|
Про регистрацию документов в электронном виде и факсов
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
|
| |
Добрый вечер!
Девчата, подскажите, пожалуйста.
Обычно документы, пришедшие по эл.почте и по факсу регистрировала как оригиналы, т.е. присваивала им входящий номер и заносила в журнал. Позже по почте приходили их оригиналы и я им присваивала старый номер, который был на факсе или эл.письме.
Сегодня же директор озадачил меня, сказав, что на письмах в эл. виде и факсах номера входящих ставить не надо, а вот когда придёт оригинал, то тогда и регистрировать. Правильно ли это и прописано ли где-то в правилах? Работаю секретарем давно и не в одной компании, и везде письма, полученные по факсу и эл.почте регистрировались, когда приходил оригинал, просто меняли факсовый вариант на оригинал и всё! |
| |
|
|
|
| Ну не знаю, у нас факсовские документы регистрируются, расписываются и затем отдаются исполнителям. Когда приходит оригинал, то факсовский изымаем, ставим номер на оригинал и подшиваем. |
| |
|
|
|
В разных компаниях разная практика.
Оба варианта имеют право на существование.
Делайте, как сказал шеф. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
| В моей компании при мне (и сейчас, наверняка, также), в инструкции по делопроизводству четко было прописано, что регистрировать, а что нет. Ни факсимильные сообщения, ни письма электронной почты, согласно инструкции, не подлежат регистрации |
| |
|
|
Подарите мне спокойствие и ликеро-водочный завод
|
| |
|
|
|
| В моей компании при мне (и сейчас, наверняка, также), в инструкции по делопроизводству четко было прописано, что регистрировать, а что нет. Ни факсимильные сообщения, ни письма электронной почты, согласно инструкции, не подлежат регистрации |
| |
|
|
Подарите мне спокойствие и ликеро-водочный завод
|
| |
 Таня[e-mail скрыт]
Российская Федерация |
|
| Я приходящие факсы регистрировала тоже. Иначе потом не докажешь, что я его передала исполнителю. Эл. почту не регистрировала, этого не требовалось. |
| |
|
|
Не говорите, что мне делать, и я не скажу, куда Вам идти...
|
| |
|
|
|
Да, я понимаю, что в каждой компании свои правила. Но шеф требует, чтобы я нашла документы или правила, где сказано, что можно(или нельзя) регистрировать факсы и эл.письма.
Ещё часто отправители факсов и эл.писем требуют входящий номер, а что я им буду говорить? |
| |
|
|
|
|
Нормальный у тя шеф.
Есть норматив в котором прописано, что документ нужно регистрировать, если он подлежит учету и исполнению. Есть норматив где прописано, что входящий документ подлежит регистрации, но они не делят документацию по способу ее получения.
Тем кто требует можно говорить в зависимости от политики компании либо сообщать номер, либо говорить, что номер будет присвоен, когда вы получите оригинал документа. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
кроме нормативки, не худо бы включить здравый смысл:
разберем ситуацию: в компании принято, что для оперативности док направляется по факсу (е-мельке), но шеф сказал не регить.
в компанию приходит док по факсу. вы передали (не регя) исполнителю (при этом шеф не видит запроса и не дает своего высочайшего соизволения на его исполнение?). проходит неделя, другая. приходит оригинал. вы его регите и передаете на исполнение сотруднику . но сотрудник, готовящий ответ а) не обязан помнить все запросы б)может оказаться в отпуске. в итоге на один и тот же запрос делается ответ второй раз. - зачем?
или вы держите в голове ВСЕ факсы и при получении оригинала четко знаете, на какой запрос уже был ответ, а на какой нет?
по-моему, проще запрос, поступивший по факсу, зарегить (например с пометкой "Ф") поступить с ним как с обычным документом, но ответ попридержать до поступления оригинала (у нас например, идет обмен оригинала запроса на ответ из рук в руки). а при получении оригинала в графе "примечание" отметить, что оригинал поступил 00.00.0000, чтобы соблюсти сроки ответа.
или же надо наложить запрет на ответы на факсы и с легким сердцем отказаться от их регистрации. но следует помнить, что в таком случае вам придется столкнуться с агрессивным поведением со стороны всяких там контролирующих организаций (особенно в погонах). не любят они подобных фортелей. |
| |
|
|
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
|
| |
Mila[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
| В моей нынешней компании это очень животрепещущий вопрос, решили его таким образом: поскольку факсы и эл.почту принимаем к исполнению, регистрировать их необходимо. Когда приходит (если приходит вообще!) оригинал - на нем проставляем присвоенный факсу номер, но при этом ставим дату поступления самого оригинала. Делаем приписку - копия получена тогда-то, а в журнале регистрации в спец.графу пишем дату поступления оригинала. Поскольку стараемся секретариат избавить от хранения оригиналов, то передаем его исполнителю, себе делаем копию. В принципе, пока меня этот вариант устраивает. |
| |
|
|
Успех измеряется не тем, насколько далеко ты зашел, а тем, насколько ты удалился от того, с чего начал
|
| |
Mka[e-mail скрыт]
Санкт-Петербург
|
|
| не забывайте, что факс и скан (е-мэйл) не имеют юр.силы, соотвественно привлечь к отвественности за неисполнение этого документа в принципе не могут! Хотя каждая метла по-своему метет;) |
| |
|
|
|
|
Mka писал(а): не забывайте, что факс и скан (е-мэйл) не имеют юр.силы, соотвественно привлечь к отвественности за неисполнение этого документа в принципе не могут!
А вот тут бы я не была столь уверенной. Если это прописано во внутренних регламентах - привлеч могут, если были серьезные последствия с угрозой жизни людей - могут. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
|
Mka писал(а): не забывайте, что факс и скан (е-мэйл) не имеют юр.силы, соотвественно привлечь к отвественности за неисполнение этого документа в принципе не могут! Хотя каждая метла по-своему метет;)
в принципе, вы правы. но неВРы попортить - запросто.
ведь вопрос скорее стоит не об НЕИСПОЛНЕНИИ факса. а об оперативной подготовке ответа.
т.е. допустим, идет расследование. для ускорения процесса, следователь направляет вам запрос по факсу, а сам седлает вороного коня и мчит к вам на всех порах.
вы не зарегили. на исполнение не передали. вы правы. НО. следователь-то вам оригинал запроса привез. и об ответе, вероятно договорился. а ничего не готово.
не намного лучше обстоит ситуация, ежли клиент (следак) позвонит, а вы не в зуб ногой: был запрос? не было запроса? хотя он до этого звонил и ему подтвердили качественное прохождение факса. какое мнение об организации сложится? насколько целесообразно портить отношения с клиентом (контролирующей организацией и проч) из-за своей педантичной любови к юридически обоснованному документу  ? |
| |
|
|
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
