Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»
RSS

регистрация исходящих факсов

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 52

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Kalina
Статус неизвестенKalina
rita-kalina7@mail.ru
Российская Федерация, Москва
Написал 173 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 4 −
#16[25269] 26 ноября 2008, 20:50
Аллиса писал(а):
У, какие серьезные организации, 10-15-20 факсов... А у нас всего один, и даже журнал регистрации исходящих не ведется, так что моя несерьезная табличка об отправке факсов - единственный след документа :-D А поскольку хранятся бумаги у руководства, не будет же оно искать письмо, а на нем отметку об отправке - проще меня допросить!
Аллиса, как я вам завидую!!!
Йа блондинко
Статус неизвестенЙа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 309 −
#17[25272] 26 ноября 2008, 22:26
Глафира писал(а):
а я категорически против регистрации факсов, ведь факс - это не документ, а способ его передачи. тогда уж надо ввести отдельный журнал отправки по почте. отдельно - переслали по эл.почте. отдельно - передано с курьером. направлено с коллегой (ему было по пути). заодно вести учет регистрации в данных журналах. :-D короче - это доведение учета до маразма без явной видимой пользительности. КПД - пшик, а время ваше затрачено. заводят такую баяду - от безделья ИМХО.
кроме того, если факсовых аппаратов в офисе больше одного, возле каждого посадить регистратора прикажите? а если сотрудник БЛЯМС! и сам факс отправил: по отпечаткам пальцев его будете разыскивать, дабы журнал учета зря не пролеживал?
тогда вы вправе возмутиться: как так, Глафира Дормидонтовна! а ежли манагер - черт ушастый спросит: когда ты мою фигню фиговую отправила и куды?! что ему отвечать, коли журнал заветный вы вести не велите?
да проще простого! есть такой реквизитик. обзывается "отметка об исполнении документа". и многие его игнорируют, али и вовсе про него не осведомлены. так вот, нефиг реквизиту, ГОСТом нам даденным, пренебрегать. дал вам манагер бумажку. факсанули вы ею. отметочку на бумажке сделайте, не поленитеся: отправлено 00.00.0000 г по факсу 000 00 00
а бумажку ту, хоть манагеру возверните (пусть потонет в бумажках своих окаянный), хошь себе на память долгую оставь (это ежли шеф факсонуть просил).
вот и будет манагеру счастье : у него всегда перед глазюками отметочка ваша, стало быть не надо секретаря дергать с вопросами дурацкими: когда? куда? а отправлила ли ваще? не забымши? а вам спокойствие. не усложняте себе жизнь лишней бюрократией ;-)
Глашь, представь ситуацию, в компании в день уходит по 300 факсов (счета для покупаетелей), компания декларирует, что счет выставляется в течении 2 часов после получения заказа. Ну и чем плох отдельный журнал? У нас такой был, считка информации об отправке шла по штрих коду на документе, и автоматом вывешивалась а программе в заказе. Можно было вывести в отделный журнал все факсы, посмотреть кто из менеджеров сколько покупателей обслужил, какие товары более востребованы, отделить постоянных клиентов от разовых, делать скидки от величины заказа, просмотреть какие счета были оплачены, а какие остались пустыми и т.д. А с бумажками для манагеров мои бы две ресепшионистки уматались бы манагеров отлавливать, а руководство итоги за квартал подводить.
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Sedanka
Статус неизвестенSedanka
[e-mail скрыт]
Владивосток
Написал 78 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#18[25282] 27 ноября 2008, 8:01
Kalina писал(а):
Аллиса, как я вам завидую!!!
Я сама себе завидую. После работы в милиции - такая расслабуха!!! Я здесь уже больше года, девченки недавно спросили: "Хочешь в отпуск?", а я им совершенно честно ответила, что я не устала!
Нюта
Статус неизвестенНюта
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, УР
Написал 2359 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 74 −
#19[25286] 27 ноября 2008, 8:23
Джулия, это ведь частный случай: то о чем вы говорите. В данном случае, это целая отработанная система для определенной компании с конкретными задачами дия конкретного вида деятельности (это скорей УЧЕТ, а не регистрация). И здесь это, конечно, оправданно.
Но в начале топика вопрос был в другом и, согласитесь, девушки говорили совсем не об этом.
Умею закатывать всё...глаза, банки, истерику...Умею из ничего делать...обед, прическу, скандал...могу выносить мусор, мозг...! Я вообще, очень способная девушка..
Глафира (гость)
Статус гостя неизвестенГлафира (гость)
#20[25288] 27 ноября 2008, 8:52
Ju-lia писал(а):

Глашь, представь ситуацию, в компании в день уходит по 300 факсов (счета для покупаетелей), компания декларирует, что счет выставляется в течении 2 часов после получения заказа. Ну и чем плох отдельный журнал?
Юль, прикинь, сколько времени займет запись 300 факсов в журнальчик? не у всех же есть считыватель штрих кодов (по крайней мере у меня нет. хотя я не показатель. до нашей деревни современные технологии доходят с опозданием :-D )
если 300 факсов в день проще поставить программу специальную (например, вента-факс). и тогда все исходящие факсы будут как на ладошке.
OK (гость)
Статус гостя неизвестенOK (гость)
#21[25298] 27 ноября 2008, 10:09
Ju-lia!
А штрих-код был где?
Как он появлялся на факсе?
Или он появлялся на счете (который отправлялся по факсу) при его создании?
Считывался штрих-код - каким сканером? В какой момент? Он был встроен в факс? Или стоял рядом с факсом, а после отправки счета менеджер должен был поднести счет к сканеру?
Писалась специальная программа для этого дела?
Mirabella
Статус неизвестенMirabella
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Екатеринбург
Написал 110 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#22[25334] 27 ноября 2008, 12:03
Все зависит от специфики деятельности организации, кому то удобно регистрировать факсы отдельно, а не в общем журнале входящей корреспонденции.
Я регистрирую всю входящую корреспонденцию в одном журнале с пометками "факс", "письмо", "эл/почта".
Нюта
Статус неизвестенНюта
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, УР
Написал 2359 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 74 −
#23[25354] 27 ноября 2008, 12:54
Блин, девочки, как вы не поймете, что факс - это аппарат. Это не документ. Документ может быть отправлен с помощью факса. Кроме того, во многих организациях письма, переданные посредством факсимильной связи, не регистрируются как входящие и требуется их дубирование оригинальным экзмепляром. Особенно в учреждениях государственной власти.
Умею закатывать всё...глаза, банки, истерику...Умею из ничего делать...обед, прическу, скандал...могу выносить мусор, мозг...! Я вообще, очень способная девушка..
Глафира (гость)
Статус гостя неизвестенГлафира (гость)
#24[25362] 27 ноября 2008, 13:06
Мария писал(а):
Все зависит от специфики деятельности организации, кому то удобно регистрировать факсы отдельно, quote]
факсы отдельно регят в хозяйственном отделе, когда инвентарный номер присваивают :-D

Нюша, я восторгаюсь вами! *BRAVO* во терпеж у человека!!!
Mirabella
Статус неизвестенMirabella
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Екатеринбург
Написал 110 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#25[25373] 27 ноября 2008, 13:42
Глафира писал(а):
Мария писал(а):
Все зависит от специфики деятельности организации, кому то удобно регистрировать факсы отдельно, quote]
факсы отдельно регят в хозяйственном отделе, когда инвентарный номер присваивают :-D

Нюша, я восторгаюсь вами! *BRAVO* во терпеж у человека!!!
Глафира, не бейте меня :-D
у меня нет журналов регистрации входящих и исходящих факсов :-D
мы факсами пока не торгуем :)
Йа блондинко
Статус неизвестенЙа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 309 −
#26[25390] 27 ноября 2008, 14:31
Нюша писал(а):
Джулия, это ведь частный случай: то о чем вы говорите. В данном случае, это целая отработанная система для определенной компании с конкретными задачами дия конкретного вида деятельности (это скорей УЧЕТ, а не регистрация). И здесь это, конечно, оправданно.
Но в начале топика вопрос был в другом и, согласитесь, девушки говорили совсем не об этом.
Дело в том, что в начале топика вообще не указано, о чем идет речь. Что за факсы? Какие факсы? Кому факсы? Сколько их? Почему вообще возник такой вопрос? Ничего не понятно. Для меня это вопрос на уровне "Бумага - белая?". И поэтому, конгда оказался столь простой ответ, я неудержалась и привела пример, где на факсах держался весь контроль, учет и KPI. Я бы не стала называть это учетом, потому, что у каждого счета был номер, и досточно сложный с указанием менеджера, времени и даты поступления заявки.
OK писал(а):
Ju-lia!
А штрих-код был где?
Как он появлялся на факсе?
Или он появлялся на счете (который отправлялся по факсу) при его создании?
Считывался штрих-код - каким сканером? В какой момент? Он был встроен в факс? Или стоял рядом с факсом, а после отправки счета менеджер должен был поднести счет к сканеру?
Писалась специальная программа для этого дела?
Программа уже была. Штрих-код, был в правом верхнем углу, распечатывался из программы, куда менеджеры забивали заказ (как мейчас в мериканском посольстве на анкетах сделали). До меня использовался только на складе для учета прохождения выполнения заказа. Считывался сканером, как в магазинах на кассах, после отправления факса. Такие сканеры у нас были на складе, ну и поставили один на ресепшен, а ребята подправили программу.
Нюша писал(а):
Блин, девочки, как вы не поймете, что факс - это аппарат. Это не документ. Документ может быть отправлен с помощью факса. Кроме того, во многих организациях письма, переданные посредством факсимильной связи, не регистрируются как входящие и требуется их дубирование оригинальным экзмепляром. Особенно в учреждениях государственной власти.
Мы все понимаем, но и вы поймите, что бывают случаи, когда счет идет не на дни, а на часы и естественно документы отправляются факсом, и идет учет отправки факсимильных сообщений. Мы же учитываем отдельно телефонограммы, но никого это не смущает и никто не возмущается, что телефонограмма, это только способ отправки сообщений.
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Нюта
Статус неизвестенНюта
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, УР
Написал 2359 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 74 −
#27[25395] 27 ноября 2008, 14:41
Джулия, мое последнее сообщение было не к вам, в вас-то я как раз и не сомневаюсь, что вы отличаете один вид документа от другого. Вы в своем последнем топике лишний раз поддержали то, что я пыталась донести. "естественно документы отправляются факсом, и идет учет отправки факсимильных сообщений."
Умею закатывать всё...глаза, банки, истерику...Умею из ничего делать...обед, прическу, скандал...могу выносить мусор, мозг...! Я вообще, очень способная девушка..
Йа блондинко
Статус неизвестенЙа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 309 −
#28[25396] 27 ноября 2008, 14:44
Тогда, сорри. @}-\--
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Глафира (гость)
Статус гостя неизвестенГлафира (гость)
#29[25449] 27 ноября 2008, 17:40
Ju-lia писал(а):
Мы все понимаем, но и вы поймите, что бывают случаи, когда счет идет не на дни, а на часы и естественно документы отправляются факсом, и идет учет отправки факсимильных сообщений. Мы же учитываем отдельно телефонограммы, но никого это не смущает и никто не возмущается, что телефонограмма, это только способ отправки сообщений.
хитрая система со сканером (штрих-кодом) - это уникальный случай.
в обычной жизни, если речь идет о секундах - регистрация вручную лишь потеря драгоценного времени: секретарю надо открыть рег форму, аккуратно без помарок внести запись, куда-то на факсограмму приляпать № (вероятно, в подтверждении, что факс зарегин)....

телефонограмма - вид документа (способ передачи - телефон). и как обособленный вид документа (со своим особым расположением реквизитов) он учитывается отдельно.
Йа блондинко
Статус неизвестенЙа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 309 −
#30[25453] 27 ноября 2008, 17:58
C телефонограммой согласана. Но в обычной жизни необходимости регестрировать факсы не возникает. Обычно пользуются "отбойчиком".
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2022, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.