|
Название документа
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
|
| |
Здравствуйте, коллеги и сестры (братья) по цеху! Вроде бы с регистрацией документов все ясно прописано в инструкциях, но возник вопрос. По распоряжению гендиректора реестры входящих и исходящих были изменены, сократилось число граф: отправитель, проект, название документа, ответственный исполнитель, контроль и резолюция ГД. Для официально регистрируемых я веду дополнительные реестры, но руководитель хочет видеть только общий документооборот и правильное распределение по проектам. Ну что же, в этом есть свои преимущества. Только вот найти нужный документ в таком реестре очень сложно. Предприятия-клиенты высылают электронкой сканы или доки с неудобочитаемыми названиями: "Стр. 1, 001-003, fghdtrg, ОАО" и тому подобное. Один документ из нескольких страниц сканируют четырьмя файлами, ну не умеют люди одной pdf-кой сохранять! А мне не разрешили сводить такие сканы в один и переименовывать, передаю исполнителю (через локалку) весь этот мусор, в реестре пишу родные названия и в таком виде подаю на ежедневный просмотр шефу. Это нормально?
Фирма у нас ведет полтора десятка проектов, почты много, бардак копится. Что делать? |
| |
|
|
|
Vlada писал(а): А мне не разрешили сводить такие сканы в один и переименовывать, передаю исполнителю (через локалку) весь этот мусор, в реестре пишу родные названия и в таком виде подаю на ежедневный просмотр шефу. Это нормально?
Нет, конечно. Что значит не разрешили менять название? Кто? Прямо говорят "не меняйте название файла"? Если присылают файл наванный "письмо", почему нельзя его переименовать на "425/12-Ромашка" или еще как? Кто не разрешает? Разве кому то есть до этого дело? Искать письма ведь в случае чего придется вам.
Письмо можно дублировать про сохранении - например, одну копию забрасываете в папки по проектам, а вторую в общие "входящии" |
| |
|
 Змеюковна[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва |
|
| я бы скорей согласилась с вашим директором, так как многие фирмы прописывают легитимность электронных сообщений, то в дальнейшем при возникноваении проблем надо будет доказывать что направили именно этой файл, именно с таким название, именно по нему что-то сделали |
| |
|
Every solution breeds new problems
Усруся, но не покорюся!
 |
| |
|
|
|
Nastay писал(а): я бы скорей согласилась с вашим директором, так как многие фирмы прописывают легитимность электронных сообщений, то в дальнейшем при возникноваении проблем надо будет доказывать что направили именно этой файл, именно с таким название, именно по нему что-то сделали
даже если там отсканированное письмо? я имела в виду ситуации когда сканом присылают письмо подписанное, а позже передают оригинал. я его запоминаю по номеру и дате, а не как называли файл. |
| |
|
Змеюковна[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
может стоит разделять название документа и наименование файла
Vlada написалас что у нее есть регистрируемая почта 
nathalie, у нас, например, большинство писем без досыла, очень много чертежей, идет очень много "пожеланий", и все это потом ведет либо к увеличению сроков или стоимости, очень часто приходится просто распечатывать всю переписку и сидеть с Заказчиком и сверять объемы. У нас по одному проект ангиличаники проектировщик, так у нас один день чертеж в работу, на другой работы останаливаем, так как он еще что-то придумал за ночь  |
| |
|
Every solution breeds new problems
Усруся, но не покорюся!
|
| |
|
|
|
Спасибо вам за отклики и советы. Каждый прав - и руководитель, и те, кто вынужден обрабатывать подобные документы. На свой страх и риск я составляла дополнительные файлы доя руководителя проекта: оригинальные названия и новые, осмысленные. Для этого приходилось открывать каждый файл, вчитываться. В итоге старое название никуда не пропадало, руководитель проекта был мне благодарен. Такая вот партизанщина;)
Я рада, что нашла этот форум. Теперь мне чуточку легче, зная, что всюду в секретариатах бурлит жизнь и случаются разные казусы. При рабочем дне с 10 до 19 я постоянно засиживаюсь до девяти вечера. Только после ухода большинства сотрудников можно спокойно поработать. А уж когда гендиректора нет в офисе, работа спорится у всех!
Желаю вам хорошей недели;) |
| |
|
« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...