрос и т.д.) письма также распределяют по содержанию (налоговые, арбитражные, информационные, о сотрудничестве и т.д.) все это деляется для быстрого поиска документов, можно отследить полную и исчерпывающиую информацию по данному вопросу. А также для хранения и последующего его уничтожения.
Тань, терпения, вначале всегда тяжело.... не отчаевайтесь!!! Все будет хорошо. просто спокойно объясните, что вы хотите пока видеть все документы, будете их регистрировать, редактировать, чтобы были соблюдена инструкция по делопроизводсту.хранить и из-за того что документы будут хранится в одном месте, не надо будет сто раз дублировать документы, ведь руководству не надо будет тратить время на подписание лишних документов. Может Вам поговорить с руководством. Можно разобрать документы посмотреть может быть у Вас есть копии и оригиналы документов в других экз. Со временим напишите регламент хождения документов и станет легче. Поверьте мне  , просто все это проходила и очень Вас понимаю. |
| |
|
Таня (гость)
|
|
| Мне кажется, как здесь бардак был, так и будет. Все-таки нужно выделить единицу делопроизводителя, я одна все не осилю, в каждом подразделении ведь нужно всем рассказать и показать. Но никто не будет это делать, как сказал зам "это же денег стоит, платить зарплату надо". Ну, конечно, мы ведь экономим! Лучше пусть секретарь-референт все делает за одну зарплату. Кстати, насчет надбавки, обязательно поговорю с шефом, не фиг мне заниматься другими функциями бесплатно. Пусть только выздоровеет. |
| |
|
Юлия[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
| Это точно Вам одно никак не справится. Фирма большая? Численность документов какая? Хотя бы примерно |
| |
|
Таня (гость)
|
|
| Юль, просто я знаю как руководство к этому относится. На фирме 142 чел. Численность даже не могу примерно сказать, но большая. Документооборот приемной - примерно 5-8 тыс. в год. А уж что творится у технологов, бухгалтерии, менеджеров, - не могу знать. У каждого сотрудника, к кому бы не зашла всегда стол завален бумагами, хотя и папки есть. |
| |
|
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
