|
Про регистрацию документов в электронном виде и факсов
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Нюта[e-mail скрыт]
Российская Федерация, УР |
|
Mila писал(а): В моей нынешней компании это очень животрепещущий вопрос, решили его таким образом: поскольку факсы и эл.почту принимаем к исполнению, регистрировать их необходимо. Когда приходит (если приходит вообще!) оригинал - на нем проставляем присвоенный факсу номер, но при этом ставим дату поступления самого оригинала. Делаем приписку - копия получена тогда-то, а в журнале регистрации в спец.графу пишем дату поступления оригинала. Поскольку стараемся секретариат избавить от хранения оригиналов, то передаем его исполнителю, себе делаем копию. В принципе, пока меня этот вариант устраивает.
Аналогично. Тем более не нужно забывать, что оригинал не всегда отправляется "исходящей" стороной. Либо нужно всегда при получении входящего письма факсом, эл.почтой, напоминать адресату о необходимости получения оригинального экземпляра. Вообще, факсовые аппараты и эл.почта были "придумали" для ускорения (мы с вами и сами так постоянно делаем) рабочего процесса. Срок на подготовку ответа увеличивется на 2-3 дня, так ведь?
Объясните это рук-лю, что целесообразнее делать именно так, как считаете вы и обоснуйте.
Но нужно помнить, что гарантийные письма, а также касающиеся финансовых вопрсов - оригиналы с живой подписью. |
| |
|
|
Умею закатывать всё...глаза, банки, истерику...Умею из ничего делать...обед, прическу, скандал...могу выносить мусор, мозг...! Я вообще, очень способная девушка..
|
| |
|
|
| Девочки не знаю сюда я или нет но все таки... У нас с контрагентом в договоре прописано "стороны договорились что факсмильные и переданные посредством электронной почты документы имеют юридическую силу до момента получения оригинала" Мы отсылаем претензию в числе прочего указываем 2ответить в течение 10 дней" так с какого момента эти 10 дней? с передачи факсовой копии или с того как им оригинал придет???? |
| |
|
|
почешешь тыковку - сработает смекалка!
В жизни легче дойти до ручки, чем до сути.
Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?
|
| |
|
|
| С момента предачи копии по факсу. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
|
Jull писал(а): С момента предачи копии по факсу.
спасип @}-\\\\-- @}-\\\\-- @}-\\\\-- |
| |
|
|
почешешь тыковку - сработает смекалка!
В жизни легче дойти до ручки, чем до сути.
Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?
|
| |
|
|
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
Да уж, шефа больше интересует, чтобы с юридической точки зрения всё было правильно. Его смущает, что оригиналу присваивается номер факсового варианта. Получается, что оригинал как бы пришел вместе с факсом, т.е. дата получется старая.
Вот, что я нашла в интернете.
Министерство культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Приказ
от 8 ноября 2005 г. № 536
О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
Т.е. исходя из этих правил, я сделала вывод, что факсы регистрировать нужно, но так и не поняла, нужно ли регистрировать подлинник! |
| |
|
Mila[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Mila писал(а): В моей нынешней компании это очень животрепещущий вопрос, решили его таким образом: поскольку факсы и эл.почту принимаем к исполнению, регистрировать их необходимо. Когда приходит (если приходит вообще!) оригинал - на нем проставляем присвоенный факсу номер, но при этом ставим дату поступления самого оригинала. Делаем приписку - копия получена тогда-то, а в журнале регистрации в спец.графу пишем дату поступления оригинала. Поскольку стараемся секретариат избавить от хранения оригиналов, то передаем его исполнителю, себе делаем копию. В принципе, пока меня этот вариант устраивает.
Юлия, попробуйте наш механизм использовать  |
| |
|
|
Успех измеряется не тем, насколько далеко ты зашел, а тем, насколько ты удалился от того, с чего начал
|
| |
|
|
|
Спасибо, Мила, скорей всего так и буду поступать! )))) |
| |
|
фея[e-mail скрыт]
|
|
Нет, я всё-таки не пойму ничего. Однократность - это, конечно, хорошо.
По факсу приходит письмо. Там указано, что завтра нас всех расстреляют, если в полдень мы не выполним то-то. В 99 % случаев девушка-отправитель не спрашивает у меня фамилию, и ей, похоже, наплевать, кто принял письмо и кто его должен будет руководству отдать. И здесь я!!!Запросто!!!Могу его забыть. Потерять. Потому что оно нам не выгодно и даже вредно. С чистой совестью ждать получения оригинала, вот. А кто докажет???Что письмо вообще имело место быть? И я не понимаю, как письмо, полученное по почте сегодня, может быть мною зарегистрировано позапрошлонедельным числом (когда оно приходило по факсу)???
Прошу помочь мне и объяснить эту тёмную ситуацию, я правда не пойму.
У меня происходит так: регистрируется всё, что не является рабочим спамом. Номер присваиваю по факту поступления, порядковый каждому документу, пометка Ф или П ставится в журнале регистрации у меня ниже номера и не является составной частью номера. Это чистейшая самодеятельность, но очень удобно, а на штампах с входящим номером нет лишней писанины. |
| |
|
|
|
Фей, в принципе, как тут давеча меня поучал не постыжусь этого слова "Советник", ты могешь потерять любой док. даже полученый лично под роспись. Цитата: И я не понимаю, как письмо, полученное по почте сегодня, может быть мною зарегистрировано позапрошлонедельным числом (когда оно приходило по факсу)???
а чем плох совет Милы: томер от факса, а дата - фактического поступления оригинала? |
| |
|
|
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
|
| |
|
|
|
добрая фея писал(а): И я не понимаю, как письмо, полученное по почте сегодня, может быть мною зарегистрировано позапрошлонедельным числом (когда оно приходило по факсу)???
Очень просто. Документ состоит из двух частей: материального носителя и информации. Информация был получена по факсу до того как получем носитель+информация. Работаем мы с информацией. Потому и фиксируем дату поступления информации. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
|
Цитата: И я не понимаю, как письмо, полученное по почте сегодня, может быть мною зарегистрировано позапрошлонедельным числом
а давайте так: отойдем от темы факса. ПРИМЕР, налоговая инспекция выставила решение. 1 экз (оригинал) она направила по почте в банк. второй экз (оригинал) выдала на руки организации. организация со своим экземпляром бежит в банк и предъявляет решение налоговой. вы его регите. через 2 недели почтальон приносит точно такое же решение. и что вас смущает, что на нем вы поставите тот же самый вх.номер и дату позапрошлонедельную? или будете регить повторно? или есть иные варианты? |
| |
|
|
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
|
| |
|
|
|
| Старуха Реквизит, в описанном тобой случае,я зарегистрирую новым датой,а потом Оперчасть пусть разбирается |
| |
|
|
|
|
Маняша писал(а): Старуха Реквизит, в описанном тобой случае,я зарегистрирую новым датой,а потом Оперчасть пусть разбирается
хм.... но ведь счет клиента уже разблокирован. и выходит, что вы вроде как ссамовольничали?
не помню где было прописано, что при поступлении дока повторно, он регится за тем же номером с приставкой литеры П (типа "повтор").Цитата: Номер присваиваю по факту поступления, порядковый каждому документу, пометка Ф или П ставится в журнале регистрации у меня ниже номера и не является составной частью номера. Это чистейшая самодеятельность
это не самодеятельность. регистрационный номер вполне можно дополнять всякими индексами. . приписываем же мы "К" или "ЛС" к кадровой документации, или первую букву фамилии частного заявителя. |
| |
|
|
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...