Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»

Вы можете выбрать другой город для информера
RSS

Как правильно составить номенклатуру дел

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 397

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Uliya
Статус гостя неизвестенUliya (гость)
juli-sun777@mail.ru
#1[99]  12 января 2007, 15:52
++++++++++
Помогите пожалуйста...очень нужно!!!Как правильно составить номенклатуру дел...что в неё должно входить?Какие дела необходимо завести чтобы подшивать входящую и сходящую корреспонденцию (факсы, оригинальные письма, копии и т.д.)Как всё это сделать?



Ольга Иванова (гость)
Статус гостя неизвестенОльга Иванова (гость)
ivanova@profiz.ru
#2[1809] 12 января 2007, 20:06
Эта статья была опубликована в нашем журнале "Секретарь-референт" в 2005 году

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ



Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации воз-можны лишь при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное рас-пределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименова-ний дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организо-вать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, класси-фикатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

- распределение исполненных документов в дела;

- систематизация дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел вре-менного (до 10 лет включительно) хранения;

- является основой для составления актов на уничтожение дел;

- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на испол-ненные документы.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная но-менклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным до-кументом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индек-сов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел исполь-зуются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизиро-ванный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроиз-водстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает прово-диться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые от-ражают документы этих подразделений.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения

• составляется работниками этого подразделения,

• согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации,

• подписывается руководителем этого структурного подразделения,

• направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объе-диняет эти номенклатуры дел в сводную служба ДОУ.

Сводная номенклатура дел

• подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за докумен-тационное обеспечение управления,

• визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,

• согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации,

• направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответ-ствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государ-ственные архивы),

• утверждается руководителем организации.

Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организа-ции необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или поло-жением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным распи-санием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типо-выми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычис-лительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий орга-низации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии ор-ганизации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специали-стов.

Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерче-ский директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке органи-зации.







Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Наименование должности

руководителя организации

________ N ________ Подпись Расшифровка подписи

(место составления) Дата



На _____________ год





Индекс дела Заголовок дела Количество дел, томов, частей Срок хранения и номера статей по перечню Примечание

1 2 3 4 5

Название раздела







Наименование должности руководителя службы ДОУ организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)







СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от __________ N _______ Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N _______







Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует ут-вержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется ин-декс.

Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управ-ления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организа-ционно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 – служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т.д.

В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важно-сти документов и их взаимосвязью.

• Первыми располагают заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (структурных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (поло-жение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т.д.), штат-ное расписание и другие;

• затем – с планово-отчетной;

• затем – с распорядительной документацией;

• затем – заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка);

• следом – заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основ-ной деятельности и т.д.

Внутри каждого выделенного комплекса документов:

• вначале систематизируют документы вышестоящих организаций;

• затем дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.;

• в последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т.д.).

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2 –3 свободных (резервных) но-мера для заведения ранее не предусмотренных дел.

В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включен-ного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются араб-скими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

• условного обозначения (индекса) структурного подразделения,

• порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Например: 04-07.

 04 - индекс отдела;

 07 - порядковый номер дела в номенклатуре.

Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.

Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: "Прика-зы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.

По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны пол-ностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указы-вать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида документов (приказы, акты, протоколы и т.д.);

• автор документа (название организации, структурного подразделения);

• корреспондент (название организации, от которой получены документы);

• вопрос или краткое содержание документов дела;

• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела;

• указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Название документа в заголовке может быть в единственном числе ("Журнал учета выдачи дипломов"), может быть и во множественном числе ("Приказы директора по ос-новной деятельности").

При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: "Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих орга-низаций по вопросам работы с кадрами".

Если в деле объединены различные виды документов (более 2 - 3) по одному вопро-су, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «ДОКУМЕНТЫ». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: "Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки, и др.)"

Термин «ДОКУМЕНТЫ» может использоваться в заголовках дел, содержащих при-ложения к другим документам.

Например: “Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные за-писки, справки и др.)”.

Термин «ДЕЛО» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводст-ва по одному конкретному вопросу.

Например: “Личное дело Иванова Петра Сидоровича”.

В заголовке, который начинается со слова «ПЕРЕПИСКА», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.

Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с фирмой «Консул» о поставке строительных материалов».

Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.

Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и исполь-зовании тары».

Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».

В заголовке дел, содержащих ПЛАНОВУЮ или ОТЧЕТНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ, указывается период (год, месяц, квартал).

Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».

В заголовках дел с РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ, а также с ПРО-ТОКОЛАМИ, после указания вида документа (во множественном числе) указывают авто-ра. Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии» за 2001 г.».

Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, то есть дату первого и дату последнего документа. Напри-мер: «Приказы по личному составу. Том 1. 13 января – 30 июня 2002 г.».

В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о персонале. Копия».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются пере-ходящими , они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же ин-дексом.

К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носи-теля и место его хранения.

Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел - то-мов, (объем дела не должен превышать 250 листов).

В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.

Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, об-разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).

Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные пе-речни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения ус-танавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а.».

Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

• о заведении дел,

• о переходящих делах на следующий год,

• о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию,

• о выделении дел к уничтожению,

• о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и т.п.

При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «Примеча-ния», делается отметка о заведении дела («дело заведено»). Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.

В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и другие), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивает-ся в соответствии с сезонностью деятельности. Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отражается в номенклатуре дел в 5 графе. В таких органи-зациях номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Ниже приведен пример индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но это только пример, он неполный по ряду причин. Во-первых, номенклатура дел – это достаточно объемный документ. Даже приведенный пример занимает несколько страниц, а ведь в АО «Эврика», чью номенклатуру дел мы показываем, не три, а восемь структур-ных подразделений. Во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. Конеч-но, в крупной компании с большим документооборотом и большим количеством сотруд-ников будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 человек. Кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны храниться не-которые организационно-учредительные документы, такие как штатное расписание или должностные инструкции специалистов, - в службе ДОУ или в отделе кадров.

Составляя свою номенклатуру дел, сделайте ее такой, с какой Вам удобно будет работать!





АО «Эврика»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор



НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

А.А. Беляев



20.12.2003 № 01 25.12.2003

Москва

На 2004 год



Ин-декс дела Заголовок

дела

(тома, части) Количество

дел (томов,

частей) Срок хранения

дела, тома, части

и номера статей

по перечню Примечания

1 2 3 4 5

01- Служба документационного обеспечения управления

(Служба ДОУ)

01-01 Устав Акционерного общества, учреди-тельный договор 1 Постоянно,

ст.13, 14 Типовой

перечень

дело заведено

01-02 Положения о структурных подразделе-ниях 1 Постоянно,

ст.16 дело заведено

01-03 Постановления Совета Директоров по основной деятельности 1 Постоянно,

ст.5-а дело заведено

01-04 Протоколы совещаний руководства по основной деятельности 2 Постоянно,

ст.5-а дело заведено

01-05 Протоколы общих собраний акционеров 1 Постоянно,

ст.5-ж дело заведено

01-06 Протоколы общих собраний сотрудников Акционерного общества 1 Постоянно,

ст.5-д дело заведено

01-07 Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 1 5 лет,

ст. 6-в дело заведено

01-08 Докладные записки сотрудников руко-водству о пропускном режиме 5 лет,

ст. 469

01-09 Сводная номенклатура дел Акционерно-го общества 1 Постоянно,

ст. 67 дело заведено

01-10 Резервный номер

01-11 Резервный номер

02 – Финансовый отдел

02-01 Годовой финансовый план 1 Постоянно,

ст. 135-а дело заведено

02-02 Квартальные финансовые планы 1 5 лет,

ст. 135-в дело заведено

02-03 Месячные финансовые планы 3 1 год,

ст. 135-г дело заведено

02-04 Документы о финансировании всех ви-дов деятельности структурных подраз-делений (справки, бюджетные поруче-ния, заявки и др.) 5 5 лет, ЭПК,

ст. 113 дело заведено

02-05 Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 Постоянно,

ст. 112-а дело заведено

02-06 Квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 5 лет,

ст. 112-б дело заведено

02-07 Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления 5 лет,

ст. 117

02-08 Годовой отчет АО об основной деятель-ности 1 Постоянно,

ст. 114-б дело заведено

02-09 Квартальные отчеты об основной дея-тельности 1 5 лет,

ст. 114-в дело заведено

02-10 Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, обоснования и др.) 1 5 лет,

ст. 118 дело заведено

02-11 Документы об открытии, оплате теку-щих и расчетных счетов (положения, карточки, переписка) 1 5 лет,

ст. 121 дело заведено

02-12 Резервный номер

02-13 Резервный номер

03 – Служба персонала

03-01 Распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопро-сам работы с кадрами 2 До минования надобности,

ст. 1 «б»

дело заведено

03-02 Должностные инструкции работников 1 Постоянно,

ст. 35 «а» переходящее

дело

03-03 Приказы по личному составу 1 75 лет ЭПК,

ст. 6 «б» дело заведено

03-04 Журнал учета приказов по личному со-ставу (прием, перевод, увольнение, по-ощрение) 1 75 лет,

ст.358-а дело заведено

03-05 Утвержденное штатное расписание и из-менения к нему 1 Постоянно,

ст. 32 "а" дело заведено

03-06 Табель учета рабочего времени 1 1 год,

ст. 281 дело заведено

03-07 Графики предоставления отпусков 1 1 год,

ст. 356 дело заведено

03-08 Приказы о предоставлении отпусков, ко-мандировании и взысканиях 1 5 лет,

ст. 6-в дело заведено

03-09 Журнал учета приказов об отпусках, ко-мандировках и взысканиях 1 3 года,

ст. 358-г дело заведено

03-10 Основания к приказам по личному соста-ву 3 5 лет,

ст. 343 дело заведено

03-11 Личные дела работников 10 75 лег ЭК,

ст. 337 «6» переходящее дело

03-12 Журнал учета личных дел 1 75 лет,

ст. 358-д переходящее

дело

03-13 Личные карточки работников (форма № Т-2) 1 75 лет ЭК,

ст. 339 переходящее

дело

03-14 Журнал учета личных карточек 1 75 лет,

ст. 358-д переходящее

дело

03-15 Трудовые книжки работников До востребова-ния, ст. 342

03-16 Книга учета и движения выдачи трудо-вых книжек и вкладышей к ним 1 50 лет,

ст. 358 «е» переходящее

дело

03-17 Журнал регистрации трудовых догово-ров 1 75 лет,

ст. 358 «д» дело заведено

03-18 Правила внутреннего трудового распо-рядка 1 1 год,

ст. 407 После замены новыми

переходящее

дело

03-19 Статистический отчет по труду (форма 1-Т). Годовой. Копия 1 Постоянно,

ст, 199 «6» Подлинник в бухгалтерии

дело заведено

03-20 Резервный номер

03-21 Резервный номер



Руководитель Службы ДОУ М.П. Седова

20.12.2003



Зав. архивом



_______________ И.И. Орлова

20.12.2003

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 21.12.2003 № 15





В приведенном примере порядковый номер дела указан в пределах структурного подразделения, то есть нумерация дел финансового отдела начинается с номера 01. При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел. В этом случае первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-13, так как номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер 01-11. Номера дел с 02-12 до 02-24 – это де-ла финансового отдела, а дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.



По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хра-нения.

Итоговая запись составляется по следующей форме:



Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________году в организации



По срокам хранения Всего В том числе:

переходящих с отметкой "ЭПК"

1 2 3 4

Постоянно



Временно (свыше 10 лет)



Временно (до 10 лет включительно)



Итого:



Наименование должности

руководителя службы ДОУ

Дата



Подпись



Расшифровка подписи



Итоговые сведения переданы в архив.



Наименование должности

передавшего сведения

Дата

Подпись

Расшифровка подписи



.











NM (гость)
Статус гостя неизвестенNM (гость)
Nora53@mail.ru
#3[1842] 18 января 2007, 22:22
Если напишите куда, отправлю вам материалы. На тот адрес, что вы указали, я писала, но письмо вернулось.
Рина (гость)
Статус гостя неизвестенРина (гость)
PontasRus@yandex.ru
#4[2660] 19 мая 2007, 0:27
Подскажите пожалуйста кто-нибудь кратенько,про Роль и место управленческих документов в деятельности современного руководителя
Светикс
Статус неизвестенСветикс
clairette_k@mail.ru
Написал 28 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#5[2661] 19 мая 2007, 9:32
Дык есть роль, и очень важная :)

Хочешь приказывать - издавай приказ. Хочешь распоряжаться - распоряжения. Ну и так далее :))
Наталия
Статус неизвестенНаталия
almazka17@rambler.ru
Россия, Сергиево-Посадский район
Написал 10 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#6[11474] 25 июля 2008, 20:53
Хто-нибудь смог бы мне помочь разобраться с этими циферками в номенклатуре?
Просто в детском саду такого вида документации никогда не было, но теперь нужно создавать...
А я незнаю с чего начать...
Склероз - мой лучший друг)
Виталий (гость)
Статус гостя неизвестенВиталий (гость)
planeta_8886@mail.ru
#7[12056] 6 августа 2008, 10:40
начни с количества разделов на которые ты хочешь разделить документы
Виталий (гость)
Статус гостя неизвестенВиталий (гость)
planeta_8886@mail.ru
#8[12156] 6 августа 2008, 17:32
Наталия писал(а):
Хто-нибудь смог бы мне помочь разобраться с этими циферками в номенклатуре?
Просто в детском саду такого вида документации никогда не было, но теперь нужно создавать...
А я незнаю с чего начать...
начни с количества разделов на которые ты хочешь разделить документы
Ольга
Статус неизвестенОльга
olga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
Написал 7 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#9[12157] 6 августа 2008, 17:56
Здравствуйте! Составляю сводную номенклатуру дел и возник следующий вопрос: у нас основная переписка как генерального директора, так и руководителей структурных подразделений осуществляется с головным подразделением ООО "Н", могу ли я включить ее в номенклатуру следующим образом:
01. Распорядительная деятельность:
01-01: переписка ген. директора с ООО "Н" за 2008 г.
01-02....
02. Производственно-технический отдел:
02-01: переписка с ООО "Н" ... вопросам;
02-02:...
03. Финансовый отдел:
03-01: переписка с ООО "Н" за 2008г. по ... вопросам;
03-02....
- ...
то есть, получается ООО "Н" будет расписано-разбросано по всей номенклатуре, правильно ли это будет???
Заранее спасибо за помощь.
Виталий (гость)
Статус гостя неизвестенВиталий (гость)
planeta_8886@mail.ru
#10[12179] 7 августа 2008, 9:39
Ольга писал(а):
Здравствуйте! Составляю сводную номенклатуру дел и возник следующий вопрос: у нас основная переписка как генерального директора, так и руководителей структурных подразделений осуществляется с головным подразделением ООО "Н", могу ли я включить ее в номенклатуру следующим образом:
01. Распорядительная деятельность:
01-01: переписка ген. директора с ООО "Н" за 2008 г.
01-02....
02. Производственно-технический отдел:
02-01: переписка с ООО "Н" ... вопросам;
02-02:...
03. Финансовый отдел:
03-01: переписка с ООО "Н" за 2008г. по ... вопросам;
03-02....
- ...
то есть, получается ООО "Н" будет расписано-разбросано по всей номенклатуре, правильно ли это будет???
Заранее спасибо за помощь.
Здравствуйте,нет не правильно,переписка с руководством должна быть систематизирована таким образом чтобы её можно было очень быстро найти,в связи с этим не стоит её разбрасывать по всей номенклатуре,подумайте,какие на какие тематические темы можно разделить эту переписку,в вашем случае лучше разделить на 3 части и не нужны подгруппы,
01. Распорядительная деятельность:
01-01: переписка ген. директора с ООО "Н" за 2008 г. по каким вопросам???(укажите тематику"
02. Переписка по производственно-техническим вопросам.
03. Переписка по финансовым вопросам.
Ольга
Статус неизвестенОльга
olga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
Написал 7 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#11[12263] 7 августа 2008, 17:37
Виталий, спасибо за ответ, я продумаю, как лучше сделать.
Подскажите каким справочником или материалами нужно пользоваться при определении сроков хранения (до меня номенклатуры в организации не было). И еще вопрос - номенклатуру согласовывает зав. архивом - у нас такой должности нет, я в одном лице - и секретаря, и нач. отд. делопроизводства, обязательна ли подпись зав. архивом???
Спасибо.
Виталий (гость)
Статус гостя неизвестенВиталий (гость)
planeta_8886@mail.ru
#12[12264] 7 августа 2008, 18:09
Ольга писал(а):
Виталий, спасибо за ответ, я продумаю, как лучше сделать.
Подскажите каким справочником или материалами нужно пользоваться при определении сроков хранения (до меня номенклатуры в организации не было). И еще вопрос - номенклатуру согласовывает зав. архивом - у нас такой должности нет, я в одном лице - и секретаря, и нач. отд. делопроизводства, обязательна ли подпись зав. архивом???
Спасибо.
1)Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг выпустила постановление от 16 июля 2003г. N 03-33/пс "Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ", очень досконально изучите это нормативный правовой акт,там есть ответы на Ваши вопросы о сроках хранения.
2)Понимаете в чём тут дело,ведь документы ежегодно надо сдавать в архив,к сожалению на Ваш вопрос я должен ответить что "ДА", номенклатура дел должна быть подписана Вами и начальником отдела архивных документов,Вам всё равно надо определяться куда вы потом будете сдавать все документы.
Ольга
Статус неизвестенОльга
olga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
Написал 7 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#13[12291] 8 августа 2008, 9:06
Виталий, я правильно Вас поняла - У НАС в организации должен быть создан свой архив и, соответственно, подпись зав. архивом, или же - ежегодно док-ты сдаются на хранение в "специализированный" архив и там утверждается номенклатура зав. архивом.
Спасибо
(
(Виталий, я могу писать напрямую на вашу почту?)
Виталий (гость)
Статус гостя неизвестенВиталий (гость)
planeta_8886@mail.ru
#14[12314] 8 августа 2008, 10:44
Ольга писал(а):
Виталий, я правильно Вас поняла - У НАС в организации должен быть создан свой архив и, соответственно, подпись зав. архивом, или же - ежегодно док-ты сдаются на хранение в "специализированный" архив и там утверждается номенклатура зав. архивом.
Спасибо
(
(Виталий, я могу писать напрямую на вашу почту?)
Да, Вы правильно поняли у Вас в организации должен быть свой архив (кстати у Вас большая организация?),документооборот большой? Номенклатура должна утверждаться начальником отдела архивных документов вашей организации. Давайте будем обсуждать здесь,для всеобщего обозрения,чтобы другие тоже читали и открывали для себя что-то новое,если таковое имеется для них.
Ольга
Статус неизвестенОльга
olga-orlova1@yandex.ru
Россия, Москва
Написал 7 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#15[12337] 8 августа 2008, 12:33
Наша организации - дочернее предприятие одной из крупных фирм на рынке атомной промышленности, и наша штатная численность 50 человек, из них админ.-управленч. персонал, который собственно ведет переписку - в среднем 10 чел. Мы можем дополнит. возложить обязанности зав. архивом, например, на меня? Просто, боюсь, в настоящий момент, не будет обосновано для руководства введение человека в штат на данную должность. Для меня, также, не совсем понятна текущая работа зав. архива, помимо согласования докум. по номенклатуре.
« Первая ← Пред. 2 3 4 5 6 7 8 9  ... След. → Последняя (27) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2017, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.