Регистрация приказов при переименовании организации

Что делать, если компания стала называться иначе?.. Предположим, какой-то гражданин решил сменить фамилию. Тогда ему придется получить свидетельство о перемене фамилии, обменять ряд документов и изменить сведения в базе данных паспортного стола. Так же и с фирмой. Владелец может заменить название новым, а бывает и так, что приходит другой собственник. В период существования организации такая ситуация, когда вносятся изменения в ее учредительные документы и (или) в сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, -отнюдь не редкость. Как правило, это влечет за собой смену печати и бланков. В некоторых случаях изменения касаются и документов отдела кадров. И специалисту кадровой службы нужно быть готовым совершить определенные действия, чтобы привести «бумаги» работников компании в соответствие с «новыми» документами работодателя. Каждое юридическое лицо подлежит государственной регистрации. Данные государственной регистрации включаются в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), открытый для всеобщего ознакомления. Содержащиеся в этом реестре сведения всегда должны быть актуальны. Этим объясняется необходимость государственной регистрации не только факта создания организации, но и тех изменений, которые происходят в процессе ее деятельности. ГОСУДАРСТВЕННАЯ РЕГИСТРАЦИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В настоящее время органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, является Федеральная налоговая служба (ФНС) России. Именно в налоговые органы обращаются уполномоченные представители юридического лица при необходимости внести определенные изменения в те или иные данные, внесенные в ЕГРЮЛ при регистрации. Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (п. 1 ст. 5) определены те сведения о юридическом лице, которые содержатся в ЕГРЮЛ, а также необходимые документы. Из большого перечня сведений мы выделим только те, изменение которых может иметь последствия для кадрового делопроизводства. Такими сведениями являются: 1) полное и сокращенное (в том случае, если оно имеется) наименование, в т. ч. фирменное, для коммерческих организаций на русском языке. В случае если в учредительных документах юридического лица его наименование указано на одном из языков народов РФ и (или) на иностранном языке, в ЕГРЮЛ указывается также наименование юридического лица на этих языках; 2) организационно-правовая форма; 3) адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, по которому осуществляется связь с юридическим лицом. Пункт 5 указанной статьи предусматривает: юридическое лицо в течение трех рабочих дней с момента изменения названных сведений обязано сообщить об этом в регистрирующий орган по месту своего нахождения. Наименование, организационно-правовая форма и место нахождения организации в обязательном порядке указываются в ее учредительных документах. В первую очередь необходимо внести изменения в учредительные документы, а уже затем обратиться в регистрирующий орган для их регистрации. Обратите внимание!Государственная пошлина за государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, составляет 800руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НКРФ) Для регистрации изменений, внесенных в учредительные документы, в регистрационный орган представляются следующие документы: 1) заявление о государственной регистрации по форме № Р13001, утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439; 2) решение о внесении изменений в учредительные документы; 3) изменения, вносимые в учредительные документы; 4) документ об уплате государственной пошлины. Государственная регистрация должна быть проведена в течение пяти рабочих дней с момента представления перечисленных документов в регистрирующий орган. Не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации организации выдается Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ (форма № Р50003). На основании данного Свидетельства руководитель организации, как правило, издает приказ по основной деятельности, где указывается: • какие изменения внесены в сведения о юридическом лице; • дата вступления изменений в силу; • работники, ответственные за внесение необходимых изменений в документы организации. Рассмотрим последствия, которые наступают при внесении изменений в обозначенные выше реквизиты организации. ИЗМЕНЕНИЕ НАИМЕНОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ В соответствии с п. 1 ст. 54 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, также должно иметь фирменное наименование. Требования к фирменному наименованию содержатся в ст. 1473 ГК РФ. Фирменное наименование содержит указание на организационно-правовую форму и собственно наименование юридического лица, которое не может состоять только из слов, обозначающих род деятельности. Юридическое лицо должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Организация вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов России и (или) иностранном языке. В первую очередь рассмотрим ситуацию, когда меняется собственно наименование юридического лица, в то время как организационно-правовая форма остается прежней. Так бывает нечасто, тем не менее иногда происходит переименование организации без изменения других реквизитов. Последовательность действий работодателя в таком случае следующая. 1. Оформить решение уполномоченных органов о переименовании организации. 2. Внести изменение наименования организации в учредительные документы. 3. Оплатить госпошлину за государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица. 4. Оформить заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица (изменения сведений о наименовании организации указываются на стр. 2 листе А формы № Р13001). 5. В течение трех рабочих дней с момента внесения изменений в учредительные документы о наименовании организации предоставить комплект документов в регистрирующий орган для государственной регистрации изменения. 6. Получить свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ. 7. Издать приказ по основной деятельности о переименовании организации (приложение 1), где определить лиц, ответственных за внесение изменений в документы организации в связи с переименованием. Бланки и печати Наименование организации во всех документах указывается в полном соответствии с тем, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное, а также наименование на иностранном языке. А значит, если меняется наименование организации, то в первую очередь должны вноситься изменения в бланки используемых ею документов. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: • общий бланк; • бланк письма; • бланк конкретного вида документа, кроме письма. Изменения в используемые организацией бланки документов, как правило, вносит служба, ответственная за делопроизводство. Если бланки изготавливаются типографским способом, то нужно заказать их необходимое количество с новым названием. Если бланки изготавливаются на компьютере, то следует позаботиться, чтобы все работники организации, в обязанности которых входит оформление документов, получили образцы новых бланков и использовали их в работе. А в случае применения в организации штампов для изготовления бланков писем они, конечно, подлежат замене. На наиболее важных документах в подтверждение их подлинности ставится оттиск печати. Законодательством не установлено обязательных требований к реквизитам печати, а также к их изготовлению и замене. Однако полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы имеется в печати в обязательном порядке. Таким образом, со сменой наименования организации используемые ею печати и штампы должны быть заменены. До 1 апреля 2010 г. на всех документах, в т. ч. и в трудовых книжках работников, проставлялись оттиски печати с прежним наименованием организации. В связи со сменой названия мы завели новую печать. Как теперь подтвердить, что измененная печать придает нашим документам юридическую силу? Требования к изготовлению и замене печати не предусмотрены нормативными актами, поэтому в подобных ситуациях работодатель поступает на свое усмотрение. Желательно, чтобы порядок изготовления, замены, хранения, использования и уничтожения печатей был закреплен в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству. Полагаем, что факт замены печати должен быть зафиксирован документально, чтобы в случае спора организация всегда могла подтвердить подлинность своих документов. Старая печать подлежит уничтожению: она может быть ликвидирована силами самой организации либо специальной штемпельной мастерской (той, которая изготавливает печати). Если уничтожение печатей и штампов производится собственными силами, то желательно, чтобы это делала комиссия, назначенная руководителем организации. Уничтожение печати необходимо зафиксировать документально: например, составить акт об этом действии и проставить в нем оттиски уничтоженных печатей и штампов. В акте также указываются: • время и место уничтожения печатей/штампов; • состав комиссии; • основание уничтожения печатей/штампов; • наименование и оттиски уничтоженных печатей/штампов; • способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями); • заключение комиссии о приведении печати/штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования; • подписи членов комиссии. Изготовление новой печати тоже следует подтвердить документально. Например, для штемпельной мастерской составить заявку на изготовление печати, указав причину, по которой изготавливается новая печать, и приложить к ней копии документов, подтверждающих соответствующие изменения. Изменения в документах работников Итак, с определенного момента в организации, получившей новое наименование, используются новые бланки документов и новые печати/штампы. В частности, при приеме на работу будет заключаться трудовой договор с указанием нового наименования организации и оттиском новой печати (если работодателем предусмотрено скрепление трудовых договоров новой печатью). В трудовой книжке работника в качестве заголовка будет указано новое наименование организации и т. д. Между тем трудовые отношения являются длящимися. В какой-то момент возникает необходимость внести определенные изменения в некоторые документы, созданные кадровой службой ранее, до смены наименования организации. Прежнее название нашей компании изменилось. Естественно, сведения о наименовании работодателя в обязательном порядке были указаны во всех заключенных трудовых договорах. Теперь, когда наименование изменилось, каким образом нужно внести изменения в заключенные трудовые договоры? Однозначно ответить на этот вопрос невозможно. Существует две точки зрения. Одни специалисты полагают, что в случае изменения сведений в трудовом договоре, в т. ч. наименования организации, нет необходимости заключать с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ, согласно которой трудовой договор состоит из сведений и условий. Наименование работодателя относится к «сведениям», а не к условиям, о которых договариваются стороны. Соответственно при изменении сведений стороны ни о чем не договариваются, а возникает только необходимость внести изменения фактически в справочную информацию. Часть 3 ст. 57 ТК РФ предусматривает возможность внесения недостающих сведений непосредственно в текст трудового договора. Понятно, что речь идет именно о недостающих сведениях, которые по ошибке не были включены в трудовой договор при его заключении, а не о тех, которые изменились в течение трудовых отношений. Но почему нельзя аналогично поступать в случае изменения сведений, т. е. вносить изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон - работника и работодателя? Статья 72 ТК РФ также подтверждает, что отдельное соглашение сторон оформляется только при изменении условий (но не сведений) трудового договора. Имеется и другая точка зрения. В ней акцент делается на то, что ч. 3 ст. 57 ТК РФ допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, но не измененных. Поэтому при изменении любых сведений, в т. ч. и наименования организации, необходимо составлять отдельный документ, не обязательно дополнительное соглашение к трудовому договору. Его, например, можно назвать «Изменение к трудовому договору». На практике может быть использован один из указанных способов изменения сведений о наименовании организации в трудовых договорах. Мы приводим оба примера: внесение изменений непосредственно в текст трудового договора и составление отдельного документа. Обратите внимание!При внесении записи о переименовании организации графы 1 и 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки не заполняются НА № 1‘2004Пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция), предусматривает следующее. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (приложение 4). Считаем, что в рассматриваемом случае в графе 4 можно сослаться на упомянутый нами выше приказ по основной деятельности, который издается после государственной регистрации внесенных изменений. В крупных организациях с большой численностью работников может быть изготовлен штамп с информацией о переименовании организации, с помощью которого вносятся записи в трудовые книжки работников. Пункт 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила), включает положение, что все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Инструкция содержит исключения из этого общего правила и, например, не предусматривает заполнение граф 1 и 2 трудовой книжки (т. е. проставление порядкового номера записи и даты) для внесения записи о переименовании организации. Итак, при изменении собственно наименования организации сотрудники кадровой службы должны внести изменения в трудовые договоры и сделать записи о переименовании организации в трудовые книжки работников. Как мы уже определили, указание на организационно-правовую форму является обязательным элементом наименования организации. Для случаев изменения такой формы законодательство предусматривает особые правила и процедуры, отличные от рассмотренных нами правил переименования.