Вопрос по регистрации входящих/исходящих

3.4.1. Регистрация документа – фиксация факта поступления документа в Общество, проставлением на нем регистрационного номера и даты, с последующей записью сведений о документе в регистрационно-контрольную форму (журнал регистрации входящей корреспонденции, электронную базу данных).
3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
3.4.3. Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации: периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма, приглашения, извещения, оперативная отчетность, программы конференций, совещаний, анонимная корреспонденция, коммерческие предложения, счета-фактуры, накладные, акты и другая бухгалтерская документация.
3.4.4. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
3.4.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти и управления, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Регистрация документов осуществляется помощником генерального директора или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Общества.
3.4.6. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп – отметка о поступлении, в которой указывается дата поступления и входящий регистрационный номер (п.2.3.26).
Поступившие телеграммы, электронные письма и факсы регистрируются как письма.
3.4.7. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком, он должен иметь стабильное расположение составных частей.
Регистрационный номер поступающих документов включает: порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения документа руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодом подразделения – исполнителя, например в соответствии с классификатором подразделений, например:
№ 185/05, где
185 – порядковый номер поступления в пределах календарного года;
05 – код структурного подразделения.
При использовании при регистрации документов номенклатуры дел вместо кода подразделения порядковый номер поступления документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел, например, 185/05 – 18, где,
185 – порядковый номер поступления в пределах календарного года;
05 – 18 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения.
Регистрационный номер поступающих документов может дополняться индексом руководителя, вносившего резолюцию на документе, индексом вопроса в соответствии с предметно – тематическим классификатором, например: 185/ 1-05-18, где,
185 – порядковый номер;
1 - индекс руководителя Общества, подписавшего документ;
05 – 18 – индекс дела структурного подразделения по номенклатуре дел;
3.4.8. Сведения о поступивших документах, подлежащих рассмотрению руководством, заносятся в журнал регистрации входящей корреспонденции (приложение 15).
3.4.9. Состав данных о документе, вносимых в журнал регистрации входящей корреспонденции, в зависимости от характера документа и задач использования информации может заполняться другими сведениями:
Гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
Внутренняя переадресация документов по исполнителям;
Код по тематическому классификатору;
Индекс руководителя подписавшего документ;
Количество листов документа;
Наличие приложений;
Должностное лицо, поставившее документ на контроль;
Промежуточные сроки исполнения;
Перенос сроков исполнения;
Срок хранения документа;
Статус документа (проект);
Способ получения или отправки документа (почтой, факсом и др.).
3.4.10. Документы, поступающие в адрес Общества по факсу, также регистрируются в журнале, как входящая корреспонденция. Регистрационный номер документа, поступившего по факсу, может дополняться буквенным индексом – Ф (факс), например: № 132/05 – 18 – Ф.
3.4.11. Документы, зарегистрированные помощником генерального директора, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства или в структурное подразделение по принадлежности вопроса.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются помощнику генерального директора для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в журнал регистрации входящей корреспонденции.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, ответственных за отдельные участки работы, созывать и проводить совещания. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной степени несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа все материалы.
3.4.12. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется помощник генерального директора.