|
Вопрос по регистрации входящих/исходящих
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Наталияkleonity@mail.ru
Российская Федерация, Москва |
| |
Уважаемые мисс, мадам, мадемуазель)Подскажите мне, пожалуйста, такую вещь.
1)Как положено, веду журнал нерегистрируемой корреспонденции. Но проблема в том ,что таких документов большинство (бухгалтерские доки, спецификации, периодика итд). Получается, что журнал регистрации входящих -хиленький совсем, а нерегистрируемые документы в огромном количестве. Вот как сделать грамотнее? Так и продолжать, как есть сейчас?Или вести все в одном журнале?
2)Вопрос номер два. По трудовой книжке я офис-менеджер. В реальности я совмещаю две должности и объем работ огромен. Входящие документы приходят со всех филиалов (у нас центральный офис) в коробках из под бумаги экспресс-почтой. Поэтому регистрировать каждый документ просто нереально. Также очень часто пакеты запечатаны и адресованы в определенный отдел. Посоветуйте как лучше вести регистрацию? Т.к. ГОСТ в этой ситуации мне помочь не может. Хочется одновременно и правильно сделать и оптимизировать деятельность,ориентируясь на реалии работы.
3)И вопрос последний)))Я веду договоры огранизации, храню архив,реестр веду итд. Как мне регистрировать приходящие по почте договоры на подпись? И надо-ли делать скан?
Спасибо заранее! |
| |
|
|
|
Наташа, а за каким фигом вы, при вашей загруженности, ведете регистрацию нерегистрируемой корреспонденции? обычно такая фигня практикуется от скуки там, где заняться нечем
2. зачем вы паритесь регистрацией корресконденции из ваших же филиалов? разнесли по отделам согласно указаний на конверте и дело с концом. если вам так уж важно знать что и когда поступило - озадачьте филиалы прикладывать к документам опись (с датой, с названием доков, с именем адресата). вот вам и реестр. |
| |
|
|
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
|
| |
Ane[e-mail скрыт]
Россия, Москва
|
|
| хорошо бы чтобы в отделах они сами вели регистрацию того что им приходит. |
| |
|
|
С наилучшими пожеланиями,
тетя Фря.
|
| |
Ane[e-mail скрыт]
Россия, Москва
|
|
| насчет договоров - не могу сказать как вам быть, но у меня был большой оборот договоров на одной из прошлых работ, никаких сканов я не делала, а вот табличку в екселе вела и могла клиенту в любой момент сказать на какой стадии его договор - на подписании, уже можно забирать или еще не пришел... в электронном виде и удобнее и быстрее. |
| |
|
|
С наилучшими пожеланиями,
тетя Фря.
|
| |
Наталияkleonity@mail.ru
Российская Федерация, Москва
|
|
| Спасибо за ответы, девочки. НО!По документации вести это все мне приходиться потому, что первый спрос будет с меня. Пришли-ли доки от определенной фирмы, какого числа?А насчет договоров- журнал согласования договоров у меня и так есть.(я согласовываю договоры с руководящим составом). Сказать на какой он стадии подписания я могу. Но после этого я отдаю его исполнителю и он доводит его до ума -подписывает оригинал у контрагента и отдает мне его в архив. Соответственно, когда договор приходит по почте (либо подписанный с 2 сторон, либо оригинал с 1 стороны) я должна его как-то зарегить. Вот в чем вопрос... |
| |
|
|
|
|
Наталия писал(а): Спасибо за ответы, девочки. НО!По документации вести это все мне приходиться потому, что первый спрос будет с меня. ...
Наташа, в любой организации существует 3 самостоятельных документопотока: общий, кадровый и буховский. Секретарь отвечает за общий. если пропал счет/акт/фактура - это зона ответственности бухгалтерии. это как бы раз.
во-вторых. у нас после парочки скандалов, типа "куда делся буховский док и кто виноват?" тоже хотели на секретариат повесить регистрацию всех этой чушни. после противостояния, пришли к решению: поклали в бухгалтерии журнал регистрации их фигни. теперь сотрудники, заинтересованные в сохранности счетов и актов, принося на оплату доки сами (!!) их вписывают в журнал. на одного из бухов возложили обязанности записывать то, что им достается после разбора почтовой корреспонденции.
так вот. % потеряшек ДО и ПОСЛЕ введения регистрации сохранился прежним. регистрация сняла только напряженность в вопросе "кто крайний" (естесно, бухи)
по поводу внутреннего документооборота (что там у вас из филиалов приходит): у меня в день не менее 250 конвертов подобной мути. у меня требование жесткое (вполняется всеми безоговорочно) : док в конверт, на конверт крупно адресат. Все конверты передаются по назначению НЕ ВСКРЫТЫМИ (это прописано отдельным пунктом в ИД). т.е. ни я, ни второй секретарь, знать не знаем что внутри.
как только из региона поступает вопрос: Ой, а где наша бумажка о том-то о сём-то? ответ один: что ВЫ написали на конверте? Пупкину? вот звоните Пупкину и спрашивайте с него.
5 лет безотказно работает. документы доходят. проблем нет. даже представить страшно, если бы меня заставили переписывать в тетрадочку всю эту кипу документов  |
| |
|
|
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
|
| |
Витаминка[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Ижевск
|
|
Наталия писал(а): 1)Как положено, веду журнал нерегистрируемой корреспонденции. Но проблема в том ,что таких документов большинство (бухгалтерские доки, спецификации, периодика итд).
Насколько я знаю, данные документы не могут быть отнесены к категории нерегистрируемых (кроме периодики). Тем более, если вы ведете журнал, следовательно, вы их УЖЕ зарегистрировали.
2. На этом месте работы у меня документопоток небольшой, поэтому я вскрываю все пакеты и письма. А вот на прошлом месте у нас было заведено так, что приходил конверт, с ним опись в 2-х экз. по которой мы сверяли наличие доков. Каждой стороне по 1 экз. Ничего не терялось.
3. Я договоры регистрирую как входящие документы. Никаких проблем. |
| |
|
Наталияkleonity@mail.ru
Российская Федерация, Москва
|
|
| В принципе, получается, что можно сохранить такую схему - регить в Журнале Нерегистрируемой корреспонденции пакеты документов бух-и под роспись, как я и делаю. Соответственно -дата есть. От филиалов затребовать доки на бухгалтерию в отдельном пакете и общую документацию отдельно по реестру. Как думаете?А на договоры можно просто ставить печать с датой, без номера, тк все равно будет заводиться отдельным реестром |
| |
|
Витаминка[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Ижевск
|
|
| а у вас так много договоро приходит каждый день? почему нельзя их регить во входящей? или вы имеете в виду договора, которые исходят из вашей организации, а не поступают по почте? |
| |
|
Наталияkleonity@mail.ru
Российская Федерация, Москва
|
|
| Ну,Витаминка, журнал нерегистрируемой корреспонденции -это больше для твоего личного спокойствия. По правилам -эти доки мы вообще можем не регистрировать(бухгалтерские имею в виду) Старуха Реквизит, а вы, получается, облегчили себе задачу тем, что заставили все письма оформлять как личные. И собственно, только передаете адресату...Очень-очень хотелось бы также, с одной стороны. Но наш Холдинг не сдвинется наверное в этом направлении. О, еще вопросик родился. Приходит письмо с просьбой оплатить счет и приложением акты сверки итд. Как вы его регите?Во Входящих письмо и примечание -приложение на стольких-то листах? |
| |
|
Бирюза[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Санкт-Петербург
|
|
Витаминка писал(а): Наталия писал(а): 1)Как положено, веду журнал нерегистрируемой корреспонденции. Но проблема в том ,что таких документов большинство (бухгалтерские доки, спецификации, периодика итд).
Насколько я знаю, данные документы не могут быть отнесены к категории нерегистрируемых (кроме периодики).
Да? т.е. Вы все буховские доки аккуратно записываете?!!!   Неленивый Вы человек! |
| |
|
|
Не бейся головой об стенку. Нам после ядерной войны из неё ещё арматуру выкорчёвывать,чтобы отбиваться от саблезубых воробьёв!
Думать - вредно! От этого в голове заводятся мысли и выгрызают в мозгу извилины.
|
| |
Витаминка[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Ижевск
|
|
| Бирюза, у меня документооборот небольшой и буховской документации через меня проходит не так уж и много. Не вижу здесь ничего сложного. |
| |
|
Витаминка[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Ижевск
|
|
| мне кажется, мы о разном говорим вообще... Я только входящую извне регю и исходящую. А подразделения сами по себе общаются. |
| |
|
Витаминка[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Ижевск
|
|
Наталия писал(а): Приходит письмо с просьбой оплатить счет и приложением акты сверки итд. Как вы его регите?Во Входящих письмо и примечание -приложение на стольких-то листах?
Именно так. |
| |
|
Бирюза[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Санкт-Петербург
|
|
Витаминка писал(а): Бирюза, у меня документооборот небольшой и буховской документации через меня проходит не так уж и много. Не вижу здесь ничего сложного.
Витаминка, Вы написали: "данные документы не могут быть отнесены к категории нерегистрируемых (кроме периодики)", это утверждение неверно, их вполне можно так бухам отдавать  . А перед Вами снимаю шляпу, мне было бы лениво... и потом, вдруг контора разрастется, документооборот - тоже, а все уже привыкли... так и взвыть недолго... |
| |
|
|
Не бейся головой об стенку. Нам после ядерной войны из неё ещё арматуру выкорчёвывать,чтобы отбиваться от саблезубых воробьёв!
Думать - вредно! От этого в голове заводятся мысли и выгрызают в мозгу извилины.
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...