Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»
RSS

Вопрос по регистрации входящих/исходящих

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 224

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Евгения
Статус неизвестенЕвгения
[e-mail скрыт]
Россия, Санкт-Петербург
Написал 334 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 5 −
#151[295160] 17 ноября 2011, 10:30
да, конечно, каждому документу присваивается номер с датой *YES*
можно в икселе, так даже удобнее, т.к иногда приходится регистрировать доки задним числом :-X
и вообще, в икселе фильтры *DANCE* - отличный помощник, если насыщенный документооборот в организации %)
Кэнди
Статус неизвестенКэнди
sneki2005@mail.ru
Российская Федерация, Москва
Написал 430 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 4 −
#152[295314] 17 ноября 2011, 16:26
Евгения, спасибо за ответ @}-\\-- , а как быть, если за каждый вход. документ, мне нужно,чтобы расписались, получается, только в бумажном мне вести входящую кор-цию?
Натуля
Статус неизвестенНатуля
[e-mail скрыт]
Написал 10877 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 74 −
#153[295374] 18 ноября 2011, 7:49
Вы же копию исполнителю отдаете, себе оригинал, или наоборот. Вот на вашем экземпляре пусть распишется кровью, что получил.
Длинные слова меня только расстраивают (с)
Евгения
Статус неизвестенЕвгения
[e-mail скрыт]
Россия, Санкт-Петербург
Написал 334 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 5 −
#154[295399] 18 ноября 2011, 8:42
а визуальную копию прикрепить в экселе))))в графе поставить отметку о наличие визы... подписи.... или что у вас принято)))
Noname
Статус неизвестенNoname
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 236 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 9 −
#155[295453] 18 ноября 2011, 10:16
Последнее время на форуме встречаются жалобы на скуку, поэтому хочу попробовать организовать дискуссию на профессиональную тему.
Тема: формирование регистрационного номера входящих и исходящих документов.

Вначале поделюсь своим опытом. За время работы в этой профессии я столкнулась со следующими вариантами присвоения номеров:
1) Исх.№ ГД/123, Вх.№ 123/ГД
Так нумеровали письма, когда в нашей организации была децентрализованная регистрация документов, и регистрацией переписки ген.директора занимался его помощник, а не канцелярия
2) Обычная последовательная нумерация. Думаю, это самый распространенный вариант. Так регистрировали до прошлого года у нас в Канцелярии (постепенно и переписку генерального стали регистрировать там же)
3) Сложный индекс, например, исх.№ 01-10-10/1234, где 01-индекс отправителя по номенклатуре, 10-10 - номер дела переписки, 1234 - порядковый номер.
Такую нумерацию нам сделал проработавший у нас всего 3 месяца начальник канцелярии. При этом нумерация входящих осталась обычной последовательной.

Вот близится новый год, и я задумалась, изменить ли что-то, или оставить, как есть. По поводу изменить есть мысль либо вернуться от варианта 3 к варианту 2, либо, наоборот, дополнить входящий номер дополнительными цифирками, например, номером дела с перепиской по номенклатуре.
Но я допускаю мысль, что просто загоняюсь на пустом месте. Поэтому и решила обратиться к местному сообществу. А как у вас?
Натуля
Статус неизвестенНатуля
[e-mail скрыт]
Написал 10877 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 74 −
#156[295465] 18 ноября 2011, 10:54
У нас третий вариант, внедряла сама *WRITE* , как показала практика, существенно экономит время на поиск нужного запроса-ответа. Сейчас регистрацией занимается другой человек, письма классифицирует как Бог на душу положит (похоже, тупо заголовок дела недопонимает), я однажды работала на замене, вся изматерилась, пока нашла нужное %)
п.с.
Цитата:
например, исх.№ 01-10-10/1234, где 01-индекс отправителя по номенклатуре, 10-10 - номер дела переписки, 1234 - порядковый номер
только у меня немного проще, номер дела переписки не 4-значный, а 2-значный, например: исх.№1234/01-05
Длинные слова меня только расстраивают (с)
Евгения
Статус неизвестенЕвгения
[e-mail скрыт]
Россия, Санкт-Петербург
Написал 334 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 5 −
#157[295468] 18 ноября 2011, 11:01
у нас порядковый)
новый год - новая последовательность. иногда встречаются дробные варианты
23
24
24/1
Noname
Статус неизвестенNoname
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 236 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 9 −
#158[295470] 18 ноября 2011, 11:16
Натуля писал(а):
У нас третий вариант, внедряла сама *WRITE* , как показала практика, существенно экономит время на поиск нужного запроса-ответа.
И входящие и исходящие по одному принципу?
Т.е. можно ли по одному внешнему виду номера отличить, входящий это или исходящий? (Ну типа звонит умник и просит письмо №..., а определения входящих-исходящих он не знает) Почему-то у меня есть подозрение, что разная нумерация по 1му принципу (исходящие ГД/..., а входящие .../ГД) не просто от балды появилась.
Евгения писал(а):
у нас порядковый)
новый год - новая последовательность. иногда встречаются дробные варианты
23
24
24/1
Кстати, у сложной нумерации есть еще такой плюс: по номеру не увидишь, что письмо зарегистрировано задним числом - всегда можно подобрать письмо из другого дела с подходящей датой и вписать туда рядышком еще одно.
Натуля
Статус неизвестенНатуля
[e-mail скрыт]
Написал 10877 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 74 −
#159[295482] 18 ноября 2011, 11:43
Цитата:
И входящие и исходящие по одному принципу?
ну да, подшиваются-то они в в папки по номенклатуре, а не по принципу "вот тут у мну входящие, а тут исходящие"
Цитата:
Т.е. можно ли по одному внешнему виду номера отличить, входящий это или исходящий? (Ну типа звонит умник и просит письмо №..., а определения входящих-исходящих он не знает)
умник всегда знает, было письмо от нас или нам, а если не знает, можно по теме сориентироваться (в заголовках дел ведь подробно расписано, об чем в этом деле речь), и рыскать тогда можно уже в одной папке № 01-10 например, а не в десяти
Длинные слова меня только расстраивают (с)
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#160[295487] 18 ноября 2011, 11:56
Входящие регятся валовой нумерацией, ибо изначально сложно определить, в какой дело в конечном счете попадет документ. Исключение, если у вас децентрализованн учет входящих, тогда есть смысл добавить идентификационый значок (букву или цифру), который поможет откуда "пошла земля русская" и чтобы мзбежать задвоенности вх номеров

Про исходящие: классика жанра, т е методическая литература рекомендует вариант 01-02/1234 где 01 - N отдела, 02- номер дела по номенклатуре, 1234 - порядковяй номер письма по журналу учета ( Натуля, обратите внимание, у вас перевернута версия)
Однака, учитывая особенности конкретной организации, допускается иная форма исх.номера. В любом случае целесообразно дополнять исходящий номер опозновательными знаками инициатора письма (не гены или зама -подписанта, а именно того отдела, кто готовил текст!!!)
В будущем, если вас попросят соединить по поводу полученного от вас письма, вам не надо будет разыскивать исполнителя, а достаточно просто уточнить индекс послания, чтобы понять куда кинуть звонок.
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Noname
Статус неизвестенNoname
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 236 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 9 −
#161[295499] 18 ноября 2011, 12:07
Натуля писал(а):
умник всегда знает, было письмо от нас или нам, а если не знает, можно по теме сориентироваться (в заголовках дел ведь подробно расписано, об чем в этом деле речь), и рыскать тогда можно уже в одной папке № 01-10 например, а не в десяти
Как найти знаю - "плавали" :)
Просто интересно стало, как возникла наша нумерация по п.1. Подумала, а вдруг это общепринятое правило какое-то, которого я не знаю, вот и спрашиваю.

Старуха Реквизит, как всегда все по полочкам! *THANSK*
старуха Реквизит писал(а):
Про исходящие: классика жанра, т е методическая литература рекомендует вариант 01-02/1234
А можно узнать подробнее об упомянутой методической литературе, чтоб поискать там ответы на другие вопросы? У меня их еще куча, и я не знаю, то ли тут сразу задавать, то ли почитать вначале.
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#162[295507] 18 ноября 2011, 12:32
Эльвира, я прям с ходу не вспомню. И потом это больше относится к гос структурам.
Для обычных компаний ГОСТом предусмотрена свободная вариативность: 3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Т е в принципе можно все доки регить как 1, 2, 3.... Но удобнее пользоваться провернной поколениями "старорежимной" системой
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Noname
Статус неизвестенNoname
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 236 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 9 −
#163[295527] 18 ноября 2011, 13:25
ГОСТ знаю, потому и спрашиваю "у кого как принято", а не "как надо"
старуха Реквизит писал(а):
удобнее пользоваться провернной поколениями "старорежимной" системой
Вот я и захотела про нее почитать. Потому что вот это объяснение
старуха Реквизит писал(а):
Входящие регятся валовой нумерацией, ибо изначально сложно определить, в какой дело в конечном счете попадет документ.
не очень-то убедило: мы ж получаем входящий, отдаем кому надо (если не знаем кому - то генеральному), а копию подшиваем в дело.
Или речь о том, что в этот момент бывают ошибки, и потом приходится перекладывать документ в другое дело?
Angelok
Статус неизвестенAngelok
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
Написал 8016 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 81 −
#164[295528] 18 ноября 2011, 13:25
старуха Реквизит писал(а):

Про исходящие: классика жанра, т е методическая литература рекомендует вариант 01-02/1234 где 01 - N отдела, 02- номер дела по номенклатуре, 1234 - порядковяй номер письма по журналу учета ( Натуля, обратите внимание, у вас перевернута версия)
Однака, учитывая особенности конкретной организации, допускается иная форма исх.номера. В любом случае целесообразно дополнять исходящий номер опозновательными знаками инициатора письма (не гены или зама -подписанта, а именно того отдела, кто готовил текст!!!)
В будущем, если вас попросят соединить по поводу полученного от вас письма, вам не надо будет разыскивать исполнителя, а достаточно просто уточнить индекс послания, чтобы понять куда кинуть звонок.
Мне кажется для этих целей есть внизу реквизит "исполнитель", где пишется ФИО исполнителя и его прямой контактный телефон, чем экономим время как приемной (мне не нужно отвлекаться за звонок, чтоб потом его переключить на исполнителя) так и получателя письма, который экономит время при звонке по поводу письма.
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#165[295572] 18 ноября 2011, 15:14
Эльвира писал(а):
ГОСТ знаю, потому и спрашиваю "у кого как принято", а не "как надо"
старуха Реквизит писал(а):
удобнее пользоваться провернной поколениями "старорежимной" системой
Вот я и захотела про нее почитать. Потому что вот это объяснение
старуха Реквизит писал(а):
Входящие регятся валовой нумерацией, ибо изначально сложно определить, в какой дело в конечном счете попадет документ.
не очень-то убедило: мы ж получаем входящий, отдаем кому надо (если не знаем кому - то генеральному), а копию подшиваем в дело.
Или речь о том, что в этот момент бывают ошибки, и потом приходится перекладывать документ в другое дело?
А если отписано замам по разным направлениям деятельности: как будешь на этапе получения документа определять индекс дела? ;-)
Это раз. Сегодня ты знаешь, и как я понимаю, шефу не все перепадает. Завтра придет другой шеф, который потребует все приносить ему на "наложение резолюции" или секретарь, который с первоготдня вряд ли врубиться в вашу иерархию и индексвцию или документов станет так много, что придется вводить техническую должность только для учета вх. И что: ты будешь каждый раз переписывать инструкцию по делопроизводству, подгоняя ее под новые реалии? Не проще ли изначально отказаться от лишних сложностей?
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2022, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.