|
Делопроизводство с нуля в подразделении иностранной компании
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Sunrainbowek.malysheva@gmail.com
Российская Федерация, Москва |
| |
Здравствуйте! Недавно я начала работу координатором по документообороту в российском подразделении крупной иностранной компании. Вопросов у меня очень много, поэтому обрисую ситуацию и буду рада любым советам. Заранее извиняюсь, но сообщение получается длинное!
Основной целью координатора является внедрение программы по рационализации документооборота, разработанной командой соответствующего проекта в штаб-квартире. Требования заданы довольно обще: содержание документов не должно нарушать законодательство, необходимо охранять конфиденциальную информацию и т.д. Правила оперативного документооборота, регистрации документов и контроля их движения не определяютя. Большее внимание уделяется хранению документов: предполагается определение сроков хранения на основе рекомендуемой схемы класификации с указанием сроков и с учетом местного законодательства, но правила передачи документов на хранение также не определены.
На практике в подразделении дело обстоит так: документы никак не регистрируются (исключения - я веду внутренний реестр договоров, рассматриваемых юридическим отделом, в котором я официально состою, фиксирую, что, когда и от кого мы получили на расмотрение и когда вернули; исходящие письма наш отдел регистрирует в своём собственном реестре, из остальных - почти никто). Положение о документообороте является переводом документа штаб-квартиры и детали не определяет, номенклатуры дел нет, нет вообще единой службы документооборота: подразделение большое, но главным офисом это не предполагается. Штаб-квартриа планирует внедрение некой СЭД, но в неопределенном будущем, подробной информации пока нет.
Первым шагом с моей стороны предполагается встреча с руководителями подразделений, чтобы подробнее прояснить ситуацию в их отделах, их пожелания, состав документов, определить то, чего необходимо достичь. Пытаюсь составить список вопросов, чтобы получить максимум информации в ходе этой встречи. Также хотелось бы объяснить всем важность регистрации документов, правильного ведения дел, составления их номенклатуры, начиная с отделов, несмотря на то, что программой штаб-квартиры это не определено. Большая проблема в том, что отделы вряд ли выделят отдельного сотрудника, чтобы вести документооборот и составлять номенклатуру, одному же сотруднику делать всё это за всю организацию очень проблематично.
Может быть, кто-то что-то посоветует в данной ситуации, т.к. работы и соответствующих проблем много, а занимаюсь этим в подразделении пока только я и не очень представляю, как ко всему подступиться.
Заранее спасибо! |
| |
|
Sunrainbowek.malysheva@gmail.com
Российская Федерация, Москва
|
|
| Fire moon, опыт есть, но только на уровне секретаря гендиректора общественной структуры, где всё осуществлялось централизованно через самостоятельное подразделение - канцелярию. Здесь же всё фактически с нуля и в гораздо большем масштабе. |
| |
|
Fire moon[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Подольск
|
|
Берете стандартную номенклатуру и начинаете на основании нее составлять свою-собственную.
Если кто-то не хочет регистрировать документы, то можно и попугать (карай небесной  ). Создавайте внутренний документооборот и внешний. Насколько я знаю иностранное законодательство устанавливает очень расплывчатые рамки, да же в бухгалтерии (знаю, т.к. моей дипломной было перекладка баланса РФ на МСФО).
А отвечать вам не хотят, т.к. за вас работать никто не хочет. Все что вы написали говорит о Ваших больших пробелах в знаниях. Каждая из нас разорилась на специальную литературу примерно на 1,5 т.р., постоянно штудируем интернет на предмет обновлении и улучшений. Если есть конкретные вопросы - задавайте, а делать за вас все никто не будет. 
P.S. Эх, я бы развернулась, эээээх я бы создалааааа  . |
| |
|
Самый лучший сериал — это жизнь. Я вот уже 31 сезон досматриваю, судя по сюжету, режиссер сумасшедший какой-то.
 |
| |
|
|
|
Длинные слова меня только расстраивают (с)
|
| |
Sunrainbowek.malysheva@gmail.com
Российская Федерация, Москва
|
|
| Спасибо! То, что должно быть в идеале, я примерно представляю, главный вопрос сейчас в том, как правильно провести обследование ситуации, существующей в организации. У нас 15 отделов, некоторые создают много специфических видов документов по основной деятельности (компания фармацевтическая), работа с которыми организована у всех по-разному. Моя руководитель считает, что максимум информации нужно постараться получить на первой же встрече с руководителями, я думаю над тем, как это сделать. |
| |
|
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
Рейнбоу, перед встречей я бы запросила с каждого отдела/службы перечень уже существующих у них дел (папок) и перечень документов, образующихся в процессе функционирования каждого отдела.
Делопроизводство допускается централизованное и децентрализованное. Но курировать в любом случае придется вам, какой бы вид не присутствовал в организации.
На основе перечня документов у вас возникнут разные вопросы и уточнения - сразу найдется, о чем потрещать с начальниками.Они вас зауважают пуще прежнего! - Составьте примерный список вопросов и придерживайтесь его во время беседы. Делайте пометки в ежедневнике по каждому из вопросов. Сразу оговоритесь, что встреча не последняя и вы надеетесь на поддержку, когда будете обращаться к начальникам и рядовым сотрудникам служб в рабочем порядке.
Со своей стороны, если вы планируете какие-то изменения и новшества - обрисуйте плюсы для каждого отдела, которые они поимеют в результате ваших нововведений.
После предварительного сбора инфы сядьте и подумайте, какие реестры (журналы) вам завести, как изменить нумерацию (индексацию) документов, чтобы всем было удобно и просто.
По экселовским журналам я и все наши девочки вас научат чему угодно. 
Тут есть темка "Компьютерный ликбез". Мы там одно время бурно обсуждали экселовские заморочки и гиперссылки.
Прорвемся!  |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
да, еще...
посмотрите на главной странице форума справа - там последняя выложенная статья из журнала "Секретарь-референт" как раз по вашей теме!
Полазьте по документообменнику - слева, под перечнем разделов форума, чемоданчик с синими стрелками.
Про номенклатуру девочки вам все верно тоже сказали. После общения с отделами у вас будет перечень документов. От него и будете танцевать. |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Ксеня[e-mail скрыт]
Россия, N
|
|
Интересная перед вами задачка стоит 
мои предложения такие: создать общую папку на рабочем столе в эксель. Настроить папку чтобы ее видели все, но вносить изменения могли только некоторые сотрудники. В каждом отделе назначить человека ответственного за ведение делопроизводства в отделе. Он будет заносить письма вх и исх в эту папку.
Номера проставлять в едином порядке для всей компании, в номере дополнить сам номер буквой обозначающей отдел (чтобы было понятно куда поступило данное вх письмо.
создать регламент работы (коротенькие правила ведения делопроизводства.
воообще нанять человека за 15-20 тыс который будет выполнять некую функцию ресепшена+канцелярией. Это было бы в идеале.
(в это случае все письма должны поступать ей и отправляться от нее - за ней ведение этой самой папки и контроль за все документацией предприятия)
вообще оч удобная весч - СЭД
разработать внутренние образцы документов тоже прийдется и разослать из по всем отделам. Чтобы было единообразие и нумерация документов.
по номенклатуре тут проще простого, как вам и подсказали соберите названия папок со всем отделов. Дополнительно в номенклатуре оставтье пару строк для каждого раздела если вдруг прийдетя добавлять "папки".
это первое что нужно сделать - понять какие документы есть в организации. |
| |
|
Sunrainbowek.malysheva@gmail.com
Российская Федерация, Москва
|
|
Спасибо большое, теперь у меня более чётко вырисовывается алгоритм действий! Запрошу информацию о существующих делах и попробую объяснить, зачем нужна единая регистрация документов и номенклатура дел, и начать её составление! Как я понимаю, система индексации дел может быть потом разработана, сначала надо определить структуру и список дел. Только вот ещё неизвестно, кто будет упорядочивать сами дела в отделах, думаю, никакого порядка и хронологии при их формировании не соблюдается. Наверно, действительно нужно как-то обосновать необходимость определения ответственных за документооборот по отделам.
Регламент по делопроизводству, наверно, будет дополнять директиву штаб-квартиры, расширяя и конкретизируя её положения.
СЭД - это, конечно, хорошо, но в ближайшее время, как я писала, его внедрять не будут, так что пока без него. |
| |
|
|
|
Fire moon писал(а): Эх, я бы развернулась, эээээх я бы создалааааа .
Присоединяюсь)) Это так здорово: перед тобой поле непаханное, можно (и нужно!) создать с нуля реестры, разработать регламент о делопроизводстве. Все потихоньку отсканировать и разложить по структурированным папкам.
А я сижу с опытом такой работы дома, у меня сохранились положения с последнего места, очень толковые, все прописано и предусмотрено. Жаль, что не сработалась, нарвалась на неадекватную тетку. |
| |
|
Polina[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Так ищи другую работу с адекватным коллективом.
Я тоже в начала работы нарвалась на директора по продажам, вообще неадекватную женщину но как ни странно уволили не меня, а ее, так что я осталась. НО даже если бы не получилось я бы нашла другое место и там бы реализовывала накопленный опыт. |
| |
|
|
|
|
Polina писал(а): Так ищи другую работу с адекватным коллективом.
Я тоже в начала работы нарвалась на директора по продажам, вообще неадекватную женщину но как ни странно уволили не меня, а ее, так что я осталась. НО даже если бы не получилось я бы нашла другое место и там бы реализовывала накопленный опыт.
Я в поиске. Активировала свои резюме на Superjob и HH, вчитываюсь в предложения. Старые конторы заблокировала, у них по-прежнему народ не задерживается.
Очень хочется навести и поддерживать порядок хотя бы на небольшом участке. |
| |
|
« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...