|
Размышления о работе секретаря/помощника.
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Linas[e-mail скрыт]
Россия, Петербург |
|
у помощника не может быть очерчен функционал 
Потому что у каждой компании и руководителя всегда будут разные требования, это зависит от специфики, возможностей и желаний руководетеля. Это секретарю можно ограничить круг обязанностей.
Только не будем возвращаться, что многие компании совмещают должности. Возьмем стандартно.
Вот вам выдержка из ДИ делопроизводителя:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Делопроизводитель, в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, является техническим исполнителем.
1.2. Делопроизводитель непосредственно подчиняется помощнику директора.
1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности приказом директора по представлению помощника директора. Трудовые отношения делопроизводителя с компанией регулируются трудовым договором.
1.4. На должность делопроизводителя назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее полное образование и обладающие знаниями:
- основ делопроизводства;
- владения организационной техникой;
- делового этикета и правил делового общения.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
- государственными нормативно-правовыми актами РФ;
- нормативно-методическими документами в области документационного обеспечения управления;
- нормативными документами компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. В период отсутствия делопроизводителя исполнение его обязанностей возлагается на сотрудника компании по указанию директора.
2. ФУНКЦИИ
2.1. Информационное и документационное обеспечение работы офиса в целом.
2.2. Организация и ведение делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных документов компании.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Прием и перераспределение входящих телефонных звонков.
3.2. Прием и отправка корреспонденции, поступающей на электронный адрес компании.
3.3. Прием, обработка и регистрация входящей корреспонденции.
3.4. Направление документов, не требующих рассмотрения директором, непосредственно в подразделения или ответственным исполнителям.
3.5. Регистрация внутренних документов, подлежащих регистрации у делопроизводителя.
3.6. Регистрация исходящих документов, подлежащих регистрации у делопроизводителя, отправление исполненных документов адресатам.
3.7. Изготовление талонов на служебное питание.
3.8. Формирование и ведение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение их сохранности и сдачи в архив в порядке, установленном нормативными документами компании
3.9. Выполнение работ по аренде квартир, бронированию и получению авиа и ж/д билетов.
3.10. Выполнение разовых поручений помощника директора.
Вот вам ДИ секретаря-референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт, является специалистом.
1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно председателю совета директоров.
1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора компании. Трудовые отношения секретаря-референта с компанией регулируются трудовым договором.
1.4. На должность секретаря-референта может быть назначено лицо, имеющее высшее/неполное высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее 2-х лет, уверенный пользователь PC (MS Office).
1.5. Секретарь-референт должен знать:
- нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления;
- основы делопроизводства;
- программы MS Office, MS Outlook, порядок поиска информации в Интернете;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- порядок использования организационной техники;
- правила орфографии и пунктуации;
- деловой этикет и правила делового общения.
1.6. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- государственными нормативно-правовыми актами РФ и методическими документами в области документационного обеспечения управления;
- нормативными документами компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- настоящей должностной инструкцией.
2. ФУНКЦИИ
2.1. Организация рабочего дня директора.
2.2. Информационное и документационное обеспечение работы директора.
2.3. Ведение делопроизводства компании.
2.4. Обеспечение нужд офиса: заказ воды, продуктов, канцелярии
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Организовывать телефонные переговоры директора; осуществлять прием, анализ информации, полученной по каналам связи, своевременно доводить ее до сведения директора.
3.2. Организовывать служебные командировки директора.
3.3. Организовывать заседания, совещания, проводимые директором,
3.4. Организовывать прием посетителей директора, содействовать оперативности рассмотрения вопросов, обеспечивать соблюдение времени и регламента встреч, распределять вопросы, не требующие рассмотрения директором, по подразделениям компании в соответствии с их компетенцией.
3.5. Осуществлять прием, регистрацию, учет поступившей на имя компании корреспонденции, в том числе на электронный адрес, передавать ее исполнителям.
3.6. Принимать документы на подпись директора или для вынесения решения по ним.
3.7. Выполнять машинописные, копировальные, другие технические работы, необходимые для деятельности компании.
3.8. Осуществлять контроль за своевременным обновлением информации (контактные телефоны, домашние адреса, паспортные данные) о каждом сотруднике компании.
3.9. Отправлять на доработку документы, оформление которых не соответствует требованиям нормативных документов компании.
3.10. Организовывать и контролировать ведение делопроизводства в соответствии с утвержденными стандартами.
3.11. Вести дела, в том числе содержащие документы с ограниченным доступом, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать сохранность документов.
3.12. Вести базу данных утвержденных, подписанных документов компании, в пределах своей компетенции.
3.13. Контролировать процесс ознакомления с нормативными, организационными и распорядительными документами компании, регистрируемыми в компании, в установленном в компании порядке.
3.14. Не отправлять во внешние организации, не принимать на подпись, регистрацию или рассмотрение директора документы, оформленные с нарушениями стандартов компании. Консультировать сотрудников компании по правилам оформления документов, самостоятельно исправлять оформление документов в случае необходимости.
3.15. Выполнять разовые поручения директора.
Вот вам ДИ помощника
I. Общие положения
1. Административный помощник относится к категории специалистов.
2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее профессиональное (техническое, экономическое, высшее; среднее,
юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее
лет 4 лет.
3. Административный помощник должен знать:
3.1. Структуру управления предприятием.
3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
3.5. Принципы и методы администрирования.
3.6. Основы этики и эстетики.
3.7. Правила делового общения.
3.8. Правила внутреннего трудового распорядка.
II. Должностные обязанности
Административный помощник:
1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
9. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
10. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
11. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
12. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
И я уверяю, если ДИ секретаря у многих совпадет, то ДИ помощника у всех будет абсолютно разная
|
| |
|
|
Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет...В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую...
|
| |
Гал-лина[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
|
|
Прошла я вышеупомянутый Катей тест. Ответы на вопросы, которые мне не дались, считаю вообще неадекватными.  |
| |
|
|
не сердите меня, я - страшный человек, могу плюнуть в чай.
|
| |
|
|
Елки,
Вы бы хоть показали, что енто за тест. Откуда он взялся? |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Лялька[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
| Давайте все его пройдём и оценим свои знания. Хде он? |
| |
|
|
|
Jull писал(а): Откуда он взялся?
Ммммм.... июльский номер "Секретарь-референт" 
Если интересно, отсканированный из журнала тест можно скачать отсюда: http://slil.ru/28074494 |
| |
|
|
|
|
| У меня 34 очка, но все равно вопросы неадекватные. Например у меня в организации некоторые вопросы решаются и будут решаться по-другому. |
| |
|
|
не сердите меня, я - страшный человек, могу плюнуть в чай.
|
| |
|
|
|
*rakne*vs.*marusya писал(а): У меня 34 очка, но все равно вопросы неадекватные. Например у меня в организации некоторые вопросы решаются и будут решаться по-другому.
У меня тоже.Я думаю,что на некоторые вопросы, не может быть однозначного ответа  |
| |
|
|
|
|
| У меня 35, но вопросы действительно есть очень старнные. Например, про письма с грифом "Лично": что значит не вскрывает, если шеф сказал вскрывать? |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
|
Уф! *удовлетворенно стирает пот со лба*
Значит, я все-таки настоящий секретарь...? *смотрит снизу вверх грустными щенячьими глазами* |
| |
|
Лялька[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
У меня 21 вопрос. с 28 по 41 всего два правильных ответа.  |
| |
|
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
