|
Учет документов в рамках процедуры отправки корреспонденции
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва |
| |
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, правильна ли такая схема: оригиналы квитанций отправленных заказными писем и реестр, где числится данное письмо, отдаются отправителям под роспись в журнале регистрации, в нем же напротив каждой записи указывается № квитанции, копии квитанций подшиваются в папку исходящих вместе с реестром.
Какой порядок будет считаться правильным, чтобы по квитанциям можно было подтвердить отправку письма и расход средств, но в то же время не загромождать процесс ненужными действиями и бумажками?
Спасибо |
| |
|
|
|
| Что бы подтвердить отпраку писем и расходование средств нужен чек, а не реестр. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
| это безусловно понятно. не понятно, правильна ли схема учета ) |
| |
|
|
|
|
| Смотря что собрались учитывать? Если количество переданых исполнителям бумажек, то верна, а если отправку письма и расход средств, то достаточно чека в бухгалтерии. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
Хельга, делайте, как вам удобно.
Главное:
1) правильно отчитаться перед бухами за деньги, т.е. сдать им чеки и авансовый отчет (я, зная нашу бухгалтерию, с чеков снимаю себе копии).
2) удовлетворить отправителей (т.е. выдать им копию чека+опись (или ее копию, не забыв оставить копию себе)+уведомление, когда оно вернется)
3) себя не подставить. Я сохраняю себе копии со всех описей и чеков. Кроме того, в реестре отправленных писем записываю обязательно идентификатор, отмечаю возврат или невозврат уведомления и проч.). За описи+копии чеков мне отправители расписываются на моем экземпляре прямо. А сами экземпляры в папках подшиты. Ибо у всех своя специфика. У нас постоянно разборки и скандалы на почве писем. Постоянно приходится доказывать, что я не верблюд.  |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Девушки, спасибо)
Подскажите, пожалуйста, а если у нас практически заведено составлять реестр (называемый почему-то "описью"..), состоящий из 2х колонок "Получатель" и "Адрес", 2й экземпляр которого сдается на почту, а 1й подшивается вместе с копиями чеков в папку, это же не совсем точная информация, отражающая те пункты, которые вы описывали выше? Т.е., в реестр можно, к примеру, добавить графы "отправитель или ответственный сотрудник", "отметка о наличии уведомления", "номер квитанции", и уже тогда реестр будет содержать всю нужную информацию. Верно? Или это уже будет не реестр, а, скорее журнал регистрации отправляемой корреспонденции?
И еще, при наличной оплате почтовых услуг оригиналы чеков, получается, больше нужны отправителю, а не кассиру, который у нас может обойтись копией чека. Разве не надежней подшивать оригинал к себе в папку самим секретарям. Либо все-таки лучше отдать оригинал отправителю и получить в реестре с него подпись, а секретарю оставить копию? |
| |
|
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
Хельга, "описи" сохраняйте обязательно, все правильно вы делаете.
Насчет реестра - он у меня в экселе.
Графы такие:
1. Порядковый номер (его я пишу на конверте, на описях, на чеке и на уведомлении, чтобы потом проще было отследить, к какому отправлению какая бумажка)
2. Дата ОТПРАВКИ (а не регистрации).
3. Кому, куда (подробно).
4. Перечень доков (подробно, с кол-вом экземпляров, с признаком "оригинал" или "копия")
5. Отправитель (т.е. фамилия сотрудника, принесшего док на отправку)
6. Тип письма (простое, заказное, ценное, какая-то экспресс-почта и т.д.)
7. Возврат уведомления (тут мы отмечаем факт возврата, какого числа и кто расписался за прием письма)
8. Почтовый идентификатор или номер накладной экспресс оператора.
9. Организация (какая из наших отправляет, их у нас от 10 до 15 штук).
10. Стоимость
11. Примечания.
Выудить из моего реестра можно практически любую инфу.
Нужно отследить письмо - нахожу его в реестре, копипастом идентификатор переношу на сайт почты России в их "мониторинг" и энтэр.
По автофильтрам можно выуживать письма по любому запросу.
Только ячейки не объединяйте, а то проблемы будут. |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Мауси, наверно, в понимании опись и реестр происходит недопонимание))
Описи у нас никто никогда не делал.. Просто приносят файл с пачкой документов и адрес, куда отправить.
Реестр, да, делается, но в упрощенном виде, как я выше указывала.
По реестру, который у вас в примере, понятно практически все, кроме: если это и есть одновременно форма журнала регистрации, как можно подтвердить из её электкронных записей, что то, что описано как отправляемое, достоверно? Как можно доказать, что все, переданные одним сотрудником для отправки документы, положены в конверт и отправлены, если нет его живой подписи, что документы переданы секретарю тогда-то?
И еще, наверно, на почте такой подробный реестр будет только нервы портить. Значит, из полноценного реестра выцепляем нужные графы ,н-р, отправитель-получатель-адрес, распечатываем и отдаем на почту? |
| |
|
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
я писала про реестр учета.
На почту делается другой реестр - "список" называется, формы 103 и 103-А, навскидку не скажу.
Он у нас делается только на заказные письма.
Простые идут без списка.
факт отправки заказных, ценных и т.д. подтверждается чеком, календарным штемпелем почты России и подписью почтового работника на номерной форме.
Факт отправки простой корреспонденции я своим подтверждаю только записью в реестре регистрации. |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
| Мне кажется, или это пробел: где тот самый доказательный момент, что секретарь принял и отправил именно акт и накладную, к примеру, а не один акт (а накладную зарыл в кипе бумаг и забыл), которые принес для отправки сотрудник ? то, что почта отправила по определенному одному адресу документы будет отражено в чеке и реестре, но там же не перечисляются все виды документов, которые приняты к отправке по одному адресу... простите за дотошность)) |
| |
|
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
| еще вариант (я хотела его у нас внедрить, но пока не получилось) - разработайте формочку внутреннюю, на которой будете расписываться, что приняли к отправке письма у такого-то чела, у вас будет оставаться этот талончик с адресом, датой и подписью отправителя, если что, то потом можно предъявить. Зато и отправитель не будет возбухать, что "отдал вам четвертого, а отправили 14-го" - на формочке будет и дата, и адресат, и адрес, и телефон, и тип желаемой отправки! |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
с ценными у нас заморачиваться не привыкли, и если это вводить все уволятся от перенапряжения)
предлагаемый вариант сформама отличный, т.к. раскрывает темные стороны работы с отправляемой корр-ей, и я тоже об этом думала. Но получается задвоение-затроение работы: электронный журнал регистрации (реестр отправляемой корреспонденции), опись по ф.103, заполненные формы от сотрудников... хотя, наверно, по-другому, никак нельзя связать и доказать информацию |
| |
|
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
сделайте реестр в экселе так, чтобы форма 103 получалась автоматически.
Не панацея, но хоть какое-то облегчение работы.
А форму от сотрудников будут заполнять сотрудники и приносить вам заполненную. |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
