|
Помогите с основами новичку
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Катяcaty.09@mail.ru
Россия, Москва |
| |
Девочки, здравствуйте. Ситуация такая: устроилась на работу, в канцелярию, меня должны были обучить, но эта мадам уволилась и все((
За пару дней разобралась как регистрировать документацию, штамповать и т.п.
Но вопросы есть
1) Нужно ли делать копии вход.документов? Если да, то кому оригинал а кому копии?
2) Мне сказали, чтобы я отдавала под роспись, а где ее ставить? В журнале нет отметки об подписи
3) Пришел ответ на жалобу гражданина. Я должна отправить ее почтой? Письмом каким?
4) Что значат резолюции : в дело, на исполнение, на контроль, на проверку. Точнее, как мне быть. Я зарегистрировала, а дальше? Я должна следить за этим исполнением? Но как? если например даты не стоят...Работаю в МЧС.
ВОт с 4 пунктом я вообще никак не разберусь. Мне говорят бери на контроль, а что это и как не понимаю. Завести блокнот и туда отмечать сроки? Или вообще как |
| |
|
|
|
В каждой избушке свои погремушки.
У вас должна быть инструкции по делопроизводству. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
Кать, плюсуюсь к Джулл - должна быть инструкция. МЧС контора серьезная.
Хотя вполне допускаю, что инструкции нет, и вам предстоит ее создать самой - у меня был именно такой случай.
Могу только вое-что порекомендовать, чтобы свести к минимуму косяки на первых порах.Катя писал(а):
1) Нужно ли делать копии вход.документов? Если да, то кому оригинал а кому копии?
Оригинал должен остаться у вас в деле. Но могут быть исключения - разнообразные исполнительные листы, судебные письма, иски, еще кое-какие виды документов.
У нас сделано так - когда приходит оригинал, мы(канцелярия) его сканируем и рассылаем ответственным лицам, оригинал отдаем директору с прикрепленным листом, где написано когда и кому была отослана скан-копия. Он читает, пишет свою резолюцию, возвращает нам. Далее ход зависит от его резолюции - либо досылаем кому-то еще, ставим в поручения и т.д.
У вас возможен такой вариант: снимаете копию с оригинала, отдаете ее руководителю. Он пишет свою резолюцию, возвращает вам. Вы делаете столько копий, сколько нужно, исходя из смысла резолюции и раздаете ответственным под роспись. Оригинал дока с прикрепленной копией с наложенной резолюцией подшиваете в дело.Катя писал(а): 2) Мне сказали, чтобы я отдавала под роспись, а где ее ставить? В журнале нет отметки об подписи
Возможно, ваша предшественница этого и не делала. Вам же нужно делать обязательно, это в ваших интересах. Нет графы - заведите её.Катя писал(а): 3) Пришел ответ на жалобу гражданина. Я должна отправить ее почтой? Письмом каким?
для вас лучше будет, если вы отправите ее ЦЕННЫМ С ОПИСЬЮ ВЛОЖЕНИЯ И УВЕДОМЛЕНИЕМ О ВРУЧЕНИИ. Или, как может быть принято у вас - какой-нибудь фельдъегерской почтой...  Катя писал(а): 4) Что значат резолюции : в дело, на исполнение, на контроль, на проверку. Точнее, как мне быть. Я зарегистрировала, а дальше? Я должна следить за этим исполнением? Но как? если например даты не стоят...
В дело - значит, подшить в соответствующую папку.
На исполнение и на проверку - значит, кто-то должен заняться исполнением и проверкой указанных в документе фактов. Начальник должен написать, кому именно на исполнение и на проверку.
На контроль - скорей всего, вам. Но тут возможны варианты. Зависит от установленного у вас порядка.Катя писал(а): ВОт с 4 пунктом я вообще никак не разберусь. Мне говорят бери на контроль, а что это и как не понимаю. Завести блокнот и туда отмечать сроки? Или вообще как
Лучше вести контроль в электронном виде.Покорпеть придется, конечно. Делайте сразу в виде, пригодном к распечатыванию.
Поскольку, уверяю вас, начальник в любой момент может с вас затребовать перечень неотчитанных поручений. И когда вы ему быстро его предоставите - вам будет плюс.
Я поначалу вела в эксель плюс календарь-напоминалка в почтовом клиенте, потом мне наши программеры написали небольшой сервис на внутреннем сайте компании, куда я заношу поручения со сроками. Каждый исполнитель сам может посмотреть, кому и когда он должен что-то доложить и т.д.
Вы сидите за компом вашей предшественницы? если да, то пошарьте там как следует - какие программы стоят, какие документы хранятся.
Держитесь, не падайте духом!
Старайтесь по максимуму все записывать и регистрировать! лучше перебдеть, чем недобдеть.
Постепенно всё разъяснится и вам будет полегче. |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
|
|
| Катя, к девочкам добавлю. Уточните у кого-нибудь с из коллег как принято поступать с оригиналами. Мы конечно не МЧС и вообще мелкая компания, но мы оригиналы отдаем исполнителю. Себе подшиваем копию, на обороте которой исполнитель пишет "получено" и подпись. Это конечно ни разу не правильно но наше начальство так постановило |
| |
|
|
почешешь тыковку - сработает смекалка!
В жизни легче дойти до ручки, чем до сути.
Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?
|
| |
Катяcaty.09@mail.ru
Россия, Москва
|
|
Йа блондинко писал(а): В каждой избушке свои погремушки.
У вас должна быть инструкции по делопроизводству.
Есть, но там все так обобщенно написано, что мне крайне трудно разобраться. |
| |
|
Катяcaty.09@mail.ru
Россия, Москва
|
|
| Mousi, Спасибо огромное!!! Буду делать как вы сказали, чтобы избежать наездов со стороны сотрудников и начальства. |
| |
|
|
|
|
Катя писал(а): Есть, но там все так обобщенно написано, что мне крайне трудно разобраться.
Постарайтесь, потому как не факт, что чужие правила не противоречят вашим. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Татьяна[e-mail скрыт]
Россия, Москва
|
|
| не знаю где спросить, к нам обратились наши контрагенты и хотят узнать паспортные данные наших сотрудников (охранников) которые охраняют их объект, подскажите как мне вежливо им отказать и на что ссылаться? |
| |
|
|
|
| закон о защите персональных данных? |
| |
|
|
Невероятное я делаю сразу, а невозможное немного подумав
|
| |
Татьяна[e-mail скрыт]
Россия, Москва
|
|
| а если они предоставят письменную депешу с просьбой обеспечить их этими данными? все равно 152-фз |
| |
|
Angelok[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
|
|
|
|
|
Статья 7. Конфиденциальность персональных данных
Операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/12148567/2/#block_200#ixzz3J1y3wJrY |
| |
|
|
Невероятное я делаю сразу, а невозможное немного подумав
|
| |
Татьяна[e-mail скрыт]
Россия, Москва
|
|
Спасибо  , пошла стряпать вежливый отказ))) |
| |
|
|
|
| я с сентября в должности, но мне повезло, моя предшественница все отлично передала. единственное, что это отлично - все равно неразбериха. одному надо так, другому сяк. и никого не волнуют никакие долностные инструкции. |
| |
|
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...