|
Секретарь без опыта работы. ПОДЕЛИТЕСЬ ОПЫТОМ, КОЛЛЕГИ
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 ЛЕНКИН (гость)privet-08@inbox.ru |
| |
| Коллеги, устроилась на работу секретарем в молодую и развивающуюся компанию. Два года у организации не было секретаря и я сама без опыта. В одном находятся около 25 человек. Всего 4 организации. Оплаты происходят то от одной фирмы то от другой, куча каких то писем, каждый ходит со своими бумажками, никакой номенклатуры не заведено, все самое важное хранится в бухгалтерии. Бухгалтерия в общем то и кадрами занимается. В общем сижу я как пень и не пойму как организовать этот документооборот, хотя бы какую то часть, чтобы хоть что то проходило черещз меня. Ни номеров дел нет, ничего не понятно. С чего начать?Завести номенклатуру?я пока к этому не готова,это целое архивное дело, я с бумагами не работала и еще мнооогих вещей не знаю, так только на теории немного, что успела, то прочла. С документами работать хочется, но эти 4 организации...ладно если бы один директор, а их минимум 4, не считая их замов...А я не хочу, чтобы мои обязанности ограничивались чаем поднести и т.п. Помогите!!!!!!С чего начать?вот пришло например письмо, что мне с ним делать? Зарегистрировать?под каким тогда номером?просто номер один?хотя до этого уже вносилти номера "от балды". И где мне их хранить?все ведь хранится в бухгалтерии?а я слышала, что оригиналы секретарь должен подшивать себе...буду рада любым советам. |
| |
|
Azazelkasvetlana.gushina@tara.ru
Российская Федерация, Санкт-Петербург
|
|
 Ну если по делу, то подшей это письмо в папочку "Входящие". И заведи журнальчег: Входящая почта, в которой сделай кучу колонок, таких как: От кого, адрес, о чем, когда, для кого, кому передано. Можно отдавать под подпись Ну а номер можно придумать с буквой, тогда ты будешь знать, какие письма приходили и регились без тебя, а какие с тобой. Допустим: Вх. № Т-1 |
| |
|
Ольгуня[e-mail скрыт]
Российская Федерация
|
|
 Только нумерацию с нового года начать надо заново.
В разных организациях документооборот устроен по-разному. Кто-то в приемной хранит оригиналы, кто-то отдает их исполнителям, там они подшивают их в дела.
Разберись в структуре предприятия. Посмотри, какие документы приходят. Подумай, какие папки понадобятся. Узнай у руководителя, что от тебя требуется. Может, тебя для чая и кофе брали  ? Если бухи адекватные, поинтересуйся их отношением к передаче тебе делопроизводства.
Выясни, кому из руководства ты подчиняешься непосредственно. Все диры все раво не равнозначны на предприятии (у меня в свое время была аналогичная ситуация: толпа диров, но главные!!! учредители). Да и папки будут разные по разным организациям, как и журналы.
НУ вот, скоро остальные подтянутся, еще и ссылок накидают.  |
| |
|
Вам говорят, что Вы умны и красивы, не спорьте – людей не переубедишь
Чёрный кот, перебежавший вам дорогу, означает, что животное куда-то торопится
И не читайте советских газет. Так других нет! Вот никакие и не читайте
 |
| |
|
|
VN, ну прям-таки сразу толку не будет... Человек работать хочет!
Я думаю, сначала надо разобраться со структурой этих четырех организаций, а потом уже за номенклатуру браться. К новому году желательно номенклатуру уже иметь. А пока завести журналы учета и складывать письма по принципу вх./исх., постепенно в голове созреет, каким образом их разделять. Самым сложным, мне кажется, будет доки у бухгалтерии "отобрать" . Я бы активно предлагала свою помощь бухам, но только в плане переписки, не перебарщивать, а то они обрадуются и в нагрузку свалят часть и своей работы... |
| |
|
|
Длинные слова меня только расстраивают (с)
|
| |
ЛЕНКИН (гость)privet-08@inbox.ru
|
|
Спасибо огромное вам! Так и сделаю, пока не буду заморачиваться с номенлатурой...так значит я смело могу начать с первого письма, обозначив его например Е-1?
VT, не понимаю почему вы так критичны ко мне. брали меня не просто для чая и кофе, это обговаривалось изначально. То что это кидалово, это не так, фирма серьезная и процветающая и если я сама проявлю инициативу взяться за более серьезные вещи и навести порядок, то это еще больший плюс... а почему взяли меня, без опыта - это уже другой вопрос...Раньше я работала в турфирме, никогда не сидела без дела, а тут и денег больше платят и коллектив обалденный и есть куда расти.у меня нет опыта секретаря, да, но я хочу его приобрести и хочу разобраться во всей сути. Как регистрировать документы я знаю. Спасибо вам всем за советы, мне нужно было как раз понять с чего начать. Теперь мне стало все ясно. В будущем заведу дела именно на ту организацию на которую буду оформлена, а входящую и исходящую корреспонденцию начну с самого начала на все 4 организации. |
| |
|
ЛЕНКИН (гость)privet-08@inbox.ru
|
|
ок. спасибо!
вот регистрирую сейчас письмо входящее. Создала в ком-ре 4 папки( 4 организации) ,в каждой папке "входящая кор." и "исх. кор." . я могу обозначить номер входящего письма одной организации как Е-1,(ну потом попорядку Е-2 и т.д.), а на другую организацию как Т-1 и попорядку? или это лишние заморочки? Я что имею ввиду, я могу обозначать номер входящего письма так как мне удобно? вот как удобно так и обозначать? |
| |
|
Linas[e-mail скрыт]
Россия, Петербург
|
|
ЛЕНКИН писал(а): ок. спасибо!
вот регистрирую сейчас письмо входящее. Создала в ком-ре 4 папки( 4 организации) ,в каждой папке "входящая кор." и "исх. кор." . я могу обозначить номер входящего письма одной организации как Е-1,(ну потом попорядку Е-2 и т.д.), а на другую организацию как Т-1 и попорядку? или это лишние заморочки? Я что имею ввиду, я могу обозначать номер входящего письма так как мне удобно? вот как удобно так и обозначать?
зачем Вам буквенное выражение? как я понимаю документооборот у Вас маленький. Просто цифры |
| |
|
|
Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет...В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую...
|
| |
VN (гость)
|
|
Ленкин, не со зла я, так что-то...
Я тоже придерживаюсь цифрового индексирования (ну их, эти буквы, пока...на первых порах). Номер входящего (который будет у тебя)важен, но более важен исх.номер организации-автора. Все это будет у тебя в регистрационном журнале.
Открою страшную тайну (т-с-с..) у нас не присваиваются входящие номера, несколько другая система, тем не менее ничего не теряется (номенклатура на 50 листах!!)
По поводу 4 организаций - вероятно (ИМХО опять же) руководство здесь примерно одно и тоже, главное не перепутать куда какое письмо подшить.
На первое время я завела бы 8 папок (1 для вх и 1 для исх на каждую контору). Не жмись, проси канцелярку купить в необходимом количестве!
А потом уже, в процессе, когда будут мысли какие дела на следующий год заводить, постепенно!!! выделять в отдельные дела документы по какой-либо тематике (либо адресату, либо проекту и т.п.). Здесь важно направление деятельности фирм. Грубо говоря - проведи статистическое мини исследование - возьми 100 последних документов и выпиши что это, от кого, по какой теме. Должен определиться лидер  Скорей всего по этой тематике и будет первая отдельная папка, где уже будут подшиваться и входящие и ваши ему ответы и наоборот.
А в журнале далее уместно будет сделать колоночку, в каком деле подшит документец (у нас еще и номер листа указывается - удобно). Опять же зависит от документооборота (количества документов, имею ввиду). А по поводу бухгалтерских документов - мой тебе совет, все то что должно храниться в бухгалтерии - отдай им с Богом, зато тебе не брать на себя ответственность за эти доки. Но!!! Сразу на берегу надо решить - что будет у них (счета, акты, сч-фактуры, накладные), а что ты будешь давать им копиями!!! Любят они оригиналы приказов  Им достаточно ШР оригинала, структуры. А кто ведет кадры?
И самое главное - прочитай что регистрировать не надо! Не делай лишнюю работу! |
| |
|
Юлия[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Linas писал(а): ЛЕНКИН писал(а): ок. спасибо!
вот регистрирую сейчас письмо входящее. Создала в ком-ре 4 папки( 4 организации) ,в каждой папке "входящая кор." и "исх. кор." . я могу обозначить номер входящего письма одной организации как Е-1,(ну потом попорядку Е-2 и т.д.), а на другую организацию как Т-1 и попорядку? или это лишние заморочки? Я что имею ввиду, я могу обозначать номер входящего письма так как мне удобно? вот как удобно так и обозначать?
зачем Вам буквенное выражение? как я понимаю документооборот у Вас маленький. Просто цифры
Сейчас секртаря зовут Елена из-за этого Е, потом приедет Татьяна будет Т |
| |
|
ЛЕНКИН (гость)privet-08@inbox.ru
|
|
последнее сообщение забавное . да уж, действительно я выдала...долго теперь буду над этим смеяться. можно еще глупый вопрос? VN - сделать колоночку в каком деле подшит документ...Это в смысле когда я заведу эти дела, на будущее? просто не понимаю...есть у меня папка "входящая кор.", приходит док, я его регистрирую и допустим сразу знаю в какое дело он пойдет...тогда мне не нужно хранить его оригинал в своей папке "входящая кор. или сразу можно начать сортировку? просто я все же полазила по докам имеющимся, и там в основном:приказы, договоры(прямо отдельными папками), уведомления, просто письма. в общем то документов не так уж и много на самом деле и основное уже по папочкам, проверила, действительно, приказик к приказику и т.п. я могу им сразу номер дела присвоить? я просто не понимаю если есть номера дел, зачем тогда этот документ хранить в в папке"исходящ.", если его будущее место, ну, например в деле под № 02. в какой момент я этот док подшиваю в дело. о боже, а что вообще включает в себя это понятие "подшить в дело?" ввергну вас в еще больший шок своими вопросами. у меня уже истерика,вроде бы стало все ясно, а теперь такая каша в голове.
|
| |
|
ЛЕНКИН (гость)privet-08@inbox.ru
|
|
не критикуйте меня, плииз, просто от меня ждут, чтобы я навела порядок со всем документооборотом, сама все решала как лучше и т.п., поэтому и хочу вникнуть во всю суть. книги то я читаю, но когда возникают вот такие глупые вопросы мои, то мне больше никто не может ответить кроме вас. спасибо всем
|
| |
|
VN (гость)
|
|
Ленкин, так похоже дела то уже имеются! Я предполагала, что все печальнее гораздо.
Правильно, приказы с приказами (кстати, а про кадровое делопроизводство? кадровые отдельно ведет кадровик), договоры с договорами. Уставные, учредительные, разрешительные в сейфе, под надежным замком.Цитата: есть у меня папка "входящая кор.", приходит док, я его регистрирую и допустим сразу знаю в какое дело он пойдет...тогда мне не нужно хранить его оригинал в своей папке "входящая кор. или сразу можно начать сортировку?
Что есть сортировка???
Знать в какое дело пойдет тот или иной документ...секретарь может знать на 100% после резолюции руководителя и отработки документа исполнителем (хотя мы и так знаем). Тебе покажется, что это в дело "Переписка с органами власти н-ской губернии", директор твой решит на основе письма данного договор составить и будет это письмо неотъемлемой частью договора № 589/987-54, и подшито будет к нему, а в журнальчике ты потом в колоночке "в какое дело" напишешь "д-р № 589/987-54", договор то тоже может годами идти. А пока держишь его на контроле. |
| |
|
|
|
VN, респект.
|
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
). Здесь тоже посмотри в левом верхнем углу есть переход на журнал "Секретарь-референт", там тоже есть полезные статьи (не, не дадаут бан