архивное хранение

Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ под упорядочением архивных документов понимается проведение комплекса работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Порядок упорядочения документов организации изложен в Основных правилах работы архивов организаций (далее — Правила работы архивов организаций), одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Единицы хранения (дела) должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации (ответственного за архив). В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.

У многих складывается представление, что обработка документов представляет собой проведение работ по их переплету, нумерации листов, оформлению обложек дел и составлению на них описи. Это далеко не так. Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава. Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей. При этом следует помнить, что на длительное архивное хранение отбираются документы только в виде их подлинников. В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями.

При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения(далее — Типовой перечень) (М., 2000), а также ведомственными перечнями.

На длительное архивное хранение отбираются документы, имеющие 10-летний (и свыше) срок хранения. Как правило, в опись дел по личному составу включаются следующие виды документов и располагаемые в приведенной последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу, списки работников, карточки по учету личного состава, личные дела, лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих, невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.), акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей. Помимо указанных документов на хранение отбираются трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, табели или наряды работников вредных профессий.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело.

Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

· помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

· включать в дело по одному экземпляру документа;

· группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);

· помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

· дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу — приказов.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, пересистематизируются в порядке возрастания их номеров, в хронологической последовательности и с относящимися к ним приложениями. В начале дела должны располагаться приказы, распоряжения с первого номера.

Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате и личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды работников вредных профессий следует формировать в дела по алфавиту фамилий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. Целесообразнее на невостребованные личные документы составлять отдельную опись, в которую каждый документ вносится под самостоятельным номером.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме.

Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.

При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старые номера зачеркиваются, а рядом проставляются новые. Запрещается исправлять старый номер на новый.

Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т.д.

Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) оговариваются в листе-заверителе дела.

Например, последний номер листа дела — 122, но при этом в деле имеется два литерных номера листа: 25а, 25б и один пропущенный номер — 26. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: «В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов — 25а, 25б; пропущенный номер листа — 26 …».

После того как проведена нумерация листов, приступаем к оформлению обложки дела.

В соответствии с Правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

· заголовок дела;

· дата дела;

· количество листов в деле;

· срок хранения дела;

· архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках — принятое сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду следующее: на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела. То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.

Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит использование содержащихся в нем документов.

Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Необходимо воздерживаться от неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:

· название вида дела (журнал, книга, личное дело и т.п.) или разновидности документов (приказы, лицевые счета, акты и т.п.);

· название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);

· краткое содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В необходимых случаях он может также дополняться такими элементами, как:

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· ссылка на копийность документов дела.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

К распорядительным документам проставляются их номера. Например: «Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения Сбербанка России по алфавиту фамилий с буквы “А” по “В” за 2000 год» или «Приказы №№ 1–130 управляющего банком о премировании работников. Копии».

В заголовках личных дел фамилия, имя, отчество пишутся полностью. Например: «Личное дело уволенного Исаева Виктора Григорьевича в 2000 году».

Хотелось бы обратить внимание работников кадровых служб на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Не допускается применение различных аббревиатур в виде: ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т.д., так как это в дальнейшем затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах. Например, нельзя писать: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО». Следует писать: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела».

Если на предприятии имеются вредные условия труда, то на длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников вредных профессий. При этом в заголовке дела необходимо указать цех, подразделение, в котором они работали.

Обязательным реквизитом обложки дела является дата документов дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

К распорядительным и информационно-справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел.

К распорядительным документам, в том числе по личному составу, относятся приказы и распоряжения. К информационно-справочным — лицевые счета по зарплате, акты, книги (журналы) и др.

Крайними датами документов дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является книга (журнал) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в книге (журнале).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 5 июня 2003 г.

Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 05.06.2003.

Следующий реквизит оформления обложки дела — количество листов в деле, который переносится из листа-заверителя дела.

Срок хранения дела проставляется в соответствии со статьей Типового перечня или номенклатурой дел организации после сверки его по Типовому перечню.

Архивный шифр дела включает в себя: № фонда, № описи, № дела, № связки (коробки).

Номер фондаприсваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов.

Если архив организации хранит только один архивный фонд, то необходимость в присвоении ему номера отпадает.

Номер описиприсваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива).

Номер деласоответствует номеру дела по описи.

Номер коробкиприсваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.

Архивные шифрына обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации, согласованных с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (в случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда РФ) и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.

Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются. Если допущена ошибка — запись пересоставляется заново. Желательно при оформлении обложки дел применять черную тушь, так как она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.


("Кадровые решения" №4 2005) #1230