Служебная поездка

Если в обязанности сотрудника входит выполнение работы во время служебных поездок, то приказ о командировке не нужен, а разъездной характер работы должен быть установлен трудовым договором. Обязанность работодателя включить в трудовой договор условие о разъездном характере работы следует из статьи 57 Трудового кодекса.

Организация сама обязана установить перечень категорий сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, а также размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих сотрудников.

При оформлении служебных поездок при разъездном характере работ сотрудников необходимо учитывать следующее.

Во-первых, разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Во-вторых, в коллективный договор могут включаться обязательства работодателя по вопросам гарантий и компенсаций, в том числе при направлении сотрудников в служебные поездки (ст. 41 ТК РФ).

Таким образом, документальное оформление расходов при разъездном характере работ может быть отражено в документообороте организации следующим образом:

коллективный договор, в котором работодатель обязуется возмещать расходы, связанные с разъездным характером работы;

трудовые договоры, подписанные работодателем и работником, в которых обязательно указывается, что работа носит разъездной характер;

локальный нормативный акт организации (приказ руководителя, Положение о разъездном характере работ или иной документ), в котором определяется перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности, порядок представления авансовых отчетов, и другие необходимые сведения.

Перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов целесообразно указывать именно в локальном нормативном акте, а не в коллективном договоре.

Это связано с тем, что эти данные могут ежемесячно меняться в зависимости от нужд организации, а коллективный договор в большинстве случаев заключается на несколько лет и не нуждается в частом пересмотре.

Если коллективного договора нет

При отсутствии коллективного договора, организация вправе утвердить приказом (распоряжением) руководителя Положение о разъездном характере работ, как локальный нормативный акт организации.

В данном Положении следует подробно указать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников.

При этом разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Выплаты

К расходам, возникающим при служебных поездках в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса можно отнести:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, расходы, связанные со служебными поездками.

Нормы и порядок возмещения таких расходов законодательно не установлены. Таким образом, организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения расходов, возникающих при служебных поездках.

Хотим обратить внимание на то, что перечень возмещаемых расходов при служебных поездках совпадает с перечнем расходов, возмещаемых при служебных командировках, но при этом никаких ограничений размеров расходов, возникающих при служебных поездках, действующее налоговое законодательство не содержит.