|
Систематизация хранения информации в электронном виде. Очень срочно прошу помощи.
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Ларисаsekretar-arsenal@yandex.ru
Россия, Ростов-на-Дону |
| |
Добрый день, уважаемые форумчане. Очень прошу помощи вот по какому вопросу. Руководитель поставил мне задачу разработать документ, который бы регламентировал название файлов и папок в нашей организации. И вообще систему хранения информации на сервере. Наша компания занимается инженерными расчетами. Сейчас менеджеры именуют папки по названию заказчика и внутри рабочей папки по факту навалено куча рабочей информации, необходимой менеджерам для формирования конечного документа - отчета с расчетами, который и сдается заказчику. Как результат, в папках совершенно не возможно ориентироваться в частности мне. Приведу пример. Заказчик Сидоров дал заказ на расчеты по квартире. Курирующий Сидорова менеджер вместо того, чтобы назвать рабочую папку СИДОРОВ, называет ее КВАРТИРА и уже никто кроме менеджера, курирующего Сидорова пользоваться папкой не может. Кроме того, внутри КВАРТИРЫ могут находится с полсотни промежуточных файлов, из которых мне каким-то чудом надо найти конечный (тот самый отчет), чтобы сделать для его передачи заказчику акт приема-сдачи услуг. Посоветуйте, как мне устаканить систему электронного хранения документов?
С уважением и надеждой на скорейшее разрешение ситуации, Лариса. |
| |
|
|
|
В чем вопрос-то?
Как написать документ или как называть файлы? |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Ларисаsekretar-arsenal@yandex.ru
Россия, Ростов-на-Дону
|
|
| Как написать документ! Что это должен быть за документ. Для меня это новая область деятельности |
| |
|
|
|
|
"Инструкция о ведении электронного делопроизводства" или "Инструкция об обеспечении электронного хранения копий документов". Решайте сами как Вам ее удобнее называть.
Как должна выглядить найдет в тырнете. А что писать, зависит от пололожения дел в вашей организации. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Ларисаsekretar-arsenal@yandex.ru
Россия, Ростов-на-Дону
|
|
| Спасибо! Еще версии будут? |
| |
|
|
|
Лариса писал(а): Спасибо! Еще версии будут?
как правило не бывает готового продукта
потому в интернете ищут пособия, положения, типовые инструкции и на базе Ваших требований и потребностей ваяется нужный докУмент |
| |
|
|
Хорошо было дикарям: не нравится человек - убил, нравится - съел. ©
-Попытки суицида были?
-Суи....чего?!
-Себя убить не хотелось?
-Нет.Только других. ©
|
| |
Ларисаsekretar-arsenal@yandex.ru
Россия, Ростов-на-Дону
|
|
| спасибо...мне чем больше инфо, тем лучше |
| |
|
|
|
| А не проще обязать менеджеров сдавать отчеты в определенный срок в определенной форме? А всякие промежуточные файлы вас не должны интересовать. |
| |
|
|
почешешь тыковку - сработает смекалка!
В жизни легче дойти до ручки, чем до сути.
Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?
|
| |
Ларисаsekretar-arsenal@yandex.ru
Россия, Ростов-на-Дону
|
|
| к сожалению, не проще((((((((((((((( Нужна единая буква закона. |
| |
|
|
|
|
Карлсон писал(а): А не проще обязать менеджеров сдавать отчеты в определенный срок в определенной форме? А всякие промежуточные файлы вас не должны интересовать.
+100
создать конечную папку "тот самый отчет" и в названии документа сослаться на Заказчика
С:/Тот самый отчет/ имя файла "Заказ Сидорова" |
| |
|
|
Хорошо было дикарям: не нравится человек - убил, нравится - съел. ©
-Попытки суицида были?
-Суи....чего?!
-Себя убить не хотелось?
-Нет.Только других. ©
|
| |
|
|
|
Лариса писал(а): к сожалению, не проще((((((((((((((( Нужна единая буква закона.
возьмите за базу эту идею
только Вы сможете разработать нужную систему: формировать папки по наименованию документа или же по заказчику
ибо Вам и Вашим коллегам в этой системе работать |
| |
|
|
Хорошо было дикарям: не нравится человек - убил, нравится - съел. ©
-Попытки суицида были?
-Суи....чего?!
-Себя убить не хотелось?
-Нет.Только других. ©
|
| |
|
|
|
Лариса писал(а): к сожалению, не проще((((((((((((((( Нужна единая буква закона.
Ну и пишете приказ:
"В целях оптимизации документооборота менеджерам Пупкину и Брюкину предоставлять отчет в виде текстового файла, размещенного в папке "Отчеты" на диске Д, имя файла задатьв формате "ФИО заказчика - дата заказа" не позднее Х дней от поступления заявки заказчика в обработку".
А вообще странная у вас система, у нас менеджеры работают с заказами, они же и оформляют всю первичку. |
| |
|
|
почешешь тыковку - сработает смекалка!
В жизни легче дойти до ручки, чем до сути.
Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?
|
| |
Ларисаsekretar-arsenal@yandex.ru
Россия, Ростов-на-Дону
|
|
| дело гораздо шире приказа. Речь о СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ХРАНЕНИЯ. |
| |
|
|
|
|
Лариса писал(а): дело гораздо шире приказа. Речь о СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ХРАНЕНИЯ.
но внедряется то она все равно приказом. Ну напишете инструкцию (тут не подскажу т. к. у нас такие вещи не регламентируются), а утверждать ее все равно приказом будете. |
| |
|
|
почешешь тыковку - сработает смекалка!
В жизни легче дойти до ручки, чем до сути.
Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?
|
| |
Margo[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Город Креста
|
|
Лариса писал(а): дело гораздо шире приказа. Речь о СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ХРАНЕНИЯ.
а вы IT работник?
у нас они такими вопросами занимаются  и сами готовят распоряжения, что, где и как должно храниться. |
| |
|
|
Наши представления о том, как всё должно быть, мешают нам наслаждаться тем, как всё есть.
Мы притягиваем тех, кого достойны.
Никогда не бойся делать то, что ты не умеешь, Ковчег был сооружен любителем. Профессионалы построили "Титаник".
От мира получаешь то, что в него несешь
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...