Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»

В ближайшую неделю день рождения празднуют:
Статус неизвестенna-tu-sik, Статус неизвестенЕлена, Статус неизвестенАнна, Статус неизвестенЕлка, Статус неизвестенЮлия, Статус неизвестенКица, Статус неизвестенАлександрина, Статус неизвестенАся, Статус неизвестенМила, Статус неизвестенЕсеня, Статус неизвестенLera.

Посмотреть все


Вы можете выбрать другой город для информера
RSS

Как правильно составить номенклатуру дел

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 397

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Uliya
Статус гостя неизвестенUliya (гость)
juli-sun777@mail.ru
#1[99]  12 января 2007, 15:52
++++++++++
Помогите пожалуйста...очень нужно!!!Как правильно составить номенклатуру дел...что в неё должно входить?Какие дела необходимо завести чтобы подшивать входящую и сходящую корреспонденцию (факсы, оригинальные письма, копии и т.д.)Как всё это сделать?



Ольга Иванова (гость)
Статус гостя неизвестенОльга Иванова (гость)
ivanova@profiz.ru
#2[1809] 12 января 2007, 20:06
Эта статья была опубликована в нашем журнале "Секретарь-референт" в 2005 году

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ



Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации воз-можны лишь при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное рас-пределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименова-ний дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организо-вать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, класси-фикатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

- распределение исполненных документов в дела;

- систематизация дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел вре-менного (до 10 лет включительно) хранения;

- является основой для составления актов на уничтожение дел;

- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на испол-ненные документы.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная но-менклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным до-кументом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индек-сов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел исполь-зуются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизиро-ванный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроиз-водстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает прово-диться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые от-ражают документы этих подразделений.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения

• составляется работниками этого подразделения,

• согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации,

• подписывается руководителем этого структурного подразделения,

• направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объе-диняет эти номенклатуры дел в сводную служба ДОУ.

Сводная номенклатура дел

• подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за докумен-тационное обеспечение управления,

• визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,

• согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации,

• направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответ-ствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государ-ственные архивы),

• утверждается руководителем организации.

Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организа-ции необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или поло-жением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным распи-санием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типо-выми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычис-лительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий орга-низации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии ор-ганизации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специали-стов.

Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерче-ский директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке органи-зации.







Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Наименование должности

руководителя организации

________ N ________ Подпись Расшифровка подписи

(место составления) Дата



На _____________ год





Индекс дела Заголовок дела Количество дел, томов, частей Срок хранения и номера статей по перечню Примечание

1 2 3 4 5

Название раздела







Наименование должности руководителя службы ДОУ организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)







СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от __________ N _______ Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N _______







Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует ут-вержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется ин-декс.

Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управ-ления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организа-ционно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 – служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т.д.

В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важно-сти документов и их взаимосвязью.

• Первыми располагают заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (структурных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (поло-жение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т.д.), штат-ное расписание и другие;

• затем – с планово-отчетной;

• затем – с распорядительной документацией;

• затем – заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка);

• следом – заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основ-ной деятельности и т.д.

Внутри каждого выделенного комплекса документов:

• вначале систематизируют документы вышестоящих организаций;

• затем дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.;

• в последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т.д.).

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2 –3 свободных (резервных) но-мера для заведения ранее не предусмотренных дел.

В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включен-ного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются араб-скими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

• условного обозначения (индекса) структурного подразделения,

• порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Например: 04-07.

 04 - индекс отдела;

 07 - порядковый номер дела в номенклатуре.

Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.

Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: "Прика-зы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.

По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны пол-ностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указы-вать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида документов (приказы, акты, протоколы и т.д.);

• автор документа (название организации, структурного подразделения);

• корреспондент (название организации, от которой получены документы);

• вопрос или краткое содержание документов дела;

• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела;

• указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Название документа в заголовке может быть в единственном числе ("Журнал учета выдачи дипломов"), может быть и во множественном числе ("Приказы директора по ос-новной деятельности").

При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: "Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих орга-низаций по вопросам работы с кадрами".

Если в деле объединены различные виды документов (более 2 - 3) по одному вопро-су, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «ДОКУМЕНТЫ». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: "Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки, и др.)"

Термин «ДОКУМЕНТЫ» может использоваться в заголовках дел, содержащих при-ложения к другим документам.

Например: “Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные за-писки, справки и др.)”.

Термин «ДЕЛО» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводст-ва по одному конкретному вопросу.

Например: “Личное дело Иванова Петра Сидоровича”.

В заголовке, который начинается со слова «ПЕРЕПИСКА», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.

Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с фирмой «Консул» о поставке строительных материалов».

Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.

Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и исполь-зовании тары».

Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».

В заголовке дел, содержащих ПЛАНОВУЮ или ОТЧЕТНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ, указывается период (год, месяц, квартал).

Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».

В заголовках дел с РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ, а также с ПРО-ТОКОЛАМИ, после указания вида документа (во множественном числе) указывают авто-ра. Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии» за 2001 г.».

Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, то есть дату первого и дату последнего документа. Напри-мер: «Приказы по личному составу. Том 1. 13 января – 30 июня 2002 г.».

В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о персонале. Копия».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются пере-ходящими , они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же ин-дексом.

К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носи-теля и место его хранения.

Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел - то-мов, (объем дела не должен превышать 250 листов).

В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.

Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, об-разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).

Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные пе-речни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения ус-танавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а.».

Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

• о заведении дел,

• о переходящих делах на следующий год,

• о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию,

• о выделении дел к уничтожению,

• о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и т.п.

При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «Примеча-ния», делается отметка о заведении дела («дело заведено»). Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.

В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и другие), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивает-ся в соответствии с сезонностью деятельности. Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отражается в номенклатуре дел в 5 графе. В таких органи-зациях номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Ниже приведен пример индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но это только пример, он неполный по ряду причин. Во-первых, номенклатура дел – это достаточно объемный документ. Даже приведенный пример занимает несколько страниц, а ведь в АО «Эврика», чью номенклатуру дел мы показываем, не три, а восемь структур-ных подразделений. Во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. Конеч-но, в крупной компании с большим документооборотом и большим количеством сотруд-ников будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 человек. Кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны храниться не-которые организационно-учредительные документы, такие как штатное расписание или должностные инструкции специалистов, - в службе ДОУ или в отделе кадров.

Составляя свою номенклатуру дел, сделайте ее такой, с какой Вам удобно будет работать!





АО «Эврика»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор



НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

А.А. Беляев



20.12.2003 № 01 25.12.2003

Москва

На 2004 год



Ин-декс дела Заголовок

дела

(тома, части) Количество

дел (томов,

частей) Срок хранения

дела, тома, части

и номера статей

по перечню Примечания

1 2 3 4 5

01- Служба документационного обеспечения управления

(Служба ДОУ)

01-01 Устав Акционерного общества, учреди-тельный договор 1 Постоянно,

ст.13, 14 Типовой

перечень

дело заведено

01-02 Положения о структурных подразделе-ниях 1 Постоянно,

ст.16 дело заведено

01-03 Постановления Совета Директоров по основной деятельности 1 Постоянно,

ст.5-а дело заведено

01-04 Протоколы совещаний руководства по основной деятельности 2 Постоянно,

ст.5-а дело заведено

01-05 Протоколы общих собраний акционеров 1 Постоянно,

ст.5-ж дело заведено

01-06 Протоколы общих собраний сотрудников Акционерного общества 1 Постоянно,

ст.5-д дело заведено

01-07 Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 1 5 лет,

ст. 6-в дело заведено

01-08 Докладные записки сотрудников руко-водству о пропускном режиме 5 лет,

ст. 469

01-09 Сводная номенклатура дел Акционерно-го общества 1 Постоянно,

ст. 67 дело заведено

01-10 Резервный номер

01-11 Резервный номер

02 – Финансовый отдел

02-01 Годовой финансовый план 1 Постоянно,

ст. 135-а дело заведено

02-02 Квартальные финансовые планы 1 5 лет,

ст. 135-в дело заведено

02-03 Месячные финансовые планы 3 1 год,

ст. 135-г дело заведено

02-04 Документы о финансировании всех ви-дов деятельности структурных подраз-делений (справки, бюджетные поруче-ния, заявки и др.) 5 5 лет, ЭПК,

ст. 113 дело заведено

02-05 Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 Постоянно,

ст. 112-а дело заведено

02-06 Квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 5 лет,

ст. 112-б дело заведено

02-07 Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления 5 лет,

ст. 117

02-08 Годовой отчет АО об основной деятель-ности 1 Постоянно,

ст. 114-б дело заведено

02-09 Квартальные отчеты об основной дея-тельности 1 5 лет,

ст. 114-в дело заведено

02-10 Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, обоснования и др.) 1 5 лет,

ст. 118 дело заведено

02-11 Документы об открытии, оплате теку-щих и расчетных счетов (положения, карточки, переписка) 1 5 лет,

ст. 121 дело заведено

02-12 Резервный номер

02-13 Резервный номер

03 – Служба персонала

03-01 Распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопро-сам работы с кадрами 2 До минования надобности,

ст. 1 «б»

дело заведено

03-02 Должностные инструкции работников 1 Постоянно,

ст. 35 «а» переходящее

дело

03-03 Приказы по личному составу 1 75 лет ЭПК,

ст. 6 «б» дело заведено

03-04 Журнал учета приказов по личному со-ставу (прием, перевод, увольнение, по-ощрение) 1 75 лет,

ст.358-а дело заведено

03-05 Утвержденное штатное расписание и из-менения к нему 1 Постоянно,

ст. 32 "а" дело заведено

03-06 Табель учета рабочего времени 1 1 год,

ст. 281 дело заведено

03-07 Графики предоставления отпусков 1 1 год,

ст. 356 дело заведено

03-08 Приказы о предоставлении отпусков, ко-мандировании и взысканиях 1 5 лет,

ст. 6-в дело заведено

03-09 Журнал учета приказов об отпусках, ко-мандировках и взысканиях 1 3 года,

ст. 358-г дело заведено

03-10 Основания к приказам по личному соста-ву 3 5 лет,

ст. 343 дело заведено

03-11 Личные дела работников 10 75 лег ЭК,

ст. 337 «6» переходящее дело

03-12 Журнал учета личных дел 1 75 лет,

ст. 358-д переходящее

дело

03-13 Личные карточки работников (форма № Т-2) 1 75 лет ЭК,

ст. 339 переходящее

дело

03-14 Журнал учета личных карточек 1 75 лет,

ст. 358-д переходящее

дело

03-15 Трудовые книжки работников До востребова-ния, ст. 342

03-16 Книга учета и движения выдачи трудо-вых книжек и вкладышей к ним 1 50 лет,

ст. 358 «е» переходящее

дело

03-17 Журнал регистрации трудовых догово-ров 1 75 лет,

ст. 358 «д» дело заведено

03-18 Правила внутреннего трудового распо-рядка 1 1 год,

ст. 407 После замены новыми

переходящее

дело

03-19 Статистический отчет по труду (форма 1-Т). Годовой. Копия 1 Постоянно,

ст, 199 «6» Подлинник в бухгалтерии

дело заведено

03-20 Резервный номер

03-21 Резервный номер



Руководитель Службы ДОУ М.П. Седова

20.12.2003



Зав. архивом



_______________ И.И. Орлова

20.12.2003

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 21.12.2003 № 15





В приведенном примере порядковый номер дела указан в пределах структурного подразделения, то есть нумерация дел финансового отдела начинается с номера 01. При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел. В этом случае первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-13, так как номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер 01-11. Номера дел с 02-12 до 02-24 – это де-ла финансового отдела, а дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.



По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хра-нения.

Итоговая запись составляется по следующей форме:



Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________году в организации



По срокам хранения Всего В том числе:

переходящих с отметкой "ЭПК"

1 2 3 4

Постоянно



Временно (свыше 10 лет)



Временно (до 10 лет включительно)



Итого:



Наименование должности

руководителя службы ДОУ

Дата



Подпись



Расшифровка подписи



Итоговые сведения переданы в архив.



Наименование должности

передавшего сведения

Дата

Подпись

Расшифровка подписи



.











NM (гость)
Статус гостя неизвестенNM (гость)
Nora53@mail.ru
#3[1842] 18 января 2007, 22:22
Если напишите куда, отправлю вам материалы. На тот адрес, что вы указали, я писала, но письмо вернулось.
Рина (гость)
Статус гостя неизвестенРина (гость)
PontasRus@yandex.ru
#4[2660] 19 мая 2007, 0:27
Подскажите пожалуйста кто-нибудь кратенько,про Роль и место управленческих документов в деятельности современного руководителя
Светикс
Статус неизвестенСветикс
clairette_k@mail.ru
Написал 28 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#5[2661] 19 мая 2007, 9:32
Дык есть роль, и очень важная :)

Хочешь приказывать - издавай приказ. Хочешь распоряжаться - распоряжения. Ну и так далее :))
Наталия
Статус неизвестенНаталия
almazka17@rambler.ru
Россия, Сергиево-Посадский район
Написал 10 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#6[11474] 25 июля 2008, 20:53
Хто-нибудь смог бы мне помочь разобраться с этими циферками в номенклатуре?
Просто в детском саду такого вида документации никогда не было, но теперь нужно создавать...
А я незнаю с чего начать...
Склероз - мой лучший друг)
Виталий (гость)
Статус гостя неизвестенВиталий (гость)
planeta_8886@mail.ru
#7[12056] 6 августа 2008, 10:40
начни с количества разделов на которые ты хочешь разделить документы
Виталий (гость)
Статус гостя неизвестенВиталий (гость)
planeta_8886@mail.ru
#8[12156] 6 августа 2008, 17:32
Наталия писал(а):
Хто-нибудь смог бы мне помочь разобраться с этими циферками в номенклатуре?
Просто в детском саду такого вида документации никогда не было, но теперь нужно создавать...
А я незнаю с чего начать...
начни с количества разделов на которые ты хочешь разделить документы
Ольга
Статус неизвестенОльга
olga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
Написал 7 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#9[12157] 6 августа 2008, 17:56
Здравствуйте! Составляю сводную номенклатуру дел и возник следующий вопрос: у нас основная переписка как генерального директора, так и руководителей структурных подразделений осуществляется с головным подразделением ООО "Н", могу ли я включить ее в номенклатуру следующим образом:
01. Распорядительная деятельность:
01-01: переписка ген. директора с ООО "Н" за 2008 г.
01-02....
02. Производственно-технический отдел:
02-01: переписка с ООО "Н" ... вопросам;
02-02:...
03. Финансовый отдел:
03-01: переписка с ООО "Н" за 2008г. по ... вопросам;
03-02....
- ...
то есть, получается ООО "Н" будет расписано-разбросано по всей номенклатуре, правильно ли это будет???
Заранее спасибо за помощь.
Виталий (гость)
Статус гостя неизвестенВиталий (гость)
planeta_8886@mail.ru
#10[12179] 7 августа 2008, 9:39
Ольга писал(а):
Здравствуйте! Составляю сводную номенклатуру дел и возник следующий вопрос: у нас основная переписка как генерального директора, так и руководителей структурных подразделений осуществляется с головным подразделением ООО "Н", могу ли я включить ее в номенклатуру следующим образом:
01. Распорядительная деятельность:
01-01: переписка ген. директора с ООО "Н" за 2008 г.
01-02....
02. Производственно-технический отдел:
02-01: переписка с ООО "Н" ... вопросам;
02-02:...
03. Финансовый отдел:
03-01: переписка с ООО "Н" за 2008г. по ... вопросам;
03-02....
- ...
то есть, получается ООО "Н" будет расписано-разбросано по всей номенклатуре, правильно ли это будет???
Заранее спасибо за помощь.
Здравствуйте,нет не правильно,переписка с руководством должна быть систематизирована таким образом чтобы её можно было очень быстро найти,в связи с этим не стоит её разбрасывать по всей номенклатуре,подумайте,какие на какие тематические темы можно разделить эту переписку,в вашем случае лучше разделить на 3 части и не нужны подгруппы,
01. Распорядительная деятельность:
01-01: переписка ген. директора с ООО "Н" за 2008 г. по каким вопросам???(укажите тематику"
02. Переписка по производственно-техническим вопросам.
03. Переписка по финансовым вопросам.
Ольга
Статус неизвестенОльга
olga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
Написал 7 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#11[12263] 7 августа 2008, 17:37
Виталий, спасибо за ответ, я продумаю, как лучше сделать.
Подскажите каким справочником или материалами нужно пользоваться при определении сроков хранения (до меня номенклатуры в организации не было). И еще вопрос - номенклатуру согласовывает зав. архивом - у нас такой должности нет, я в одном лице - и секретаря, и нач. отд. делопроизводства, обязательна ли подпись зав. архивом???
Спасибо.
Виталий (гость)
Статус гостя неизвестенВиталий (гость)
planeta_8886@mail.ru
#12[12264] 7 августа 2008, 18:09
Ольга писал(а):
Виталий, спасибо за ответ, я продумаю, как лучше сделать.
Подскажите каким справочником или материалами нужно пользоваться при определении сроков хранения (до меня номенклатуры в организации не было). И еще вопрос - номенклатуру согласовывает зав. архивом - у нас такой должности нет, я в одном лице - и секретаря, и нач. отд. делопроизводства, обязательна ли подпись зав. архивом???
Спасибо.
1)Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг выпустила постановление от 16 июля 2003г. N 03-33/пс "Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ", очень досконально изучите это нормативный правовой акт,там есть ответы на Ваши вопросы о сроках хранения.
2)Понимаете в чём тут дело,ведь документы ежегодно надо сдавать в архив,к сожалению на Ваш вопрос я должен ответить что "ДА", номенклатура дел должна быть подписана Вами и начальником отдела архивных документов,Вам всё равно надо определяться куда вы потом будете сдавать все документы.
Ольга
Статус неизвестенОльга
olga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
Написал 7 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#13[12291] 8 августа 2008, 9:06
Виталий, я правильно Вас поняла - У НАС в организации должен быть создан свой архив и, соответственно, подпись зав. архивом, или же - ежегодно док-ты сдаются на хранение в "специализированный" архив и там утверждается номенклатура зав. архивом.
Спасибо
(
(Виталий, я могу писать напрямую на вашу почту?)
Виталий (гость)
Статус гостя неизвестенВиталий (гость)
planeta_8886@mail.ru
#14[12314] 8 августа 2008, 10:44
Ольга писал(а):
Виталий, я правильно Вас поняла - У НАС в организации должен быть создан свой архив и, соответственно, подпись зав. архивом, или же - ежегодно док-ты сдаются на хранение в "специализированный" архив и там утверждается номенклатура зав. архивом.
Спасибо
(
(Виталий, я могу писать напрямую на вашу почту?)
Да, Вы правильно поняли у Вас в организации должен быть свой архив (кстати у Вас большая организация?),документооборот большой? Номенклатура должна утверждаться начальником отдела архивных документов вашей организации. Давайте будем обсуждать здесь,для всеобщего обозрения,чтобы другие тоже читали и открывали для себя что-то новое,если таковое имеется для них.
Ольга
Статус неизвестенОльга
olga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
Написал 7 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#15[12337] 8 августа 2008, 12:33
Наша организации - дочернее предприятие одной из крупных фирм на рынке атомной промышленности, и наша штатная численность 50 человек, из них админ.-управленч. персонал, который собственно ведет переписку - в среднем 10 чел. Мы можем дополнит. возложить обязанности зав. архивом, например, на меня? Просто, боюсь, в настоящий момент, не будет обосновано для руководства введение человека в штат на данную должность. Для меня, также, не совсем понятна текущая работа зав. архива, помимо согласования докум. по номенклатуре.
« Первая ← Пред. 2 3 4 5 6 7 8 9  ... След. → Последняя (27) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2017, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.