Вопрос по регистрации входящих/исходящих

Angelok писал(а):

Мне кажется для этих целей есть внизу реквизит "исполнитель", где пишется ФИО исполнителя и его прямой контактный телефон, чем экономим время как приемной (мне не нужно отвлекаться за звонок, чтоб потом его переключить на исполнителя) так и получателя письма, который экономит время при звонке по поводу письма.

старуха Реквизит писал(а):

Не проще ли изначально отказаться от лишних сложностей?

старуха РеквизитРеквизит есть, но проконтролировать, чтобы абсолютно все письма, выходящие за прерделы вашего офиса, соответствовали требованиям госта не всегда возможно, особенно когда речь идет о крупном или территорально разобщенном офисе. Зато про исходящий номер знает каждый клерк, поэтому идентификатор к номеру исх. более эффективен.
С другой стороны , исполнитель может указать общий телефон компании (без внутреннего), а сам уволится. И тогда идентификатор опять сослужит вам добрую службу[/quote писал(а):

Да, вот тут согласна, но т.к. у нас централизованная регистрация, то письмо без исполнителя и его телефона у меня не выйдет за пределы приемной. Вообщем для себя считаю лучшим "изначально отказаться от лишних сложностей".

старуха Реквизит писал(а):

Ангелок, а как вы поступаете, если вам главбух допустим передает на регистрацию и отправку письмо уже подписаное шефом (сам накалякал, зашел к шефу потрещать, заодно "подмахнул" письмишко) но с нарушениями в оформлении: неужели заставите переподписывать? а если шеф уже свалил, а письмо строчнющее? А на бумажке вот нисколечко не осталось местечка впечатать даже словечко ....

старуха Реквизит писал(а):

Эльвира, я конечно поищу, если не забуду. Но вот что мне не нравиться: это тот факт, что номера исхов и вх у вас визуально одинаковые.
Часто клерки (особенно молодые) путаются в ИСХах и ВХ. И когда они просят найти какой то документ, никогда нельзя быть уверенным какой же номер они диктуют. В этом случае, если ваши вх и исхи будут отличаться по конфигурации (например исхи: 00-00/000, а вх 000 будет легче соориентироваться ИМХО
Второй немаловажный момент. При поступлении документа его будущее место хранения все таки вторично. Первично зафиксировать всякие нюансы его получения
Целесообразнее при регистрации вх ввести буквенные индексы, указывающие способ его поступления в организацию: ф- по факсу, э - по эл почте.Все таки ответ вопросы "а как к нам попал этот документ, почему нет с синей печатью?" более актуален, чем "где у нас храниться вх 000"

Angelok писал(а):

старуха Реквизит писал(а):

Ангелок, а как вы поступаете, если вам главбух допустим передает на регистрацию и отправку письмо уже подписаное шефом (сам накалякал, зашел к шефу потрещать, заодно "подмахнул" письмишко) но с нарушениями в оформлении: неужели заставите переподписывать? а если шеф уже свалил, а письмо строчнющее? А на бумажке вот нисколечко не осталось местечка впечатать даже словечко ....

Да, именно так, были уже случаи. Теперь просит проверить оформление заранее

Angelok писал(а):

Тут дело даже не в моей дотошности, а в том, что УК (управляющая компания) очень сильно доестрого следит за правильным оформлением доков.Тут и поддержка генерального в части оформления полная и понимание сотрудников тоже присутствует. Ну а "нахлобучки на исх." согласна не помешают.

Поставщик Счастья писал(а):

Девочки,дайте совет
Я раньше регистрацией никогда не занималась,поэтому я дуб дубом в этом. Никак не могу разобраться,как поступить в моем случае.Моим новым шефом стал вице-президент одного из департаментов(департамент абсолютно новый).А система на моем предприятии следующая:Есть приемная президента,куда приходит вся почта,а там 2 секретаря ее распределяют и регистрируют. То есть ко мне почта попадает уже зарегистрированная.Нужно ли мне ее еще раз регистрировать внутри департамента? Письма могут быть как извне,так и внутри предприятия (типа служебок)