|
Всем привет! Недавно работаю секретарем и столкнулась с такой проблемой - исполнители теряют документы, которые я им передаю, а потом утверждают, что...
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Алена (гость)patrakova@kurgan.te.ru |
| #1[433] 24 апреля 2007, 16:26 |
Оценок нет |
|
|
| Всем привет! Недавно работаю секретарем и столкнулась с такой проблемой - исполнители теряют документы, которые я им передаю, а потом утверждают, что в глаза их не видели. Понимаю, что нужно отдавать документы под роспись, но не совсем понимаю, как чисто технически это сделать. Составлять опись? Расписываться в журнале? Но тогда одному сотруднику может придется расписываться в нескольких журналах. Стоять и ждать, пока я все их достану/открою. Буду признательно за Ваши советы. |
| |
|
Ольга (гость)olga15071982@rambler.ru
|
|
| Перед тем, как отдать на руки оригинал документа, делайте ксерокопию и на ней пишите: Оригинал получил, фамилию получившего, дата. |
| |
|
Алена (гость)patrakova@kurgan.te.ru
|
|
| Ольга, спасибо за ответ. Так я делаю. Но сталкиваюсь с тем, что все-таки нужна подпись исполнителя. Чтобы в случае утери им документа я могла бы предъявить ему его подпись на копии. На копиях кто-то собирает подписи исполнителя по документу? |
| |
|
|
|
|
| Алена, зачем отдавать оригинал?! Исполнителям передаются на руки только копии документов, оригинал подшивается в дело. Отдавайте копии и пусть делают с ней все что хотят = )) |
| |
|
Алена (гость)patrakova@kurgan.te.ru
|
|
| Иногда оригиналы все-таки приходится отдавать. Причем тех документов, которые регистрируются и храняться в других отделах (например, договора, принесенные на подпись). Ксерокопировать их все - невозможно. Пробовала состалять опись всех документов, передаваемых сотруднику - очень хлопотно. Не хватает на это времени. За все время работы ситуации с потерей документов происходили раза 3-4, но хотелось бы, чтобы они вообще не происходили. |
| |
|
Ольга (гость)olga15071982@rambler.ru
|
|
Смотря какие документы вы имеете в виду. Если это приказ и оригинал остается у вас, то делаете копию и на оборотной стороны пишите: копию получил, подпись, число.
Если на руки вы выдаете оригинал документа на руки, например, как доверенность, то делаете себе копию и на копии пишите:оригинал получил, подпись, число. |
| |
|
Ольга (гость)olga15071982@rambler.ru
|
|
| Алена, для того, чтобы этого не происходило, нужна выстроенная система работы и ответственности мажду отделами и сотрудниками в целом. Этого можно добиться с помощью создания процедуры, т.к. после того как вы создали процедуру ее утверждаюет руководство и подписываются те, кого она непосредственно каснется. А уже потом можно следить за исполнением. Это процесс не быстрый. |
| |
|
Алена (гость)patrakova@kurgan.te.ru
|
|
| Ольга! Большое спасибо за ответ. Буду признательна, если поясните, какая процедура должна именно утверждаться директором и схематично ее написать. Можно по эл. почте alenka_spb@inbox.ru. |
| |
|
|
|
|
| Алена,если Вам трудно делать ксерокопию каждого документа, сделайте реестр выдаваемых Вами документов с обязательными подписями получателей и датой вручения. |
| |
|
Алена (гость)patrakova@kurgan.te.ru
|
|
| Огромное спасибо всем за ответы! Сегодня ввела реестр выдаваемых документов. Предварительно, согласовала этот вопрос с директором. Он одобрил и сказал, что давно пора. Сотрудники же... не очень довольны. Трудно им поставить закарючку, предварительно проверив, что за документы попадают к ним в руки. Но отступать уже поздно! Ох, не легкая эта работа... |
| |
|
« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
