Флудилка-3. Весенняя и солнечная.

Для хранения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, имеющих практическое значение, а так же документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в государственный или муниципальный архив (в случае отнесения документов постоянного срока хранения в состав Архивного фонда РФ) организация образует архив.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив организации не позднее двухлетнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях организации.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, подлежат хранению и использованию в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения выделяются к уничтожению в установленном порядке.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче на хранение в архив организации заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
Передача дел в архив организации, как правило, осуществляется в 1 квартале календарного года. В случае необходимости, архив составляет график передачи дел структурными подразделениями, который согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем.
Дела, подлежащие передаче в архив организации, доставляются структурными подразделениями в связках.
Прием каждого дела производится заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи заведующего архивом организации и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив организации передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, его работники в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют и передают их в архив организации. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.